In vielen Unternehmen liegt ein Großteil der Daten für den laufenden Geschäftsbetrieb in Form von unstrukturierten Dokumenten wie PDFs, E-Mails, Scans oder Bildern vor. Um effizient weiterverarbeitet zu werden, mussten die Informationen bisher manuell in ERP-Systemen wie SAP S/4HANA eingepflegt werden. Mit SAP Document AI lässt sich dieser Prozessschritt nun intelligent automatisieren.
Was ist SAP Document AI?
SAP Document AI ist ein KI-gestützter Ansatz zur Verarbeitung von Geschäftsdokumenten innerhalb der SAP-Landschaft. Die Lösung extrahiert dabei Informationen aus unstrukturierten oder teilstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen, interpretiert deren Inhalt im fachlichen Kontext und stellt die Daten SAP-Anwendungen für nachgelagerte Prozesse strukturiert bereit.
Im Unterschied zu klassischer OCR (Optical Character Recognition) kann Document AI Texte nicht nur lesen, sondern die Inhalte auch verstehen.
Was Document AI von früheren Erfassungssystemen unterscheidet
PDFs, Scans oder E-Mail-Anhängen folgen selten festen Strukturen. Traditionelle Erfassungssysteme, die regelbasiert arbeiten, kommen bei der Datenextraktion daher an ihre Grenzen. Eine zuverlässig fehlerfreie Verarbeitung ist nicht gewährleistet. Da Document AI nicht primär auf Regeln angewiesen ist, sondern Inhalte im Kontext versteht, können Unternehmen nun auch unstrukturierte Dokumente weitgehend automatisiert erfassen und verarbeiten.
Konkret ermöglicht SAP Document AI:
- automatische Klassifikation unterschiedlicher Dokumenttypen
- kontextbezogene Extraktion relevanter Datenfelder
- strukturierte Übergabe der Informationen an SAP-Anwendungen
- Reduktion manueller Erfassungs- und Prüfaufwände
- stabilere und schneller ablaufende End-to-End-Prozesse
Document AI ist ein zentraler Baustein der Automatisierung im SAP-Umfeld für Unternehmen, die unstrukturierte Informationen effizient in operative Prozesse überführen möchten.
Unsere Experten helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumentenverwaltung auf die nächste Stufe zu heben. Wir bieten Ihnen eine individuell angepasste Beratung, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben.
So funktioniert SAP Document AI
SAP Document AI verarbeitet Geschäftsdokumente entlang eines klar definierten Prozesses – von der Aufnahme über das inhaltliche Verständnis bis zur Integration in SAP-Anwendungen. Dabei greifen mehrere technische Komponenten ineinander. Der Erfassungs- und Verarbeitungsworkflow lässt sich dabei unternehmensindividuell anpassen.
- Dokumentenaufnahme: Übernahme von Dokumenten aus E-Mails, Scans, Upload-Schnittstellen oder angebundenen Systemen
- Texterkennung (OCR): Umwandlung von Dokumenten in maschinenlesbaren Text mit Unterstützung von zahlreichen Sprachen, Formaten, Handschrift und Barcodes
- Klassifikation und Extraktion: Erkennen des Dokumenttyps sowie Extraktion relevanter Inhalte im fachlichen Kontext
- Vorkonfigurierte Erkennungslogiken: Nutzung vorbereiteter Modelle für Standarddokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine
- Flexible Konfiguration: Anpassung von Feldern, Strukturen und Regeln an unternehmensspezifische Anforderungen
- Kontinuierliches Lernen: Verbesserung der Erkennungsqualität durch Feedback und Korrekturen aus der Fachanwendung
- Strukturierte Übergabe: Integration der extrahierten Daten in nachgelagerte SAP-Anwendungen und Geschäftsprozesse
SAP Document AI und Compliance
Gerade bei der automatisierten Verarbeitung geschäftsrelevanter Dokumente spielen Compliance- und Governance-Anforderungen eine zentrale Rolle. SAP Document AI unterstützt Unternehmen dabei, Dokumentenprozesse nachvollziehbar und regelkonform zu gestalten. Da die extrahierten Daten in bestehende SAP-Anwendungen überführt werden, profitieren Unternehmen von den dort etablierten Mechanismen für Berechtigungsmanagement, Protokollierung und revisionssichere Verarbeitung.
Darüber hinaus lässt sich der Verarbeitungsprozess so gestalten, dass kritische Dokumente oder unsichere Erkennungsergebnisse einer zusätzlichen fachlichen Prüfung unterzogen werden. Auf diese Weise bleibt die Kontrolle über geschäftsrelevante Informationen jederzeit gewährleistet, während gleichzeitig regulatorische Anforderungen, interne Richtlinien und Compliance-Vorgaben eingehalten werden können.
SAP Document AI braucht menschliche Kontrolle
SAP Document AI ist kein vollständiger Ersatz für menschliche Dokumentensichtung. Sie ist vielmehr als unterstützender Bestandteil bestehender Geschäftsprozesse konzipiert.
Gerade bei komplexen oder atypischen Dokumenten bleibt die menschliche Validierung ein wesentlicher Teil des Gesamtprozesses. Nur so kann sichergestellt werden, dass fachliche Ausnahmen korrekt berücksichtigt und Unsicherheiten bei der Erkennung richtig gelöst werden. Die menschliche Rückkopplung ist essenziel für eine hohen Datenqualität und dient als Input, um die KI-Modelle kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Vorteile von SAP Document AI für Unternehmen
Der Mehrwert von SAP Document AI zeigt sich vor allem dort, wo regelmäßig große Mengen unstrukturierter Daten in operative SAP-Prozesse überführt werden müssen. Unternehmen profitieren in vier Bereichen:
- Effizienzsteigerung: Die automatische Verarbeitung minimiert manuelle Aufwände in der Datenerfassung und beschleunigt die Durchlaufzeiten zentraler Geschäftsprozesse und kann die Bearbeitungszeit dokumentbasierter Prozesse um bis zu 70 % reduzieren.
- Geringere Fehlerquoten: Die KI sorgt für eine konsistente Extraktionsqualität und eliminiert Tipp- und Übertragungsfehler.
- Bessere Datenqualität: Die KI überführt Informationsinput in strukturierte Daten, was die Qualität von Auswertungen, Reporting und Entscheidungsgrundlagen erhöht.
- Skalierbarkeit über Standorte: Da die Anwendung cloud-basiert arbeitet und viele Sprachen unterstützt, ist sie auch für internationale Unternehmen geeignet.
Diese Herausforderungen sollten Unternehmen kennen
Der Einsatz von SAP Document AI bringt vielfältige Vorteile mit sich, ist aber nicht ohne Herausforderungen. Diese ergeben sich weniger aus der Technologie selbst als aus der Vielfalt von Dokumenten und Prozessen in Unternehmen:
- Uneinheitliche Dokumentformate: Unterschiedliche Layouts und Qualitätsniveaus erschweren eine durchgängige Vorverarbeitung.
- Hoher Grad an Individualisierung: Handschriftliche Ergänzungen oder stark angepasste Formulare lassen sich nur eingeschränkt automatisiert verarbeiten.
- Fachliche Sonderfälle: Ausnahmen und komplexe Inhalte erfordern weiterhin eine gezielte menschliche Validierung.
SAP Document AI funktioniert daher nicht als isolierte Plug-and-Play-Lösung. Für den effektiven und verlässlichen Einsatz braucht es einen ganzheitlichen Transformationsprozess, der technologische, fachliche und organisatorische Aspekte verbindet.
Fazit
SAP Document AI wandelt die traditionelle Dokumentenerfassung in einen weitgehend automatisierten, KI-gestützten Prozess. Zwar sollte nicht ganz auf menschliche Kontrolle verzichtet werden, um die besten Ergebnisse zu erreichen, doch der manuelle Aufwand kann mithilfe von Document AI drastisch gesenkt werden.
Die Vorteile von SAP Document AI liegen auf der Hand: Vor allem bei einem hohen Volumen an unstrukturierten Daten zeigt sich der Effizienzgewinn in kurzer Zeit. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie prüfen möchten, ob eine Integration von Document AI in Ihrem individuellen Fall wirtschaftlich Sinn ergibt.
FAQ
Für welche Dokumenttypen eignet sich SAP Document AI besonders?
SAP Document AI eignet sich vor allem für häufig wiederkehrende Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder ähnliche Belege. Auch teilstrukturierte Dokumente und unterschiedliche Layouts lassen sich verarbeiten, sofern relevante Inhalte klar identifizierbar sind.
Ersetzt SAP Document AI vollständig die manuelle Dokumentenverarbeitung?
Nein. SAP Document AI automatisiert große Teile der Dokumentenverarbeitung, ist jedoch bewusst so konzipiert, dass menschliche Validierung weiterhin möglich und vorgesehen ist. Insbesondere bei Sonderfällen, Unsicherheiten in der Erkennung oder fachlich kritischen Dokumenten bleibt eine manuelle Prüfung sinnvoll.
Wie lässt sich SAP Document AI in bestehende SAP-Systeme integrieren?
SAP Document AI ist darauf ausgelegt, nahtlos in bestehende SAP-Landschaften integriert zu werden. Die extrahierten Daten können strukturiert an nachgelagerte SAP-Anwendungen übergeben und direkt in operative Prozesse eingebunden werden, ohne bestehende Abläufe grundlegend zu verändern.
