Salesforce Administration

Robert Richter

25. September 2024

Elemente einer professionellen Salesforce Administration

Obwohl Salesforce eine Plattform ist, die einen geringen Arbeits- und Wartungsaufwand mit sich bringt, ist es nicht empfehlenswert, komplett auf einen Administrator zu verzichten. Salesforce selbst empfiehlt den Einsatz eines festangestellten Administrators pro 50 Lizenzen.

Der Salesforce Administrator hat neben technischen Skills ein umfangreiches Wissen über die Geschäftsprozesse seines Unternehmens und verfügt somit über die Fähigkeit, Prozessautomatisierungen in allen Unternehmensbereichen erfolgreich durchzuführen.

Die Hauptaufgabe des Salesforce Systemadministrators ist die Konfiguration sowie die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Salesforce Plattform und ihrer einzelnen Module. Der Administrator übernimmt dabei das Customizing, also die individuelle Anpassung des Systems, für die keine Entwicklungsarbeit notwendig ist.

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Weitere Aufgaben eines Salesforce Administrators im Überblick:

• Anpassung der Datenmodelle und Validierungsregeln mittels einfacher Editoren
• Konfiguration von Nutzersichten sowie Berichtigungen
• Anlegen von Dashboards
• Installation und Wartung von Anwendungen aus dem AppExchange Store

Der Administrator ist sowohl für unternehmensweite als auch individuelle Einstellungen zuständig. Zudem ist er häufig auch verantwortlich für die Erstellung und Pflege von Workflows (automatische Zuweisungsregelungen) sowie für die Installation automatisierter Prozesse, z. B. Genehmigungsprozesse, die Migration von Daten und die Verwaltung der Benutzer.

Hauptziel des Administrators ist es, die Übersicht zu behalten und ein konsistentes Daten- sowie Berechtigungsmodell aufzubauen. Dieses sollte zugänglich, leicht erweiterbar und zukunftssicher sein. Da die Tätigkeiten eines Administrators sehr komplex und anspruchsvoll sind, ist mindestens eine einfache Zertifizierung von Salesforce empfehlenswert, besser ist jedoch eine mehrfache Zertifizierung.

Häufige Schwierigkeiten & Lösungen

Viele Unternehmen verfügen nicht über einen oder mehrere Mitarbeiter, die sich ausschließlich um die Salesforce Administration kümmern. Entweder sind nicht ausreichend Unternehmensressourcen verfügbar oder das Ticketaufkommen ist zu niedrig, als dass es eine volle Stelle rechtfertigen würde.

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Dabei ist eine klar geregelte Salesforce Administration nicht optional, sondern absolut notwendig, um das System effizient zu nutzen und Stabilität sicherzustellen.

Ein Admin hat den Überblick über die Gesamtprozesse der Salesforce Plattform und kann so bei der Automatisierung relevanter Prozesse in allen Unternehmensbereichen unterstützen. Er stellt seine gebündelte Expertise zur Verfügung, damit das Unternehmen das technische Potenzial der Plattform ausschöpfen kann.

Für Unternehmen, die nicht die Ressourcen für eine interne Administration haben, besteht die Möglichkeit einen externen Salesforce Administrator dauerhaft oder on Demand, d.h. im Bedarfsfall, einzukaufen. Auf diese Weise können sich die internen Mitarbeiter ihre Kernkompetenzen konzentrieren und freie Kapazitäten für strategisch wichtige Innovationsprojekte einsetzen.

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Einführung & Best Practices

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