SAP ArchiveLink ist eine Schnittstellentechnologie, die die revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten im SAP-System ermöglicht.
Relevanz SAP ArchiveLink
Mithilfe von SAP ArchiveLink archivierte Daten erfüllen die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und auch die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBs).
Funktionsweise SAP ArchiveLink
SAP ArchiveLink stellt eine Verbindung zwischen archivierten Dokumenten bzw. Archivdaten und den dazu im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen her und legt die Dokumente in zuvor definierten Content Repositories ab.
Content Repositories sind logische Bereiche auf einem Server und können als digitale Ablagekörbe verstanden werden. Sie stellen eine Ordnung im Archiv her, indem sie die Dokumente nach Residenzzeiten und Dokumentenarten abgrenzen.
Es ist möglich Content Repositories auf der Datenbank in einem Dateisystem oder auf einem externen Archivserver einzurichten. Wichtig: Das verwendete Archivsystem sollte eine Zertifizierung für die Archive-Linkstelle vorweisen können.
Mit ArchiveLink ist es also möglich, ein- und ausgehende Dokumente mit entsprechenden Anwendungsbelegen im SAP-System zu verknüpfen und in den jeweiligen Content Repositories abzulegen. Darüber hinaus kann ArchiveLink auch für Drucklisten, DART-Extrakte und Archivdateien genutzt werden.
SAP bietet seinen Kunden einen kostenlosen Archivserver, den SAP Content Server, an. Dieser Server verwendet die ArchiveLink-Schnittstelle und benötigt als Grundlage mehrere Instanzen der SAP MaxDB oder ein Dateisystem zur Verwaltung der Content Repositories. SAP selbst empfiehlt, diesen Server nur als temporären Ablageserver für geringe Datenmengen zu nutzen. Als Alternative bzw. langfristige Lösung wird unter anderem auf OpenText und Alfresco verwiesen, die mit ArchiveLink zusammenarbeiten.
Vorteile von SAP ArchiveLink
Neben der revisions- und rechtssicheren Archivierung von Daten, bietet die Verwendung der ArchiveLink-Schnittstelle noch weitere Vorteile:
- Effizienteres Suchen und Finden von relevanten Dokumenten
- Einsparungen wertvoller Ressourcen
- Keine unnötige Vervielfältigung von Originaldokumenten
- Vorgangsbezogene Anzeige von Dokumenten
Einführung & Best Practices
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