ZUGFeRD

ZUGFeRD ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte einheitliche Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Einsatzzweck und Funktionen

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde 2014 veröffentlicht und ist seit dem Release 6.5 mit SAP kompatibel.

Erhalten Sie in dieser 2-tägigen SAP HR Forms Schulung eine Einführung in die Formulartechnologie HR Forms und lernen Sie, wie Sie diese erfolgreich für Formularentwicklungen im HR-Umfeld in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Der elektronische Rechnungsversand ist gesetzlich normiert und dem Grunde nach harmonisiert ist. Für die für den Rechnungsversand verwendeten Formate gilt dies allerdings nicht. Rechnungen können als reine Textdatei, als PDF, als gescanntes Bild oder als Datensatz in jedem Format übermittelt werden. Diese Vielfalt macht jedoch eine kontrollierte und automatisierte Verarbeitung weitgehend unmöglich und konterkariert letztlich das Automatisierungspotenzial elektronischer Rechnungen. Hier hat ZUGFeRD einen neuen Standard geschaffen, mit dem Verarbeitungsprobleme der Vergangenheit angehören.

Die Technologie ermöglicht den standardisierten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nach den gesetzlichen Vorschriften. Sie ergänzt bestehende EDI-Standards und wird perspektivisch die papiergebundene Rechnung ablösen.

ZUGFeRD existiert in drei Versionen (Basis, Comfort, Extended), die unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten bieten und dabei auch unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erfordern.

Rechtliche Anforderungen

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt. Elektronische Rechnungen unterliegen also inhaltlich und rechtlich den gleichen Anforderungen und Regelungen wie Rechnungen auf Papier.

Derzeit (Stand: August 2017) müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit der elektronische Rechnungsversand rechtssicher stattfindet:

  1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.
  2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (z. B. pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
  3. Eine menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein.
  4. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein (z. B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren).
  5. Es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
  6. Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein.

Die gesetzlichen Anforderungen müssen von Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller unabhängig voneinander erfüllt werden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um z. B. um ein Portable Document Format (pdf) handelt oder die E-Rechnung als Bild (jpg, gif, o. ä.) vorliegt. Ebenso ist es irrelevant, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde.

Außerdem müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden – in Deutschland gemäß § 14b UStG 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.

Mit der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von 2014 hat die EU einen Grundstein für ein einheitliches europäisches Rechnungsformat für öffentliche Aufträge gelegt.

ZUGFeRD-Vorteile: Lohnt sich der Umstieg?

Stellen Unternehmen auf elektronische Rechnungen um, profitieren sie von optimierten Prozessen und in der Folge reduzierten Kosten.

Während postalische Rechnungen über die Poststelle zur Buchhaltung transportiert werden mussten und von dort auf den Postweg gelangte, kann die elektronische Rechnung den Rechnungsempfänger in wenigen Minuten direkt erreichen.

Auch der Rechnungsempfänger kann seine Prozesse effizienter gestalten. Die vollautomatische Zuordnung bereits beim Rechnungseingang verhindert Fehler und macht Mehrfachablagen unnötig. Dokumente können nicht mehr verloren gehen und müssen nicht manuell gesucht werden. Durch die automatische Übernahme von Daten in das FiBu- und Zahlungssystem wird weitere Arbeitszeit gespart.

Werden Rechnungen digital versandt, muss auch die Archivierung in elektronischer Form erfolgen. Dies spart Rechnungserstellern wie -empfängern Raum, der sonst für die Lagerung von Akten vorgehalten werden müsste.

Die höhere Prozessgeschwindigkeit führt auch zu einem Erhalt von Skonti bzw. stellt sicher, dass andere an einen Zahlungsvorgang gekoppelte Zahlungsfristen eingehalten werden können. Kurz, ZUGFeRD verbessert die Liquidität von Unternehmen.

Indem der Rechnungszyklus gravierend verkürzt wird, reduzieren sich die Kosten deutlich. Nach einer Studie der Universität Frankfurt sind Kosteneinsparungen um mehr als 50% möglich. Die Universität ermittelt, dass sich die Kosten für eine Rechnung von 25 EUR bei Papierrechnung auf 7 EUR bei Verwendung einer elektronischen Rechnung reduzieren.

Best Practices & FAQ

Sie interessieren sich für eine Einführung von ZUGFeRD? Sie haben Fragen, wie Sie ZUGFeRD in Ihrer konkreten Ausganssituation am besten einsetzen? Sie haben ein anderes Problem mit dem elektronischen Rechnungsversand?

mindsquare ist ein Technologie-Beratungsunternehmen, das sich auf die Beratung und Entwicklung im SAP- und Salesforce-Umfeld spezialisiert hat. Mit MINDFORMS verfügen wir über einen eigenen Fachbereich für SAP Formulartechnologien. Unsere Berater haben bereits zahlreiche Kundenprojekte in den verschiedenen Technologien umgesetzt und Best Practices für die Einführung von ZUGFeRD entwickelt.

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