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Wie Sie die Benutzerverwaltung mit Softwarerobotern automatisieren können

Aaron Rudolf
1. März 2021
Benutzerverwaltung mit Softwarerobotern automatisieren

Da fehlende Berechtigungen die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter ins Stocken bringen können, ist ein schnelles und einwandfreies User-Management wichtig für die Effizienz Ihrer Firma. Dabei kann ein Softwareroboter Ihren Mitarbeitern viele eintönige, sich wiederholende Aufgaben abnehmen, sodass sich diese auf Aufgaben konzentrieren können, die menschliche Intelligenz voraussetzen. In diesem Artikel stelle ich Ihnen einige prädestinierte Beispiele in der Benutzerverwaltung vor, die Sie mit Softwarerobotern automatisieren können.

Die Anlage von neuen Nutzern

Die Neuanlage von Benutzern in einem System ist meist eine sehr monotone Aufgabe und besteht aus einer sich stets wiederholenden Reihenfolge von Schritten. Eine solch regelbasierte Aufgabe eignet sich besonders gut, um sie einem Softwareroboter beizubringen. Dieser führt dann nacheinander die nötigen Schritte zur Erstellung eines Nutzers aus und ist dabei nicht auf komplizierte Schnittstellen angewiesen. Der Roboter greift dabei auf die Applikationen zu, so wie es zuvor Ihre Mitarbeiter getan haben. Er nutzt also einen User-Account mit bestimmten administrativen Berechtigungen.

Das Löschen von Nutzern

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss auch sein User-Account irgendwann gelöscht werden, um Kartei-Leichen zu verhindern. Auch diese Aufgabe kann von einem Roboter übernommen werden. Dies funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie bei der Nutzeranlage: Sie legen eine Reihenfolge an Schritten fest, die der Softwareroboter auszuführen hat, welche zur endgültigen Löschung des Nutzers führt. So sparen Sie nicht nur Mitarbeiter-Ressourcen, sondern können auch sicherstellen, dass der ehemalige Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen kann.

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Die Vergabe von Berechtigungen

Damit Ihre Mitarbeiter effizient mit den verschiedenen Portalen und Systemen arbeiten können, brauchen sie je nach Aufgabenbereich unterschiedliche Berechtigungen. Sollte die Berechtigung nicht vorhanden sein, so stockt der gesamte Arbeitsprozess, die Mitarbeiter sind verärgert und verlieren unnötig viel Zeit. Ein Softwareroboter kann dabei helfen, Ihren Mitarbeitern die benötigten Berechtigungen zu erteilen, indem er sich im entsprechenden System einloggt und den User-Account bearbeitet. Der Roboter ist in der Lage, sowohl bei der Neuerstellung eines Nutzers die entsprechenden Berechtigungen einzustellen als auch bei spontan benötigten Berechtigungen schnellstmöglich auszuhelfen.

Ändern oder Zurücksetzen des Passworts

Sicherlich kennen Sie dieses Szenario: Sie möchten sich auf einem Portal anmelden, welches Sie nicht so häufig nutzen, doch Ihnen fällt Ihr Passwort nicht mehr ein. Auch vielen Mitarbeitern passiert dies immer wieder im Arbeitsalltag, was mit unnötigen Verzögerungen einhergeht. Damit das Zurücksetzen oder Ändern des Passworts von Mitarbeitern möglichst zeitnah erledigt wird, lohnt es sich, dauerhaft einen Softwareroboter für diese beiden Aufgaben einzusetzen. Der Roboter arbeitet sofort die benötigten Schritte ab und stellt dem Nutzer in kürzester Zeit ein neues Passwort zur Verfügung.

Meine Kollegen von Erlebe Software haben einen Password Self Service entwickelt, der Ihnen durch einen Softwareroboter bei genau dieser Problemstellung unter die Arme greift. Falls Sie an einer kostenlosen und unverbindlichen Demo-Session von diesem Angebot interessiert sind, können Sie sich gerne bei meinem Kollegen Christoph Lordieck melden.

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Password Self Service – JEDES Passwort zurücksetzen

Mit dem neuen Password Self Service können Ihre Anwender jedes Passwort in beliebigen Systemen zurücksetzen. Egal ob SAP, Salesforce, Eigenentwicklung oder ein anderes System: in Zukunft können Anwender unkompliziert jedes Passwort zurücksetzen.

Perfekt für die Automatisierung geeignet

Wie Sie sehen, sind sehr viele der Aufgaben im User-Management monoton, sich ständig wiederholend und regelbasiert. Daher eignet sich dieser Bereich hervorragend, um mithilfe von Softwarerobotern unnötig verwendete Mitarbeiter-Ressourcen frei zu schaffen. Somit werden diese Belange schneller erledigt und Ihre Mitarbeiter können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die aufgrund der Komplexität von einem Menschen bearbeitet werden müssen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Effizienz dieses Bereichs, sondern auch die Mitarbeiter-Zufriedenheit, da diese interessanteren und wertschöpfenden Aufgaben nachgehen können.

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