Lehmann&Voss&Co. setzt bei der Umsetzung der E-Rechnungsreform auf SAP DRC & BTP

Herausforderung

Änderung der Legislative für E-Invoicing und technologische Weichenstellung

Unsere Lösung

Strategisches E-Invoicing mit SAP DRC & BTP

Über das Unternehmen
Lehmann&Voss&Co

Die Lehmann&Voss&Co. ist ein Unternehmen der Chemie und vermarktet seit mehr als 125 Jahren chemische, mineralische und Kunststoff-Spezialitäten an industrielle Abnehmer. 1894 als Handelshaus in Hamburg gegründet, hat sich unser Unternehmen zu einer leistungsstarken, anwendungstechnisch orientierten Vertriebsorganisation entwickelt – mit langjährigen Verbindungen zu überwiegend ausländischen Lieferanten und mit eigenen Produktionsstätten.

Branche

Chemiehandel

Mitarbeiter

600

Standort(e)

Ausgangslage des Unternehmens

Ab dem 01.01.2027 müssen alle größeren Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen versenden können, sprich der E-Rechnungspflicht nachkommen. Lehmann&Voss&Co. erkannte frühzeitig die Notwendigkeit einer skalierbaren Lösung zur Abwicklung von B2B-E-Rechnungen, um die neuen Vorgaben erfüllen zu können.

Kurz zuvor war der Umstieg auf SAP S/4HANA erfolgt, wodurch die Nutzung der SAP Business Technology Platform (BTP) stärker in den Fokus rückte. Bereits vor Projektbeginn konnte das Unternehmen in Deutschland aufgrund einer externen Lösung E-Rechnungen empfangen. Für Italien existierte ebenfalls eine individuelle Schnittstellenlösung für den Rechnungsempfang. Diese Ansätze erfüllten zwar ihren Zweck, waren jedoch perspektivisch den Ansprüchen des Unternehmens nicht gewachsen.

Vor diesem Hintergrund entschied sich Lehmann&Voss&Co. für die Implementierung von SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Ausschlaggebend war, dass es sich um eine native SAP-Lösung handelt, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt, eine breite Länderabdeckung bietet und kontinuierlich weiterentwickelt wird. Denn blickt man über die deutschen Grenzen hinaus, zeigt sich ein heterogenes Bild: Die Fiskalvorschriften in Europa variieren von Land zu Land erheblich. Deshalb war es ihnen wichtig, keine Insellösungen für einzelne Länder aufzubauen, sondern eine zentrale, skalierbare Plattform zu etablieren.

Der erste Kontakt zu mindsquare entstand im September 2024 auf einem eigens veranstalteten Networking-Event zum Thema E-Invoicing. In weiteren Gesprächen und Webinaren überzeugte insbesondere die fachliche Expertise von mindsquare im Bereich SAP DRC. Schließlich entschied sich Lehmann&Voss&Co., mindsquare als Implementierungspartner zu beauftragen.

Beschreibung unserer Zusammenarbeit

Im März 2025 startete das Projekt mit einem strukturierten Assessment und einer Konzeptionsphase. In einem kompakten Workshop wurden die bestehenden Prozesse, die Systemlandschaft sowie die internationalen Anforderungen analysiert. Ab Juli 2025 begann dann die Implementierung von SAP DRC in Zusammenarbeit mit mindsquare. Parallel dazu wurde die Anbindung an die SAP BTP umgesetzt. Für die SAP-Anwender im Unternehmen war insbesondere die intensivere Nutzung der BTP eine neue Herausforderung. mindsquare unterstützte hierbei umfassend bei der technischen Einrichtung und auch beim Wissensaufbau der Anwender.

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Automatisierung des Rechnungsversands. SAP DRC bietet zwar eine vollautomatische Versandfunktion über Peppol, auch die automatische Verarbeitung der eDocuments ist möglich. Was jedoch hinzukam, war der E-Mailversand, der durch eine BADI-Implementierung realisiert werden musste. Diese Ergänzung der mindsquare ermöglichte einen reibungslosen, automatisierten Versandprozess.

Die Implementierung verlief insgesamt strukturiert und effizient. Standardisierte Templates erleichterten die Datenerhebung und die darauffolgende Implementierung.

„Die Zusammenarbeit mit mindsquare war äußerst effizient, professionell und zielgerichtet. Wir haben uns jederzeit gut begleitet gefühlt und konnten das Projekt sogar schneller als geplant erfolgreich abschließen. Wir sind nun bestens auf die Zukunft der Rechnungsstellung vorbereitet!“

Matthias Breitfelder

Head of SAP & Solution Architecture bei Lehmann&Voss&Co

Matthias Breitfelder

Head of SAP & Solution Architecture bei Lehmann&Voss&Co

Ergebnis der Zusammenarbeit

Mit der Einführung von SAP DRC ist Lehmann&Voss&Co. nun in der Lage, E-Rechnungen in Deutschland strukturiert und automatisiert zu versenden. Erste Kunden wurden bereits erfolgreich umgestellt. Die vollständige Migration aller relevanten Geschäftspartner erfolgt schrittweise bis zur gesetzlichen Frist. Damit ist das Unternehmen deutlich vor der verpflichtenden Einführung handlungsfähig und an die neue Gesetzgebung angepasst.

Außerdem konnte das Projekt vor dem geplanten Abschlussdatum und innerhalb des vorgesehenen Budgets realisiert werden. Eine technologische Grundlage wurde geschaffen, die Lehmann&Voss&Co. auch international nutzen kann. Weitere EU-Länder sollen folgen – beispielsweise Frankreich, wo neue gesetzliche Anforderungen ab September 2026 greifen. Ein Folgeprojekt zur Umsetzung der französischen Vorgaben ist bereits geplant. Dank der nun etablierten DRC- und BTP-Architektur verfügt Lehmann&Voss&Co. über eine solide Basis für die internationale Skalierung.

Fazit:

Anstatt eine regulatorische Pflicht zu erfüllen, hat das Unternehmen die Gelegenheit genutzt, seine E-Invoicing-Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und mit Weitblick international auszurichten und verschafft sich somit einen Wettbewerbsvorteil. Die proaktive Entscheidung für eine integrierte SAP-Lösung, kombiniert mit der Expertise von mindsquare, ermöglichte eine reibungslose Einführung und eine zukunftssichere technologische Weichenstellung. Die geschaffene Plattform bietet nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Effizienzgewinne und Skalierbarkeit für weitere Länder.

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