Personaleinsatzplanung

Guido Klempien

25. September 2024

Anbieter für SAP

Im SAP gibt es derzeit nur zwei Anbieter zur Personaleinsatzplanung.

SAP – PP61
Die PP61 ist direkt im SAP umgesetzt und wurde ursprünglich für Krankenhäuser und ähnliches entwickelt. Die Integration in Zeitwirtschaft, Projektplanung etc. ist sehr gut, die Bedienerfreundlichkeit ist eher ausbaufähig und für viele Unternehmen gerade im produzierenden Umfeld nicht einsetzbar.

mindsquare Personaleinsatzplanung
Die mindsquare Personaleinsatzplanung hat sich in den letzten Jahren für viele Kunden als einzige Alternative im SAP entwickelt und bietet eine volle Integration in SAP HR / PP / PS und vieles mehr.
Nähere Infos:
https://personaleinsatzplanung.activate-hr.de/

Sinn der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung setzt genau an dieser Stelle an. Mitarbeiter werden quantitativ auf die Positionen zugeteilt, deren Personalbedarf kurz-, mittel- oder langfristig gedeckt werden soll. Jedoch ist es auch notwendig, dass Mitarbeiter auf Positionen zugeteilt werden, für die sie qualifiziert sind. Auch dies wird in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt.

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Ziel der Personaleinsatzplanung

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, Arbeitskräfte effektiv einzusetzen, um so Kosten zu sparen. Zudem wird so auf die Gesundheit bzw. die Zufriedenheit des Mitarbeiters eingegangen: Mitarbeiter werden dann eingesetzt, wenn und wo sie auch wirklich gebraucht wird. Weiterhin wird die Produktion und in diesem Zusammenhang die Kundenzufriedenheit optimiert.

Ein kleines, simples Anwendungsbeispiel

Stellen Sie sich vor es ist kurz vor Jahresabschluss. Wir betrachten zwei Abteilungen, welche ähnliche Produkte herstellen und jeweils 5 Mitarbeiter besitzen: Abteilung A hatte in der aktuellen Produktionsperiode mit technischen Problemen zu kämpfen. Um das Produktionsziel vor Jahresabschluss zu erreichen, müssten die Mitarbeiter samstags arbeiten. Die Auslastung von Abteilung A liegt bei 120 %, um das Produktionsziel erreichen zu können. Abteilung B hat jedoch gut vorgearbeitet und das Ziel zum Jahresabschluss bereits erreicht. Die Auslastung liegt bei 80%.

In diesem simplen Beispiel wird klar, dass Abteilung A das Ziel erreichen kann, ohne das Arbeitspensum der Mitarbeiter zu erhöhen: Dabei wird lediglich ein Mitarbeiter mit den gegebenen Qualifikationen aus der Abteilung B an Abteilung A für eine begrenzte Zeit zugeteilt. Die Mitarbeiter sind zufriedener, da sie nicht auf ihren freien Samstag verzichten müssen. Das Unternehmen spart an zusätzlichen Personalkosten, die dafür anfallen würden und erreicht trotzdem das Produktionsziel.

Personalplanung im SAP-System

Natürlich kann die Personaleinsatzplanung in komplizierten Excel-Tabellen oder anderen diversen Tools durchgeführt werden. Dies ist jedoch dezentral und hochgradig fehleranfällig. Wenn das Unternehmen das Organisationsmanagement bereits in SAP realisiert hat ist es ratsam, die Personaleinsatzplanung ebenfalls im SAP-System umzusetzen. Der Einsatzplan wird automatisch generiert. Die Veranwtortlichen können Bedarfe anlegen, die manuell oder automatisch belegt und bei Bedarf innerhalb der richtigen Kostenstelle abgerechnet werden können.

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Vorteile und Nachteile der Personaleinsatzplanung

Wie bereits erwähnt werden die Mitarbeiter effektiv eingesetzt. Dadurch wird die Produktion optimiert und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert. Weiterhin haben die Mitarbeiter eine bessere Einsicht auf die Kapazitätsplanung und das Arbeitszeitmanagement. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass kurzfristige Ausfälle vom System nicht automatisch geplant werden können und somit der Schichtplaner reagieren muss. Wenn die Personaleinsatzplanung jedoch im SAP-System getätigt wird, wird alles richtig abgerechnet und die Daten liegen zentral. Dies führt auch dazu, dass der Personaleinsatzplan zu jeder Zeit einsehbar und aktuell ist. Die Zeitkonten werden entsprechend hochgezählt.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Planen Sie Ihre Personaleinsätze im Voraus und wenn ja, nutzen Sie das Personaleinsatzplan-Modul von SAP? Auf welche Probleme sind Sie bereits gestoßen? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar und wir beantworten diesen gerne.

Haben Sie sonst noch Fragen zur Personaleinsatzplanung oder zu SAP HCM allgemein? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Beratung zur Einführung der Personalplanung in SAP