Einkauf im Wandel: Wie KI den Aufgabenfokus verschiebt

Wo der Einkauf heute steht

Auch wenn die technologischen Möglichkeiten vielversprechend sind, sieht die Realität in vielen Unternehmen derzeit noch anders aus.

Der Einkauf zählt zu den größten Kostentreibern in Unternehmen und verursacht häufig etwa 60 bis 80 Prozent der Gesamtkosten. Neben den direkten Materialkosten entstehen diese hauptsächlich durch ineffiziente Prozesse, wie manuelle Tätigkeiten und fehlende Digitalisierung. Die größten Zeitfresser im Einkauf sind repetitive Routineaufgaben – meist simpel, aber dennoch sehr wichtig.

Um ineffiziente Prozesse aufzudecken und neue Kapazitäten zu gewinnen, lohnt es sich, zunächst die Gewichtung der Aufgaben im Einkauf genauer zu betrachten. Stellen Sie sich zur Veranschaulichung eine Pyramide vor.

Operative Tätigkeiten

Die operativen Tätigkeiten bilden den unteren Teil der Pyramide und machen mit etwa 60 % den größten Anteil aller Aufgaben im Einkauf aus. Dabei handelt es sich primär um kurzfristige und transaktionsnahe Prozesse, die für einen reibungslosen Produktionsablauf sorgen. Typische Aufgaben sind die Bedarfsermittlung, das Angebotsmanagement und die Rechnungsprüfung.

Taktisch-wertschöpfende Tätigkeiten

Mit etwa 30 % Aufgabenvolumen bilden die taktisch-wertschöpfenden Tätigkeiten die Mitte der Pyramide. Darunter fallen mittelfristige Aufgaben, die in der Planung einen Zeithorizont von einigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten umfassen. Beispiele hierfür sind Konditionsverhandlungen, Angebotsvergleiche und die Lieferantensteuerung.

Strategische Tätigkeiten

Die Spitze der Pyramide wird schließlich von strategischen Tätigkeiten eingenommen. Diese machen traditionell lediglich 10 % aller Aufgaben aus, sind von besonderer Relevanz, um den Unternehmenswert langfristig zu steigern. Im Mittelpunkt stehen dabei werteorientierte Entscheidungen zu Sourcing-Strategien, Lieferantenwahl, Risikobewertung und zur Warengruppenplanung.

So verschiebt KI den Aufgabenfokus im Einkauf

Was wäre, wenn sich aus dem operativen Aufgabenberg plötzlich neue Freiräume ergeben würden? Genau dieser Wandel lässt sich aktuell im Einkauf vieler Unternehmen beobachten. Durch die gezielte Automatisierung von Routinetätigkeiten wie Ausgabenanalysen, Bestell- und Freigabeprozessen oder der Pflege von Lieferantendaten, verschiebt sich der Aufgabenfokus spürbar: weg von der operativen Abarbeitung, hin zu mehr Steuerung und taktischem Arbeiten.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Aufgabenumverteilung ist der gezielte KI-Einsatz an den richtigen Stellen im Unternehmen. Dabei geht es nicht darum, KI um jeden Preis einzusetzen, sondern sinnvolle Anwendungsfelder zu identifizieren.

Viele Schmerzpunkte entstehen nicht durch fehlendes Fachwissen, sondern durch verteilte Informationen und manuelle Prüfschritte. Genau hier kann KI ansetzen und als Assistenzsystem für bessere Entscheidungen, schnellere Klärung und mehr Transparenz sorgen. Um diese Ansatzpunkte sauber zu priorisieren, hilft Ihnen eine KI-Potenzialanalyse dabei, eine klare Roadmap auszuarbeiten und die entsprechende Prozessautomatisierung vorzubereiten.

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Neue Gewinne: Wertschöpfung im Zentrum

Der Wandel im Einkauf ist überall dort spürbar, wo mehr Zeit für unternehmerisch relevante Aufgaben bleibt, die einen aktiven Beitrag zur Versorgungssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens leisten.

• Klare datenbasierte Entscheidungen: Wertschöpfung entsteht dadurch, dass Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden, beispielsweise bei Preisentwicklungen.
• Höhere Qualität statt nur höherer Geschwindigkeit: KI kann Abläufe nicht nur beschleunigen, sondern auch Auffälligkeiten erkennen, Fehler reduzieren und für eine bessere Einhaltung von Standards sorgen.
• Das Lieferantennetzwerk im Fokus: Als Resultat von gesteigertem Innovationspotenzial und einer verlässlichen Versorgung, zeigen sich Wertschöpfungspotenziale nicht nur intern, sondern auch in stabilen Lieferantenbeziehungen.

Der Einkauf kann also in Zukunft gezielter auf strategische Unternehmensziele einzahlen. Entscheidend dabei: Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch KI allein, sondern nach wie vor durch die menschliche Expertise. Mit unserem Angebot KI im Einkauf unterstützen wir Sie dabei, diese Expertise mit passenden KI-Lösungen wirksam in Ihren Einkaufsprozessen zu verankern.

So gehen Sie erfolgreich mit dem Wandel mit

Wer Wandel erreichen will, sollte zunächst den Entwicklungsprozess dahinter verstehen. KI im Einkauf ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Um klare Sicht zu behalten, sollten Sie immer mit einem realistischen Zielbild arbeiten.

Der erste Schritt auf dem Weg zum Wandel ist die Prüfung Ihrer Datenqualität. Sind Ihre Stammdaten, Freigaben, Bestellwege und Lieferanteninformationen sauber strukturiert? Dann starten Sie zunächst mit einem kleinen KI-Projekt, bei dem Erfolge schnell sichtbar werden.

Gleichzeitig müssen die Rollen im Einkauf neu gedacht werden. Es entsteht nur dann ein Mehrwert, wenn die gewonnene Zeit auch gezielt für taktische und strategische Tätigkeiten genutzt wird. Auch wenn KI die Menge operativer Aufgaben effektiv reduziert, bleibt der Mensch in der Verantwortung. Etablieren Sie deshalb klare Zuständigkeiten für Entscheidungen, Freigaben und Ausnahmen im Umgang mit KI.

Damit dieser Wandel gelingt, ist die KI-Akzeptanz in Ihrer Abteilung entscheidend. Die Sorge, dass KI Arbeitsplätze im Einkauf ersetzt, ist zwar weit verbreitet, greift jedoch zu kurz. In der Praxis geht es nicht um Verdrängung, sondern, im Gegenteil, um operative Entlastung. Stellen Sie sich KI als intelligenten Assistenten vor, der vorhandene Schwachstellen ausgleicht und die Effizienz spürbar steigert.

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Fazit: KI macht den Einkauf wirksamer

KI im Einkauf verändert bestehende Aufgabenstrukturen grundlegend und eröffnet neue Potenziale, um die Wertschöpfung im Sinne der Unternehmensziele nachhaltig zu steigern und Kosten zu senken.

Dieser Wandel ist in vielen Unternehmen bereits spürbar und entwickelt sich zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Wer ihn aktiv gestaltet, legt den Grundstein für ein langfristiges Umdenken und einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Philipp Schurr

Ich helfe dabei, Integrationslösungen für Systemlandschaften nach dem aktuellen Stand der Technik einzuführen. Als Management & Technologieberater für Integration & Schnittstellen verbinde ich tiefgehende technische Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Knowhow. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen.

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