Bonusabrechnung mit Excel vermeiden – So hilft Ihnen ein zentrales System

8. Februar 2022

Bonusabrechnungen sind oft zahlreich und sehr komplex. Viele Unternehmen setzen dabei noch auf Excel-Tabellen, um Nebenrechnungen zur Errechnung der Boni zu dokumentieren. Das schadet allerdings der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Excel-Tabellen mithilfe eines zentralen Systems zur Bonusabrechnung ablösen können.

Bonusabwicklung mit Excel – das sind die Gefahren

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Bonusabrechnungen haben, gibt es verschiedene Wege, diese abzubilden. Eine Lösung ist der Einsatz von Excel-Tabellen, um bspw. Nebenrechnungen zur Ermittlung der zu zahlenden Boni durchzuführen. Das wird gerne genutzt, wenn der MM/SD-Bonus im SAP R/3 nicht ausgereicht hat, um alles zu erfassen. Das ist vielleicht nicht die modernste Lösung, funktioniert aber für manche Unternehmen erstmal.

Allerdings gehen damit einige Herausforderungen einher. Dadurch, dass die Excel-Tabellen nicht automatisch mit dem SAP-System verbunden sind, gibt es sehr viele Medienbrüche. Die Daten müssen aus den Tabellen manuell in SAP übertragen werden, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem kann in Excel kein direkter Bezug zu Geschäftsvorfällen erstellt werden, um die Zahlen besser analysieren zu können.

Fehlende Nachvollziehbarkeit der Rechenwege

Ein weiteres Problem ist, dass die Rechenwege oftmals nur schwer nachzuvollziehen sind. Die Tabelle sind oft sehr komplex und unübersichtlich, sodass es für Außenstehende schwerfällt, da durchzublicken. Hinzu kommt, dass die Archivierung der Rechenwege nicht praktisch ist. Sie können die Tabellen zwar speichern – die gewünschte Rechnung dann aber im Archiv wiederzufinden, kann sehr lange dauern.

Damit einher geht, dass das System nicht transparent ist. Die Daten sind nicht zentral in einem System abgelegt, in dem Sie alle Bonusabrechnungen finden können. Das kann dazu führen, dass Fehler passieren und Boni falsch ausgezahlt werden. Zu prüfen, ob und wieviel Geld letztlich verloren geht, ist mit Excel-Tabellen aber wiederum ebenfalls sehr aufwendig und nur schwer umsetzbar.

Bonusabrechnung: So hilft ein zentrales System

Das Hauptproblem bei Excel-Tabellen ist also, dass es keine zentrale Ablage gibt, in der ein Mitarbeiter schnell die passende Bonusabrechnung finden und analysieren kann. Daher ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein System einführen, das an einem Punkt gesammelt alle Bonusabrechnungen abbildet. Das erhöht dann nicht nur die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses für alle Beteiligten, sondern spart auch jede Menge manuellen Aufwand.

Sie können dadurch nämlich vermeiden, dass die Mitarbeiter stundenlang Excel-Tabellen durchforsten und nach Rechnungen suchen. Außerdem kommt es nicht mehr zu Medienbrüchen, bei denen Daten aus den Excel-Tabellen manuell in ein anderes System überführt werden müssen. Somit können Sie Ihren administrativen Aufwand erheblich senken.

Wie SAP CCM Ihre Bonusabrechnungen zentralisiert

Ein solches System bietet Ihnen das Modul SAP CCM (Condition Contract Management). In diesem Tool können Sie all Ihre Konditionsvereinbarungen ablegen und nach Filterkategorien jederzeit schnell finden. Dabei wird jeder Schritt und jede Nebenrechnung nachvollziehbar im System hinterlegt. Außerdem vermeiden Sie Medienbrüche, da alles zentral in Ihrem SAP-System liegt und keine zusätzliche Übertragung ist. Durch diese automatisierten Abläufe schaffen Sie es, den manuellen administrativen Aufwand zu senken und Transparenz in Ihre Bonusabrechnungen zu bringen.

Was sind Ihre nächsten Schritte?

Excel-Tabellen sind also auf den ersten Blick eine praktische Lösung, bergen aber einige Gefahren, wie z. B. schlechte Nachvollziehbarkeit und hohen administrativen Aufwand. Mit einem zentralen System wie SAP CCS können Sie Ihre Bonusabrechnung hingegen in einem zentralen System abbilden und diese Gefahren beseitigen. Wenn Sie mehr zu SAP CCS erfahren oder die nächsten Schritte planen wollen, melden Sie sich gerne bei mir. In einem unverbindlichen Gespräch können wir gemeinsam auf Ihre Situation schauen.