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Robotic Process Automation

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dass wir Ihnen unser Angebot in diesem Umfeld vorstellen?

Was ist RPA?

Robotic Process Automation – zu Deutsch etwa robotergesteuerte Prozessautomatisierung – ist eine Softwaretechnologie, die aus der klassischen Prozessautomatisierung entstanden ist. RPA basiert auf dem Einsatz von programmierbaren Softwarerobotern, sogenannten “Bots”. Diese Bots können täglich anfallende Routinetätigkeiten automatisch bearbeiten, wodurch Mitarbeiter im Unternehmen dauerhaft entlastet werden. Folglich lassen sich viele Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren und die gesamtbetriebliche Effizienz kann gesteigert werden. In Bezug auf die Bereitstellung von Softwarerobotern wird oftmals auch von Robots as a Service (RaaS) gesprochen.

Die Einsatzgebiete der Bots reichen von einfachen Datenabfragen und Formulareingaben bis zu komplexen Tätigkeiten wie dem Bedienen von elektronischen Systemen. Tendenziell können alle standardisierten Prozesse, die einem festen Regelwerk folgen und nach einem bestimmten Muster ablaufen, von Bots übernommen und schnell fehlerfrei ausgeführt werden. Da es sich dabei oftmals um Kernprozesse mit großen Datenmengen bspw. in der Buchhaltung, der Mitarbeiterverwaltung oder im IT Service Management handelt, ist der potenzielle Rationalisierungseffekt durch RPA enorm.

Merkmale

Für die Ausführung ihrer Tätigkeiten benötigen die Roboter Regeln und Vorgaben. Die entsprechenden Arbeitsanweisungen werden entweder im Vorfeld programmiert oder während der Aufgabenbearbeitung selbst mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Methoden des Machine Learning dynamisch entwickelt. Auf diese Weise sind die Bots dann z.T. auch in der Lage, flexibel auf unterschiedliche Situationen zu reagieren und in Ausnahmefällen eigene Entscheidungen zu treffen.
Die Implementierung von RPA-Software in ein bestehendes System ist vergleichsweise unkompliziert: Die Bots sind nicht Teil der zugrundeliegenden IT-Infrastruktur, sondern werden als Programm von virtuellen Maschinen ausgeführt. Dementsprechend müssen andere Anwendungen nicht verändert und auch keine neue Anwendungsschnittstelle (APIs) programmiert werden. Stattdessen lassen sich die Softwareroboter an jede Schnittstelle und beliebige Workflows anpassen. Dort imitieren die Bots dann das Verhalten menschlicher Anwender und ahmen Eingaben in die Benutzeroberfläche an einem virtuellen Arbeitsplatz nach. So können die Softwareroboter anwendungsübergreifende Aktivitäten im ERP-System ausführen und ihre menschlichen Mitarbeiter entlasten.

RPA-Merkmale

Mermale von Softwarerobotern

Geschichtliche Entwicklung

Die Automatisierung von Prozessen ist nichts Neues. Bereits seit Jahrzehnten werden Produktionsschritte mit Hilfe von Fertigungsrobotern automatisiert. Auch die digitale Prozessautomatisierung hat eine bedeutende Entwicklung hinter sich. Bereits in den frühen 2000ern begann der Einsatz von Softwarerobotern im Social Media Bereich. Bis heute stammen Posts und Rundmails häufig von digitalen Mitarbeitern. Andere Technologien, die als Schlüssel für die RPA-Entwicklung angesehen werden, sind Screen Scraping (maschinelles Auslesen von Bildschirminformationen), Workflow-Automatisierung und künstliche Intelligenz. Diese Trends haben sich nun im Themengebiet der Robotic Process Automation zusammengeschlossen.

Im täglichen Leben interagieren wir mit Chatbots und auch hinter den Frontend-Kulissen sind die Roboter unermüdlich am Werk, z.B. beim Abwickeln unserer Online-Bestellungen. Stets werden neue Ansätze gesucht, um einzelne Arbeitsschritte durch den Einsatz von Bots effizienter zu gestalten. RPA ist in modernen Unternehmen nun kaum noch wegzudenken.
Den Startschuss für die Einsatzmöglichkeit von RPA in allen Unternehmen und Branchen lieferte dabei ein Durchbruch in der Software-Qualitätssicherung: die Testautomatisierung. Noch heute liegt dort ein großes Potenzial von RPA, bspw. bei der Testautomatisierung einer SAP S/4HANA-Migration.

Marktentwicklung

RPA liegt derzeit sehr im Trend, da es einen einfachen Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet und die Effizienz durch das Befreien der Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten erhöht. Weiterhin punkten RPA-Lösungen damit, dass sie einfach skalierbar, prozessunabhängig und in allen Branchen und Unternehmensbereichen anwendbar sind. Dazu kommt die Steigerung der Qualität und Produktivität durch Vermeidung menschlicher Fehler sowie die verkürzte Reaktionszeit auf Kundenanforderungen. Diese Faktoren führen zur zunehmenden Akzeptanz von RPA-Technologien in Unternehmen und treiben das Wachstum des RPA-Marktes stark voran. So soll der weltweite Umsatz mit RPA-Software und -Services in den nächsten Jahren auf über 5 Mrd. USD anwachsen.
Bereits jetzt nutzen viele Unternehmen die Prozessautomatisierung strategisch sehr offensiv und planen die Automatisierung zunehmend größerer Anteile ihrer Geschäftsprozesse. Eine komplette Automatisierung bestimmter Tätigkeiten mit hohem Standardisierungsgrad erscheint innerhalb der nächsten Jahre bei entsprechender Investition realistisch umsetzbar.

Zukunftsaussichten

Im Zuge ihrer konstanten Weiterentwicklung dürften RPA-Technologien bald ein quasi grenzenloses Potenzial aufweisen: Bereits jetzt können Bots mit künstlicher Intelligenz ausgestattet und durch maschinelles Lernen gezielt für komplexe Tätigkeiten trainiert werden. In Kombination mit Big Data-Technologien ist es möglich, dass diese lernfähigen Roboter als zuverlässige Entscheidungshilfen nach Best-Practice-Modellen fungieren oder zur präzisen Auswertung komplizierter Sachverhalte eingesetzt werden. Zwar ist die intelligente Automatisierung noch unausgereift, allerdings wird sie schon bei einigen Pionierunternehmen eingesetzt und dürfte in den kommenden Jahren für unterschiedliche Anwendungsbereiche weiterentwickelt und optimiert werden.

Downloads aus dem Bereich Robotic Process Automation

Traditionelle Prozessautomatisierung vs. RPA

Traditionelle Prozessautomatisierung wird weitläufig mit dem Ansatz des Business Process Managements (BPM) umgesetzt. Die Optimierung von Geschäftsprozessen soll dabei mit Hilfe von Business Process Automation (BPA), also technologiegestützter Prozessautomatisierung, erreicht werden. Um dies zu ermöglichen, werden BPM-Plattformen im Backend als fester Bestandteil der Prozesslösungen zur Automatisierung von Workflows eingerichtet. Die Integration von BPM-Systemen setzt das Einrichten neuer Schnittstellen und die extensive Überarbeitung bisheriger Anwendungen voraus, weshalb zunächst umfangreiche Tests für die Systemumstellung ausgeführt werden müssen. Darüber hinaus sind die automatisierten Prozesse relativ statisch und können nur bedingt selbstständig auf veränderte Situationen reagieren. Im Gegensatz dazu verfolgt RPA den Ansatz, Prozesse zu automatisieren, ohne auf Investition in neue Plattformen angewiesen zu sein und ohne bestehende Anwendungen zu verändern. Da die Softwareroboter nicht in grundlegende Backend-Abläufe eingreifen und ähnlich operieren wie menschliche Anwender, gibt es auch keine wirkliche Notwendigkeit für zusätzliche Systemtests vor der Implementierung. Zusätzlich dazu können RPA-Anwendungen dank KI-Technologien flexibel an veränderte Umstände und Ausnahmefälle angepasst werden und flüssig mit anderen Systemen kommunizieren.

Use Cases

Softwareroboter lassen sich vielseitig einsetzen. Solange bestimmte Bedingungen erfüllt werden, können Prozesse teilweise oder vollständig automatisiert werden. So sind die Bots für unterschiedliche Aufgaben in verschiedenen Branchen einsatzbereit. Im Folgenden finden Sie Beispiele für automatisierbare Prozesse und branchenspezifische Einsatzmöglichkeiten.

Voraussetzungen für RPA

Mit RPA lässt sich eine Vielzahl von Arbeitsschritten vereinfachen. Allerdings sind längst nicht alle Unternehmensprozesse gleichermaßen für die Automatisierung geeignet und es müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden, damit ein sinnvoller Einsatz von RPA ermöglicht werden kann: Da RPA regelbasiert arbeitet, muss der Prozess mit klaren Handlungsanweisungen gut strukturiert sein und durch wiederkehrende Regel wenig Varianz aufweisen. Je nach KI-Ausstattung der Roboter können diese bei der Aufgabenbearbeitung sehr unflexibel sein und bereits mit kleineren Abweichungen Probleme haben, was möglicherweise mehr Aufwand als Zeiteinsparung bedeutet. Bei komplexen Prozessen sollte also abgewogen werden, ob der Einsatz von Bots sinnvoll ist und wie intelligent diese sein müssen. Zur genauen Identifizierung geeigneter Prozesse dienen Tools wie Process Mining und Process Recording. Sie erkennen, wo eine Automatisierung durch RPA sinnvoll ist und ob die Softwareroboter mit der Komplexität der Aufgabe zurechtkommen.

Generelle sind solche Anwendungsgebiete geeignet, die

  • regelbasiert sind und nicht zu viele Varianten in ihrer Ausführung haben.
  • auf strukturierten Eingangsdaten basieren.
  • durch einen hohen manuellen Anteil besonders fehleranfällig sind.
  • ein mittleres bis hohes Transaktionsvolumen haben.
  • arbeitsintensiv sind.
  • lange Laufzeiten haben.
  • in absehbarer Zeit nicht großartig verändert werden müssen.

 

Voll- & Teilautomatisierte Prozesse

Generell wird zwischen Attended und Unattended (Ro)Bots bzw. dem Grad der Tätigkeitsautomatisierung unterschieden. Bei vollautomatisierten Prozessen (Unattended Automation) arbeitet der Roboter vollkommen selbständig und führt nach Aktivierung eines festgelegten Triggers entsprechende transaktionsbasierte Aktivitäten durch, selbst wenn kein Mitarbeiter im System angemeldet ist. Ein menschliches Eingreifen ist gar nicht oder je nach Kontext nur in Ausnahmefällen nötig. Die Vollautomatisierung wird oftmals in Back-Office-Systemen verwendet und unterstützt das Sammeln, Sortieren und Analysieren großer Datenmengen innerhalb einer Organisation.
Während die Vollautomatisierung auf das selbstständige Arbeiten der Softwareroboter abzielt, richtet die Teilautomatisierung den Fokus auf die Interaktion von Mensch und Bot. In teilautomatisierten Prozessen (Attended Automation) agiert der Bot wie ein digitaler Assistent des Mitarbeiter und unterstützt diesen durch kleinere automatisierte Prozesse, welche durch bestimmte Ereignisse oder direkte Befehle des Nutzers ausgeführt werden. Dabei kann es sich bspw. um Datenbankabfragen, das Zusammenfassen gesuchter Informationen oder das Ausfüllen von Formularen handeln. Dadurch kann sich der Mitarbeiter in Ruhe um analytische Aufgaben kümmern.

Typische Aufgaben von RPA

Typische Anwendungsszenarien von RPA sind die Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen, die Umsetzung von Datenübertragungen, die Verwaltung von Stammdaten und Abrechnungen, die Kundendatenpflege oder die Aktualisierung von Benachrichtigungen

und Statusmeldungen. Darüber hinaus können viele weitere Routinetätigkeiten von Bots übernommen werden. Hier stellen wir eine ausschnitthafte Übersicht von Aufgaben vor, die durch RPA automatisiert werden können:

  • Ausfüllen von Formularen
  • Kopieren, Einfügen, Verschieben & Strukturieren von Daten
  • Verarbeiten von Daten aus verschiedenen Systemen
  • Lesen von strukturierten Dokumenten
  • Durchführen von Berechnungen
  • Erstellen von Reports
  • Bearbeiten von Log-Dateien
  • Ausführen von Wenn-Dann-Befehlen
  • Zugreifen auf Websites & soziale Netzwerke
  • Verarbeiten von Daten aus dem Internet
  • Öffnen & Sortieren von E-Mails sowie Verarbeitung von Anhängen
  • Einloggen & Bedienen von elektronischen Systemen
  • Ticketbearbeitung und Dispatching
  • Datenpflege im ERP- & CRM-System
RPA-Anwendungsbeispiele

Beispielhafte Anwendungsmöglichkeiten

Anwendungsszenarien

Auch wenn RPA beinahe überall einsetzbar ist, haben sich die Roboter in bestimmten Branchen bisher besonders gut etabliert. Vor allem in Unternehmen, bei denen Datenerfassung und -verwaltung wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäfts sind, ist die Einführung der Softwareroboter sinnvoll. Weitere beliebte Anwendungsgebiete liegen in der Buchhaltung, dem Personalwesen, dem Supply Chain Management (SCM) oder im Kundendienst bzw. im Help Desk. Nachfolgend werden einige Branchen vorgestellt, in denen RPA aktuell erfolgreich und weiträumig eingesetzt wird:

Finanzdienstleistungssektor

RPA ermöglicht die effiziente und vor allem sichere Abwicklung von Finanzprozessen wie Kontenabstimmung, Stammdatenpflege, Rechnungserstellung und Kündigungsbearbeitung. Dadurch können die Ressourcen der Mitarbeiter z.B. für die Bearbeitung neuer regulatorischer Herausforderungen genutzt werden.

Versicherungen

Strukturierte Prozesse wie das Versenden von Versicherungsbestätigungen, die Online-Neuanmeldung, Vertragsabwicklungen, Änderungen von Adressdaten, das Kalkulieren von Versicherungsbeiträgen und das Anlegen von Daueraufträgen im System können alle durch RPA automatisiert werden.

Energiewirtschaft

Energieunternehmen profitieren von Softwarerobotern durch die Erreichung höherer Transparenz und die Steigerung des bearbeitbaren Volumens. Bots können z.B. die Verarbeitung von Zählerdaten, Tarifanpassungen und Neukundenaufnahme übernehmen sowie Zahlungseingänge verarbeiten.

Gesundheitswesen

Der Aufwand für Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse wird reduziert, wodurch Ärzte und Pflegepersonal mehr Zeit für ihre Patienten haben. Die Betreuung wird zusätzlich verbessert, indem Patientendaten effizienter ausgewertet und Entscheidungshilfen gegeben werden.

Telekommunikation

Automatisierung im Kundenservice, bspw. durch Beantwortung von Kundenanfragen oder automatische Messungen bei Störungen, erleichtern Support, Neukundenaufnahme und Bestellmanagement. Mitarbeiter im Customer Service werden entlastet und können ihre Aufmerksamkeit ganz auf die Kundschaft richten.

Verwaltung

Im öffentlichen Dienst kann RPA Personalmangel und knappen Budgets entgegenwirken, sodass Anträge schneller bearbeitet und Termine frühzeitiger wahrgenommen werden können. Bots übernehmen hier Tätigkeiten wie das Prüfen, Bearbeiten und Zusenden von Formularen oder die Berechnung von Geldleistungen.

Transport & Logistik

Höhere Betriebseffizienz und damit größere Skaleneffekte werden erreicht, indem Backoffice-Aktivitäten wie Auftragserfassung, Lieferungsplanung, Inventurdurchführung oder Aktualisierungen von Kundendaten und Ladezuständen unterstützt werden. Zusätzlich lässt sich der Zugriff auf Daten von Logistikpartnern und Abrechnungsfirmen automatisieren.

Handel & E-Commerce

Durch die Vielzahl von Zwischenstationen bietet die Retail-Branche eine Reihe von Ansatzmöglichkeiten für automatisierten Datenaustausch und Reduzierung fehleranfälliger manueller Prozesse. Dazu zählen z.B. Bestandsverwaltung, Product Scanning, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lieferavis, Rechnungsstellung und Retourabwicklung.
RPA-Merkmale

Beispiele beliebter Einsatzbereiche

Vorteile von RPA

Die Vorteile, welche eine Umstellung auf RPA in täglichen Geschäftsprozessen mit sich bringt, sind zahlreich und vielseitig. Folgende Aspekte können je nach Implementierung maßgeblich verbessert werden:

  • Effizienz: Durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen werden Reaktionszeiten verkürzt und Prozesse schneller abgewickelt, wodurch die allgemeine Produktivität steigt.
  • Kostenersparnis: Softwareroboter verursachen durch niedrige Lizenzgebühren nur ca. 30% der Kosten eines Vollzeitangestellten und liefern dafür die fünffache Arbeitszeit. So kommt es zu schnellem Return on Investment (ROI), sodass die Rendite auf die Investition in RPA bereits im ersten Jahr zwischen 30% und 200% beträgt.
  • Datenqualität: Die Bots sorgen für Transparenz und Konsistenz von Datensätzen. Definierte Kontrollen und eine vollständige Protokollierung der Arbeitsschritte sichern dazu die Governance-Anforderungen.
  • Fehlerreduzierung: Durch das strikte Einhalten von Vorschriften und Standards wird ein hoher Compliance-Grad erreicht und Fraud-Risiken minimiert. Dazu wird die Arbeitsgenauigkeit auch bei hohem Datenvolumen gewährleistet.
  • Kundenservice: Dadurch, dass Mitarbeiter mehr Zeit für Kundenbedürfnisse haben und Anfragen schneller abgewickelt werden können, steigt die Kundenzufriedenheit maßgeblich.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Die Softwareroboter sind durch ihre Benutzerfreundlichkeit leicht einzusetzen und befreien Mitarbeiter von zeitintensiven Routinearbeiten. Diese können sich stattdessen auf Kundebedürfnisse und strategische Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, was das allgemeine Commitment erhöht.
  • Einfache Integration: Die Implementierung setzt keine neue Software voraus und kann von Fachabteilungen selbst durchgeführt werden, da keine anspruchsvollen Programmierkenntnisse nötig sind. Zusätzlich lassen sich fragmentierte Systemlandschaften durch die Automatisierung von End-to-End-Prozessen integrieren.
  • Skalierbarkeit: Nach der anfänglichen Konfiguration ist die Prozessautomatisierung hochskalierbar, sodass das die Digital Workforce je nach Arbeitspensum flexibel aufgestockt werden kann.
  • Erweiterungsmöglichkeiten: Durch den Einsatz von KI und Machine Learning kann intelligente Automatisierung auch bei nicht standardisierten Prozessen eingesetzt werden.
RPA-Vorteile

RPA-Vorteile

Kritikpunkte

Trotz der zahlreichen Vorteile von RPA ist die Technologie nicht ohne Schwachstelen. Folgende Nachteile werden oftmals kritisiert:

  • Keine echte Transformation: Durch die Automatisierung werden lediglich standardisierte Arbeitsabläufe abgearbeitet, was nicht unbedingt zur nachhaltig zukunftsweisenden Transformation von Unternehmen beiträgt.
  • Unflexibel gegenüber Änderungen: Wenn es zu Änderungen in Systemanwendungen kommt, müssen Bots angepasst und oft manuell rekonfiguriert werden.
  • Ungeeignet für anspruchsvolle Prozesse: Komplexe und unstrukturierte Prozesse lassen sich nicht mit einfachen Workflows und Regeln abbilden, wodurch deren Bearbeitung durch RPA nicht funktioniert.
  • Probleme mit Zweideutigkeiten: Generell können Softwareroboter Entscheidungen nur anhand von Kriterien fällen, die in einer linearen Beziehung zueinander stehen. Sobald Dokumente zweideutige Informationen enthalten, können die Bots Entscheidungsprozesse nicht zuverlässig durchführen.
  • Mangelhafte Prozessanalyse: In Fällen unzureichender Prozessaufnahmen und Ausnahmenberücksichtigung in der RPA-Software können die Bots auftretende Probleme meist nicht selbständig analysieren und lösen.

RPA-Einführung

Die Implementierung von RPA-Prozessen ist kein außerordentlich aufwendiges Unterfangen und lässt sich in 5 Phasen umsetzen. Von der Planung der automatisierten Arbeitsabläufe bis zur Inbetriebnahme der Bots vergehen meist nur wenige Wochen. Bei der Umsetzung bieten Einrichtungstools, wie sie z.B. von UiPath angeboten werden, die nötige Hilfestellung. Dennoch müssen vorab wichtige Entscheidungen getroffen werden, die den Einsatz der Roboter während des gesamten Zeitraums beeinflussen.
Zunächst muss eine Auswahl der zu automatisierenden Prozesse getroffen werden. Dabei ist es wichtig, dass diese nicht zu komplex sind – aber auch nicht zu unbedeutend, da es sonst zu keiner spürbaren Produktivitätssteigerung kommt. Sobald eine Reihe von geeigneten Prozessen gefunden wurde, müssen diese sauber analysiert werden. Nur so können sie später korrekt in die Software aufgenommen und alle nötigen Schritte und Ausnahmefälle berücksichtigt werden.
Für die Wahl der zu nutzenden RPA-Software sollten Anforderungen des Unternehmens an den Funktionsumfang der Anwendung und den bereitstellenden Lieferanten selbst beachtet werden. Aspekte wie Skalierbarkeit, Geschwindigkeit, Einfachheit und Zuverlässigkeit auch bei Änderungen sollten grundsätzlich gegeben sein, während Punkte wie zusätzliche Ausstattung (z.B. Darstellen einer Produktionsumgebung), Hochsicherheitsverschlüsselung oder Intelligenz der Anwendung je nach Bedarf die Entscheidung beeinflussen können.

Integration in Enterprise-Software-Architekturen

Komplexe Enterprise-Software-Architekturen mittlerer und größerer Unternehmen haben hohe Anforderungen an Security, Skalierbarkeit, Revisions- und Ausfallsicherheit, Compliance und Änderungsmanagement. Moderne RPA-Plattformen verfügen mittlerweile über alle erforderlichen Funktionen, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Dazu zählen z.B. rollenbasierte Zugriffskontrollen, umfangreiche Benutzerverwaltung, ausführliche Protokollierung, Release-Management, Reporting über Realtime Monitoring, Alerting, Auditing bis zum Workload- und Asset-Manager, intelligentes Scheduling oder das Bereitstellen einer Entwicklungs- und Testumgebung.

Unser Support für Ihre RPA-Reise

Workshop “Fit for Robot”

Dieser Workshop ist vor allem auf die strategische Seite von RPA fokussiert. Bei der systematischen Einführung von Robotern (in größerer Anzahl) ist es sinnvoll, vorher eine geeignete Roboterstrategie zu entwerfen. Themen wie Berechtigungen, Deployments, etc. werden dabei geklärt. Als Ergebnis erhalten Sie ein ausgearbeitetes Konzeptpapier, dass Sie auf Ihrem weiteren Weg begleiten wird.

Potenzialworkshop RPA

Zu Beginn Ihrer RPA-Reise steht die Erforschung der mannigfaltigen Einsatzmöglichkeiten roboterbasierter Automatisierung. Wir zeigen Ihnen das Potenzial, das in RPA steckt und präsentieren Ihnen einige unserer Roboter. Zusammen entwickeln wir Ideen und erste Prototypen für Roboter, die sich in Ihrem Unternehmen umsetzen lassen.

Ihr RPA-Berater

Sie benötigen einen Berater, der Ihnen bei allen Themen rund um RPA mit Rat und Tat zur Seite steht? Als verlässlicher Ansprechpartner begleiten wir Sie auf Ihrer RPA-Reise und unterstützen Sie bei allen Schritten bis zum erfolgreichen Einsatz der Roboter in Ihrem Unternehmen. Mit unserer Expertise, die wir in verschiedensten Projekten sammeln konnten, stehen wir Ihnen bei allen Herausforderungen zur Seite.

Ihr Roboter

Wir entwickeln Ihren Roboter und begleiten Sie von der Prozessdefinition bis hin zum Support. Zusammen ermitteln wir, welcher Typ von Roboter der sinnvollste für Ihre Prozesse und Ihre Infrastruktur ist. Sie bekommen alles, was Sie für die erfolgreiche Implementierung benötigen aus einer Hand.

FAQ

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei Robotic Process Automation (RPA) handelt es sich um eine Softwaretechnologie, die sowohl Frontoffice- als auch Backoffice-Prozesse automatisiert durchführt. Die Einsatzkräfte hinter RPA werden als Softwareroboter oder Bots bezeichnet. Diese agieren von einem virtuellen Arbeitsplatz aus und ahmen menschliche Bedienweisen im Umgang mit Computern, Anwendungen und Prozessen nach.

Wie funktioniert RPA?

RPA imitiert menschliche Verhaltensweisen, indem sich Softwareroboter in unterschiedliche Anwendungen einloggen und Aufgaben übernehmen, die bisweilen von Mitarbeitern ausgeführt wurden. Dabei handelt sich in der Regel um Routinevorgänge wie das Ausfüllen von Formularen oder das Extrahieren von strukturierten bzw. halbstrukturierten Daten aus Dokumenten.

Was sind typische Anwendungsfälle für RPA?

RPA wird zunehmend für eine Vielzahl verschiedener Tätigkeiten eingesetzt, z.B. die Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen, Realisierung von Datenübertragungen, Abrechnungserstellung und Änderung der Stammdaten in der Lohnbuchhaltung, Formulareingaben, Kundendatenpflege, Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen oder Beschwerdemanagement.

In welchen Branchen wird RPA bisher eingesetzt?

RPA eignet sich in erster Linie für den Finanzdienstleistungssektor. Allerdings ist der Einsatz in allen Geschäftsbereichen sinnvoll, bei denen regelmäßig große Datenvolumen nach klaren Vorgaben bearbeitet werden. Besonders Branchen wie Versicherungen, Energiewirtschaft, Gesundheitswesen, Telekommunikation, Verwaltung, Transport und Logistik sowie Handel und E-Commerce können von Robotern profitieren.

Was ist bei der RPA-Einführung zu beachten?

Für eine korrekte RPA-Einführung müssen auf organisatorischer wie auch prozessualer Ebene einige Aspekte beachtet werden. So gilt es auf der Ebene der Organisation ein umfassendes Engagement des Managements bzw. Teams sicherzustellen. Auf prozessualer Ebene müssen hingegen saubere Prozessanalysen und -aufnahmen durchgeführt werden, um die RPA-Projekte letztlich zum Erfolg zu führen.

Warum ist RPA derzeit so im Trend?

Das Thema RPA rückt vermehrt in den Vordergrund, da seine Technologien die Digitalisierung und Effizienzsteigerung in Unternehmen vorantreiben. RPA deckt dabei beide Aspekte gleichermaßen ab. Zum einen können Geschäftsprozesse digitalisiert und zum anderen eine Vielzahl an Büro-, Verwaltungs- und Vertriebsaufgaben effizient gestaltet werden. Hinzu kommt eine Qualitäts- und Produktivitätssteigerung, da menschliche Fehler vermieden und kürzere Reaktionszeiten auf Kundenanforderung erreicht werden können.