HCM Processes & Forms

Jeremia Girke

20. September 2024

SAP Processes and Forms ist ein extrem flexibles und rollenübergreifendes Framework, mit dem Geschäftsprozesse abgebildet werden können. Dabei spielt es keine Rolle, welche Abläufe, Rollen oder Daten involviert sind. Mit dieser Technologie können wirklich alle papiergebundenen Prozesse digitalisiert werden, egal ob einstufig oder mehrstufig.

Funktionen

Alle Rollen können – je nach Berechtigung – Prozesse starten oder Prozessitems bearbeiten und jede Rolle kann während des Prozesses beteiligt werden. Ein Stornieren von Prozessen oder Prozessschritten ist ohne Kontaktaufnahme zum Administrator möglich. Immer lassen sich die Formulare aus Kundensicht, HR Administratorensicht und Mitarbeitersicht anzeigen.

Processes and Forms zeichnet sich durch eine hohe Transparenz aus. Denn alle Beteiligten sehen, wer die vorherigen Prozessschritte bearbeitet hat. Relevante Dokumente können direkt in den Prozess angehängt werden, sodass keine weiteren Anwendungen geöffnet werden müssen und Zeit gespart wird. Nutzer können Formulare speichern, um sie später zu Ende auszufüllen. Das Speichern im Backend ist dagegen erst möglich, wenn der Prozess abgeschlossen wird, sodass keine halb ausgefüllten Stammdaten in das System gelangen.

Alle Formulare auf Basis von Adobe Forms sind druckfähig. Aktuell können Unternehmen aus 40 Templates für Formulare wählen, um Standardprozesse abzubilden. Sie dienen auch als Basis für Eigenentwicklungen.

SAP Processes and Forms Schulung

In dieser 3-tägigen SAP Processes and Forms Schulung lernen Sie das Entwicklungsframework Processes and Forms (P&F) kennen. Sie erfahren, wie Sie Formulare digitalisieren und auch die letzten Papierprozesse ablösen.

Schulung ansehen

Technischer Hintergrund

Die digitalen Formulare basieren auf Adobe Forms, sodass Anwender sie intuitiv verstehen und benutzen können. Das Ausfüllen kann dabei sowohl online als auch offline erfolgen. Sollen Lizenzkosten gespart werden, kann der Floorplan Manager genutzt werden. Allerdings entfällt dann die Offline-Funktionalität.

Die Entwicklungsumgebung ist dabei so gestaltet, dass Prozesse schnell an sich verändernde Anforderungen angepasst werden können – ohne viel Programmieraufwand. Das mitgelieferte Analysetool ermöglicht es, die Effektivität von einzelnen Prozessen genau zu erheben, um Änderungen jederzeit auf Faktenbasis durchzuführen.

Vorteile: HCM Formulare

Werden HCM Formulare über SAP Processes and Forms abgebildet, können erhebliche Effizienzvorteile geschaffen werden. Die Entwicklungszeit kann um bis zu 50 Prozent, die Entwicklungskosten können um bis zu 30 Prozent reduziert werden.

Beispielsweise können Anträge auf Änderung der Arbeitszeit oder Versetzung, auf Elternzeit oder Gehaltsänderung einfach über digitale Formulare gestellt werden. Ohne Medienbrüche sinkt die Fehlerquote und Anträge gelangen schneller an den richtigen Bearbeiter. Systemseitige Prüfungen erhöhen die Datenqualität weiter und Automatisierungen sorgen für einen schnellstmöglichen Bearbeitungsprozess und die Integration des Vorgangs in die jeweilige Personalakte.

Die Implementierung und Anpassung von HCM Formularen mithilfe von SAP Processes and Forms ist im Vergleich zu anderen Technologien relativ aufwändig. Ob sich diese Investition für ein Unternehmen lohnt, muss im Einzelfall geprüft werden.

Die Einführung sollte immer erst der zweite Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro sein. Um einen wirklichen Mehrwert aus den digitalen Formularen ziehen zu können, sollten bereits grundlegende Prozesse mithilfe von ESS/MSS digitalisiert sein.

Vorteile auf einen Blick

• Auch die letzten Papierprozesse werden abgeschafft
• Höhere Effizienz der Geschäftsprozesse
• Reduziert die Entwicklungszeit um bis zu 50%
• Reduziert die Entwicklungskosten um bis zu 30%

Websession: HCM Processes & Forms

Sollten Sie weitere Fragen zu HCM-Formulare haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

Websession anfragen

Einführung & Best Practices

Sie wollen Ihre HCM Formulare optimieren? Sie wollen Ihre papiergebundenen Prozesse im HR abschaffen? Sie suchen Lösungen für konkrete Herausforderungen mit SAP Processes and Forms oder ESS/MSS?

mindsquare verfügt mit ACTIVATEHR über einen auf SAP HR spezialisierten Fachbereich, der zu den führenden Anbietern von ESS/MSS-Einführung im deutschsprachigen Raum zählt. Unsere SAP HR Berater haben bereits zahlreiche Kundenprojekte zu HCM Formularen zum Erfolg geführt. Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Herausforderungen und zeigen Ihnen Lösungswege auf.