SAP Formulare

Jeremia Girke

20. September 2024

Formulartechnologien hinter “SAP Formulare”

Drei Formulartechnologien stehen im SAP-System zur Verfügung: SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms, wobei die Reihenfolge der Auflistung von der ältesten zur neuesten Technologie führt.

Der aktuelle Standard für Formulare in SAP ist Adobe Forms. Die Technologie wurde vor rund zehn Jahren erstmals veröffentlicht und in Zusammenarbeit mit Adobe entwickelt. Mittlerweile sind alle Kinderkrankheiten überwunden und die Formulartechnologie hat die Vorgänger Smart Forms und SAPscript in Usability und Design überholt.

SAPscript

SAPscript ist die älteste Formulartechnologie. Sie wurde 1980 veröffentlicht. SAPscript verfügt über keinen grafischen Editor. Da die Formulare sehr maschinennah generiert werden, existiert fast keine Kapselung.

SAPscript-Formulare werden historisch bedingt auch heute noch in fast jedem Unternehmen genutzt.

SAPscript ist im SAP Standard enthalten und über die Transaktion SE71 zu finden.

Webinar: SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms: Ihre Vor- und Nachteile der Formulartechnologien

Formulare sind im Unternehmensalltag allgegenwärtig. Doch inwieweit unterscheiden sie sich voneinander? Welche Vor- und Nachteile bieten die Technologien? Und welche ist am geeignetsten für Ihr Unternehmen? Dieses kostenlose Webinar ist Teil einer Webinarreihe, schauen Sie sich auch das zweite Webinar zum Thema an: Formulartechnologien: Wie Sie erfolgreich auf Adobe Forms umstellen

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Smart Forms

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In dieser 2-tägigen SAP-Smart-Forms-Schulung erhalten Sie einen Überblick in die Formulartechnologie Smart Forms. Sie werden lernen, wie Sie diese erfolgreich für Formularentwicklungen in Ihrem Unternehmen einsetzen.

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Smart Forms kam 2001 auf den Markt und ist die zweitälteste SAP-Formulartechnologie. Sie ist eine logische Weiterentwicklung von SAPscript und ermöglicht eine gekapselte und strukturierte Entwicklung. In Smart Forms ist erstmals eine Formularentwicklung in einem grafischen Editor möglich.

Wie SAPscript ist auch Smart Forms im SAP-Standard endhalten und über die Transaktion Smart Forms zugänglich.

Adobe Forms

Die neueste Formulartechnologie Adobe Forms bietet einen massiven Mehrwert im Vergleich zu den Vorgängertechnologien.

Die Technologie ist nach dem MCV-Model (Model, Controller View) aufgebaut. Formulare enthalten damit keine Logik mehr, was die Wartung für jeden ABAP-Entwickler möglich macht. Spezialkenntnisse sind nicht mehr erforderlich.

Mit dem LiveCycle Designer wurde erstmals ein vollwertiger, leistungsstarker grafischer Editor ausgeliefert, der eine schnelle und komfortable Formularerstellung ermöglicht. Symbole und Grafiken erleichtern die Orientierung. Daten können per Drag & Drop in das Programm herübergezogen werden und dort auf einem weißen Formularblatt platziert werden.

Eine wesentliche Neuerung: Mit Adobe Forms können interaktive Formulare entwickelt werden, d.h. Mitarbeiter können zum Beispiel im Außendienst Formulare ausfüllen und die Daten werden später automatisch in das SAP-System übertragen. Es ist nicht notwendig, dass der Mitarbeiter selbst einen SAP-Zugang hat oder die Daten selbst überträgt. Auf diese Weise können Prozesse fehlerfreier und schneller abgewickelt werden.

In Adobe Forms lassen sich zudem vor dem Implementieren von Änderungen Versionen von Formularen erstellen und archivieren. Diese Versionsverwaltung bietet eine neue Transparenz und Sicherheit in der Formularentwicklung.

SAP Adobe Forms Schulung

In dieser 3-tägigen SAP Adobe Forms Schulung erhalten Sie eine Einführung in die Formulartechnologie Adobe Forms und lernen, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen.

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SAP Formulare, die mit Adobe Forms erstellt werden, sind zudem druckerunabhängig. Damit wird eine häufige Fehlerquelle eliminiert und der Support entlastet. Es können Formulare in allen Sprachen problemlos gedruckt werden, auch solche, die in chinesischen/japanischen Schriftzeichen verfasst sind, was in den Vorgängertechnologien nur über Zusatzmodule für Drucker möglich war. Gleiches gilt für Barcodes und QR-Codes, welche ohne Probleme auf dem Formular angelegt und ohne Zusatzmodul am Drucker ausgegeben werden können.

Ohne Übertreibung lässt sich sagen, dass die neuen Funktionalitäten das Designen um einen Faktor 10 beschleunigen. Technische Gründe, auf einen Umstieg auf Adobe Forms zu verzichten, gibt es nicht mehr. Mittlerweile sind sämtliche in SAP verwendeten Formulare auch als Adobe Forms verfügbar. Um den Umstieg zu erleichtern, stellt SAP zudem eine Vielzahl an Templates zur Verfügung.

Gemeinsamkeiten & Unterschiede

In den grundlegenden Funktionen stimmen alle drei SAP Formulartechnologien über ein. SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms sind alle geeignet, um Formulare selbst zu gestalten und sie über SAP Standardmedien oder eigene Schnittstellen auszugeben. In jeder Technologie können Elemente und Text auf Formularen platziert werden und in jedem Fall werden Standardformulare als Templates angeboten. Doch damit enden die Gemeinsamkeiten.

In der Unternehmenspraxis ist SAPscript aus historischen Gründen zwar am weitesten verbreitet. Den Erwartungen an zeitgemäße Formulare wird die älteste SAP Formulartechnologie aber nicht mehr gerecht.

Sowohl das Design von SAPscript als auch Smart Forms entspricht nicht dem aktuellen Standard. Nur Adobe Forms schöpft hier die Möglichkeiten aus: Beispielsweise können auch Bilder, Videos oder 3D-Grafiken aus CAT in hoher Auflösung dargestellt werden. Nicht zuletzt können Anwender nur bei Adobe Forms sicher sein, dass die Formulare aktuelle Rechtsanforderungen berücksichtigen.

Die Formularentwicklung in SAPscript ist deutlich aufwändiger als in neueren Technologien. In SAPscript müssen Anforderungen z.B. weitgehend durch Programmierung gelöst werden, während in Adobe Forms im WYSIWYG-Editor gearbeitet werden kann und auch Smart Forms bereits mehr Gestaltungsmöglichkeiten im Layout Editor bietet.

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Bei SAPscript fehlt außerdem eine transparente Schnittstelle zur Datenübertragung aus dem Druckprogramm zum SAPscript-Formular. Ebenso fehlt eine Versionsverwaltung. Diese ist in einer einfachen Version in Smart Forms integriert, vollständig und nativ aber erst in Adobe Forms umgesetzt.

Es lassen sich verschiedene weitere Nachteile der älteren Formulartechnologien ausmachen. Beispielsweise wird die Mehrsprachigkeit von SAPscript nicht unterstützt. Jedes Formular muss in einer neuen Sprache einzeln angelegt werden. Erst seit Smart Forms ist das Übersetzen von Formularen möglich.

Für eine detaillierte Übersicht, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Formulartechnologien mit sich bringen, lesen Sie unsere kostenlosen E-Books zu SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms.

Zukunft der Formulartechnologie

Anders als Smart Forms, das eher als eine müde Weiterentwicklung von SAPscript zu bezeichnen ist, wurde mit Adobe Forms eine neue technologische Stufe in der Formularentwicklung erklommen.

Adobe Forms gehört die Zukunft im Bereich der SAP Formulare. SAP und Adobe haben in den vergangenen Jahren zahlreiche Optimierungen umgesetzt und werden ihre Zusammenarbeit auch in Zukunft fortsetzen.

Ein Umstieg ist zu empfehlen, zumal er aufgrund der angebotenen Templates meist weniger aufwändig ausfällt als befürchtet und sich ein schneller ROI erzielen lässt.

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Best Practices & FAQ

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mindsquare ist ein Technologie-Beratungsunternehmen, das sich auf die Beratung und Entwicklung im SAP- und Salesforce-Umfeld spezialisiert hat. Mit MINDFORMS verfügen wir über einen eigenen Fachbereich für die Formulartechnologien. Unsere Berater haben bereits zahlreiche Kundenprojekte in den verschiedenen Technologien umgesetzt und verfügen über Best Practices für die Einführung neuer Formulartechnologien. Wir beantworten Ihnen gerne alle Ihre Fragen rund SAP Formulare. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch und machen Sie den nächsten Schritt in Ihrer digitalen Transformation.