SAP iRPA

Aaron Rudolf

25. September 2024

Was ist SAP Intelligent RPA?

Als cloud-basierte Lösung verbindet SAP Intelligent Robotic Process Automation RPA mit Machine Learning und Artificial Intelligence (AI) und integriert es in die bestehende SAP-Systemlandschaft. Dabei helfen digitale Roboter (typischerweise auch “Bots” genannt), denen Aufgaben zugeteilt werden. Sie sind die Hauptakteure in SAP iRPA und unterstützen ihr Unternehmen dabei, manuelle und meist zeitintensive Standardprozesse zu automatisieren.

Man unterscheidet dabei zwischen „attended“ und „unattended“ Bots. Attended-Bots fungieren als digitaler Assistent für einen Anwender im Dialog, Unattended-Bots (Digital Worker) führen bestimmte Aufgaben im Hintergrund aus, können dabei aber von einer Supervisor-Konsole aus gesteuert und überwacht werden.

Im Grunde wird also die Bedienung menschlicher Nutzer simuliert, damit diese sich auf komplexere Kernaufgaben konzentrieren können. Gleichzeitig werden menschliche Fehler minimiert, die typischerweise bei sogenanntem Junk Work entstehen.

Unterschiede zwischen RPA und iRPA

Lösungen zur Prozessautomatisierung in Form von RPA gibt es schon etwas länger. Vergleicht man diese jedoch mit den von SAP iRPA gebotenen Optionen, wird deutlich, dass die Standard-Lösungen schlicht nicht mehr mithalten können. Oftmals besitzen Unternehmen zwar durchaus fähige Workflow-Tools als Setup für einen RPA-Prozess, diese können aber immer nur linear und ohne logische Entscheidungsfindung ausgeführt werden. Jeder Fehler, den dieser lineare Prozess nicht selber handlen kann, muss dann von menschlicher Hand behoben werden.

Generell müssen viele RPA-Lösungen wie ein Mensch trainiert werden, was zum einen nicht nur viel Zeit kostet, sondern langfristig in Anbetracht der Fähigkeiten auch nicht wirklich lohnenswert ist. Hier zeigen sich nun die Vorteile von iRPA, denn einzelne Schritt müssen nun nicht mehr per Hand ins System programmiert werden. Machine Learning und AI sorgen für einen stetigen Lernprozess der Bots, indem sie die Nutzer beim Durchlaufen der Prozesse beobachten.

Um dies an einem simplen Beispiel zu veranschaulichen, stelle man sich “Textvorhersagen” in E-Mail und Messenger-Apps vor. Während man selber schreibt, merkt sich die App bestimmte Wörter und Syntaxen und gibt in Zukunft dann immer wieder automatische Vorschläge. All dies zielt wiederum darauf ab, den Nutzern Zeit zu sparen, damit diese effizienter arbeiten können.

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Wie funktioniert SAP Intelligent RPA?

Bestehend aus 3 Komponenten setzt sich SAP Intelligent RPA wie folgt zusammen:

• Desktop Agent
• Cloud Factory
• Desktop Studio

Desktop Agent

Die erste Komponente ist mit dem Desktop Agent ein JavaScript basiertes Framework, welches auf dem Computer des Endbenutzers installiert wird. Nach der Installation sind keine Administratorenrechte mehr erforderlich, da der Agent das Benutzerprofil und die Windows-Anmeldeinformationen für den weiteren Ablauf übernimmt.

Er verfügt über vielfältige Funktionen zur Interaktion mit Anwendungen wie SAP, Webseiten oder benutzerdefinierten Anwendungen und kann sich darüber hinaus mit APIs, Dateisystemen und Datenbank-APIs verbinden. Zudem ist es möglich, eine Verbindung zu intelligenten SAP-Diensten wie “Conversational AI” und Leonardo Machine Learning herzustellen.

Der Desktop Agent übernimmt zudem wesentliche Operationen wie das Navigieren, Klicken und Ändern von Daten auf dem Benutzerbildschirm. Darüber hinaus ermöglicht er die Erstellung einer neuen und überlagernden Benutzeroberfläche oberhalb der Geschäftsanwendungen, was z. B. in Situationen nützlich ist, in denen bestimmte Schritte ausgeführt, Daten gesammelt und dem Benutzer für eine einzige, abschließende Entscheidung präsentiert werden. Zuletzt können auch UI-Elemente wie Buttons oder Label hinzugefügt werden, ohne deren Code zu verändern.

Cloud Factory

Die Cloud Factory ist die Bot-Management-Komponente, welche auf der SAP Cloud Plattform gehostet und dort auch ausgeführt wird. Ihre Aufgaben liegen in der Überwachung und Steuerung von Jobs und Agenten in der gesamten Systemlandschaft. Dabei stellt sie ihren Status in einem Dashboard dar. Sie besteht aus den Komponenten Hierarchy, Environment, Package und Configuration.

Die Systeme und Agenten, welche für die Ausführung der Bots verantwortlich sind, werden in der Komponente Hierarchy definiert. Dort können sie Zeitfenster für die Ausführung von Bots im „attended“ oder „unattended“ Modus festlegen. Dadurch wird die Planung bestimmter Bots für die Ausführung in der Nacht oder zu Spitzenzeiten ermöglicht, je nach Verteilung der Arbeitslast in einer Organisation. Zum Environment werden Informationen wie URLs, Zugangsdaten, Variablen etc. gezählt. Grob gesagt Informationen, die für eine bestimmte Laufzeit spezifisch sind.

Außerdem bietet die Cloud Factory den Zugang zum Bot-Store, welcher vordefinierte Automatisierungen auf Basis von Best Practices der SAP kostenlos zur Verfügung stellt. Die konfigurierten Pakete werden dann anschließend vom Desktop Agent ausgeführt.

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Desktop Studio

Im Desktop Studio werden die Bots dann entwickelt, alle relevanten Informationen eines Bots werden definiert, woraufhin ein sogenanntes Package erzeugt wird. Dieses wird wiederum in die Cloud Factory importiert. Sobald dies geschehen ist, wird eine Configuration vorgenommen. Sie besteht aus verschiedenen Parametern, wie z. B., ob das Package im “attend”- oder “unattended”-Modus ausgeführt werden soll, zu welchen Zeiträumen das Package zur Verfügung steht oder wann ein Bot zur Ausführung aktiviert werden soll.

Um den Überblick zu behalten, bietet das Cloud Factory Monitoring Dashboard eine Darstellung aller wichtigen Information über die eigenen Bots, wie z. B. den aktuellen Status (fehlgeschlagen, erfolgreich, abgebrochen) und die Historie der verschiedenen Bot-Ausführungen.

Grundsätzlich ist das Desktop Studio eine integrierte Entwicklungsumgebung, welche aus den folgenden Komponenten besteht:

• Application capture tool
• Workflow-Designer
• Code-Editor inklusive Debugger

Application capture tool

Mit diesem Tool werden die Elemente auf dem Benutzerbildschirm erfasst. Vorher identifiziert der Benutzer die Elemente auf seinem Bildschirm, in denen Daten eingegeben oder Aktionen durchgeführt werden müssen.

Workflow-Designer

Der Workflow-Designer wird zur Gestaltung von automatisierten Abläufen verwendet. Die Anwendungen und die dazugehörigen UI-Elemente stehen zur Verfügung, sobald sie im Application Capture Tool erfasst worden sind. Daraufhin können sie in einem Prozess integriert werden. Das Ziehen und Ablegen der verschiedenen Bildschirme, zusammen mit den erfassten Elementen, erstellt einen Prozessablauf. Ist der Prozess dann abgeschlossen und gespeichert, wird der JavaScript Code generiert.

Code-Editor und Debugger

Der Code-Editor ist für Entwickler eine Möglichkeit, ihren eigenen Code hinzuzufügen, bzw. zu optimieren, nachdem er im Workflow-Designer generiert wurde. Er enthält zudem auch ein UI-Designer-Tool, welches beim Entwurf und bei der Generierung von UIs hilft. Zusätzlich kann es dazu verwendet werden, ein Popup mit Hilfeinformationen zu erzeugen.

Ein weiterer Bestandteil des Code-Editors ist der Debugger. Dieser bietet verschiedene Funktionen, dazu gehören etwa eine Schritt-für-Schritt-Ausführung, Variablenüberwachung, Unterbrechungspunkte und mehr. Im Grunde werden alle notwendigen Werkzeuge für Design, Entwicklung, Testen, Bereitstellung und Überwachung von Bot-Systemen bereitgestellt.

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Einsatzbereiche von SAP iRPA

Das Einsatzspektrum von RPA ist enorm vielfältig, denn es übernimmt den manuellen Aufwand innerhalb unveränderter, vorhersehbarer Geschäftsprozesse. Immer wiederkehrende und manuelle Tätigkeiten sorgen besonders bei Anwendern in SAP für einen hohen Aufwand. Oftmals suchen sie sich Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen und führen sie dann in SAP zusammen. Um sich diese Mühe zu sparen, ergibt es Sinn, die RPA-Technologie für Prozesse rund um SAP einzusetzen.

Typische Einsatzbereiche und Anwendungsszenarien sind z. B.:

• Bearbeitung von Meldungen, Aufträgen und Bestellungen
• Kundendatenpflege im Servicegeschäft
• Statusmeldungen und Benachrichtigungen
• Bearbeitung von Anträgen und Formularen
• Daten aus strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten
• Daten prüfen, kopieren, einfügen und verschieben
• Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen lesen und verarbeiten
• und viele mehr…

Besonders geeignet sind Prozesse mit folgendem Anforderungsprofil:

• arbeitsintensiv
• hoher manueller Anteil und dadurch besonders fehleranfällig
• auf strukturierten Eingangsdaten basierend
• mittleres bis hohes Transaktionsvolumen
• lange Laufzeit
• keine Änderungen innerhalb der nächsten Monate geplant
• regelbasiert, d.  h. für ihren Ablauf liegen klare Entscheidungskriterien zugrunde
• sind bereits standardisiert

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Vorteile der Nutzung von SAP iRPA

Da SAP iRPA als virtueller Mitarbeiter zugreift, müssen bestehende Systeme nicht geändert werden. Gleichzeitig können dadurch die Prozesskosten erheblich gesenkt werden. Zudem kann die Anzahl der Roboter und Transaktionen situativ angepasst werden, wodurch insgesamt die Qualitäts- und Prozessproduktivität gesteigert wird, da Pausen und menschliche Fehler wegfallen. Außerdem:

Reduzierung von repetitiven Tätigkeiten – Zeitaufwendige, manuelle Arbeiten werden automatisiert, die Bots arbeiten 24/7 fehlerfrei und skalierbar und Sie haben mehr Ressourcen für komplexe Prozesse zur Verfügung.

Verbessertes Kundenerlebnis - Durch das Tempo und die damit verbundene Effizienz in operativen Prozessen können Sie proaktiv auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und ihren Ressourceneinsatz für wertschöpfende Aufgaben optimieren. Insgesamt wird durch die Reduzierung von Bearbeitungszeiten kundenrelevanter Prozesse und die Bereitstellung sinnvoller technischer Unterstützung die Kundenzufriedenheit erheblich gesteigert.

Optimierung von Geschäftsprozessen – Die Vorteile der intelligenten Bots lassen sich außerdem hervorragend für eine bessere Entscheidungsfindung nutzen. Letztendlich werden so auch unternehmensinterne Hürden überwunden und optimale Prozessmodelle forciert.

Fazit

SAP iRPA bietet Anwendern eine optimale Möglichkeit zur Automatisierung von zeitaufwendigen, manuellen Prozessen und sorgt somit für eine erhöhte Effizienz innerhalb ihres Unternehmens, besonders, wenn es um wertschöpfende Aufgaben und Kosten geht.

Die Automatisierungen lassen sich durch die Mischung von Cloud (Cloud Factory) und On-Premises Komponenten (Desktop Agent, Desktop Studio) problemlos in eine bestehende Systemlandschaft integrieren. Dabei ist ein Start mit einfachen Anwendungsszenarien empfehlenswert, bei dem auf Standard-Bots zurückgegriffen werden kann, die kostenlos abgerufen und an die eigene Systemlandschaft adaptiert werden können. Mit der Zeit kann man dann komplexere Szenarien dazu ziehen.

Mit SAP iRPA 2.0 ist zudem eine Weiterentwicklung im Kommen, welche es Nutzern erlaubt, Bots zu bauen und zu koordinieren, ohne irgendwelchen Code zu schreiben. Die Vorteile sind logischerweise eine weitere Möglichkeit Zeit zu sparen und die zusätzliche Stärkung der Effizienz.

Haben sie Fragen zum Thema SAP iRPA? Melden Sie sich bei uns und wir klären Ihr Anliegen in einem unverbindlichen Gespräch. Ich freue mich auf ihren Kontakt!

FAQ

Was ist RPA?

Robotic Process Automation ist eine Technologie, welche Methoden der Künstlichen Intelligenz nutzt, um mithilfe von Softwarerobotern/Bots repetitive und standardisierte Aufgaben zu automatisieren.

Wieso ist der Einsatz von RPA sinnvoll?

Durch das Automatisieren von oft zeitaufwendigen und manuellen Prozessen werden Mitarbeiter erheblich entlastet und können sich komplexeren, wertschöpfenden Aufgaben widmen.

Wo kann RPA eingesetzt werden?

RPA kann in Bereichen mit einem hohen Anteil wiederkehrender Aufgaben eingesetzt werden. Beispiele sind das Bearbeiten von Meldungen, Prüfen und Bewegen von Daten oder auch das Auslesen von Dokumenten und Informationen.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und iRPA?

Bei iRPA sorgt Machine Learning dafür, dass die Bots ständig lernen und so nicht immer manuell umprogrammiert werden müssen. Klassische RPA-Lösungen sind eher auf lineare Prozesse beschränkt, jegliche Fehler müssen von menschlicher Hand behoben werden.