SAP UWL (Universal Worklist)

Ingo Biermann

25. September 2024

Eigenschaften von SAP UWL

Die Universal Worklist (UWL) bietet einen zentralen Zugriff auf Workitems, wie z.B. Aufgaben, Benachrichtigungen oder Anfragen. Benutzer haben eine einheitliche und zentralisierte Möglichkeit, auf die für ihre Arbeit relevanten Informationen im SAP Portal zuzugreifen. Dabei werden die Aufgaben und Meldungen von mehreren Systemen gesammelt, wie z.B. den SAP Business Workflow. Diese von der UWL zur Verfügung gestellten Workitems können über Funktionen selbst definiert oder abgearbeitet werden.

SAP UWL richtig nutzen

Für die effiziente Gestaltung des Arbeitsplatzes verfolgt das SAP Enterprise Portal drei wesentliche Eigenschaften, mit denen es Anwendern einen zentralen Einstiegspunkt für die Unternehmenswelt bereitstellt.

Single Point of Access

Das SAP Portal verbindet die Zugänge zu sowohl SAP- als auch nicht-SAP-Applikationen eines Unternehmens übersichtlich im Webbrowser. Mitarbeiter können systemunabhängig auf alle Anwendungen zugreifen und sich einloggen.

Role Based Access

Durch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle werden Berechtigungen an spezielle Benutzergruppen verteilt. Dadurch erhält jeder Anwender genau Zugriff auf die Applikationen und Transaktionen, die er für seine Arbeit benötigt. Eine Reduzierung auf die wesentlichen Applikationen ermöglicht die effiziente Gestaltung des virtuellen Arbeitsplatzes.

Single Sign on

Durch dieses Konzept muss sich ein Benutzer nur einmalig am SAP Portal authentifizieren und hat dadurch Zugriff auf alle angeschlossenen Applikationen ohne sich erneut anzumelden.

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Diese Vorteile des Portals werden in der UWL aber nur selten realisiert. Werden mehrere Systeme verwendet, die Workitems generieren und zur Bearbeitung an unterschiedlichen Arbeitslisten weiterleiten, kann es in der Softwarelandschaft eines Unternehmens schnell unübersichtlich werden. Vertritt beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Personalmanagement einen Mitarbeiter aus dem Einkauf, kann es passieren, dass er mit mehreren verschiedenen Worklists, Systemen und Oberfllächen arbeiten muss. Er bearbeitet weiterhin Abwesenheitsanträge, die aus dem SAP HCM Workflow generiert werden, und muss vertretungsweise nun aber auch Bestellungsgenehmigungen in eine Workliste eines Drittsystems einpflegen. Indem alle Drittsysteme und Eigenentwicklungen, die Workitems liefern, an das SAP-System angeschlossen werden, lässt sich auch in diesem Fällen Unübersichtlichkeit vermeiden.

Einführung von SAP UWL

Drittsysteme lassen sich über unterschiedliche Technologien an die UWL des SAP Portals anschließen. Je nachdem, welche Schnittstelle die Drittsysteme bereitstellen bzw. welche Art der Datenhaltung verwendet wird, lässt sich ein spezifischer UWL-Connector anlegen. Im Rahmen unserer Lösung Non-SAP-UWL-Connector entwickeln wir für Sie und mit Ihnen Connectoren für Ihre spezifischen Drittsysteme.

Ein solcher Connector sorgt dann für eine Synchronisation der Worklist des Drittsystems mit der Worklist des SAP Portals. So werden auch die drei Eigenschaften „single point of access“, „role based access control“ und „single sign on“ des SAP Portals in der UWL nutzbar und sorgen für eine deutlich bessere User Experience.

Howto: Massengenehmigung mit der UWL (Universal-Worklist)

In diesem Howto erfahren Sie, wie Sie das Customizing für die Massengenehmigung vornehmen können.

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mindsquare hat sich auf die Beratung und Entwicklung im SAP-Umfeld spezialisiert. im Bereich SAP UWL bieten wir Ihnen verschiedene Dienstleistungen, um die Effektivität Ihrer Prozesse und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auf ein Maximum zu erhöhen:

• Schulungen im Bereich Universal Worklist
• Anpassungen der Oberfläche der Universal Worklist durch unsere zertifizierten SAP Berater
• Einbinden von SAP und Nicht- SAP Systemen an die Universal Worklist
• Einbinden von SAP und individuellen Geschäftsprozessen in die Universal Worklist.
• Konzeption und Entwicklung von Funktionen für die Universal Worklist