So unterstützen wir Sie
Von der Priorität zur spürbaren Entlastung
- Ziel- und Nutzenklärung: Was zählt bei Ihnen – Einsparung, Versorgungssicherheit, Prozessgeschwindigkeit, Regelkonformität?
- Pragmatische Bewertung: Was lohnt sich schnell, was braucht mehr Vorarbeit?
- Umsetzung als integrierte Lösung in Ihrer Systemlandschaft (z. B. ERP, Beschaffungsplattform, Dokumentenablage).
- Betriebsfähige KI: Qualität sichern, Ergebnisse überwachen, Zugriffsrechte steuern, Nachvollziehbarkeit gewährleisten.
Wir sind Ihr KI- Ansprechpartner
- Wenn Sie kurzfristig Unterstützung brauchen: erfahrene Berater und Entwickler, die verlässlich Kapazität bereitstellen.
- Wenn Sie eine konkrete Lösung umsetzen wollen: Konzeption und Umsetzung bis zur produktiven Nutzung.
- Wenn Sie dauerhaft KI betreiben und verbessern möchten: ein eingespieltes Team, das Wissen sichert und kontinuierlich weiterentwickelt.
Jetzt Ihr Beratungsgespräch sichern
Nach Ihrer Anfrage nimmt sich ein KI-Experte Zeit, um Ihre aktuelle Ausgangssituation zu analysieren und die mögliche Umsetzung von KI in Ihrer Einkausabteilung zu besprechen. Dieses Beratungsgespräch ist für Sie kostenfrei und unverbindlich.
Die Herausforderungen des Einkaufs
Im Einkauf treffen Zeitdruck, viele Beteiligte und strenge Vorgaben aufeinander. Typische Schmerzpunkte:
Zu viel Manuellarbeit: Viele Schritte von Bedarf bis Klärung – trotz Kapazitätsdruck.
Unklare Ausgabenlage: Verteilte Daten, aufwendige Auswertungen, ungenutzte Einsparpotenziale.
Maverick Buying: Kataloge/Freigaben werden umgangen, Medienbrüche im Prozess.
Späte Lieferantenrisiken: Ausfälle, Preisänderungen, Qualität, Nachhaltigkeit werden zu spät sichtbar.
Verträge & Konditionen: Schwer auffindbar oder nicht konsequent ausgeschöpft.
Zeitfresser Rückfragen: Hoher Aufwand zu Freigaben, Konditionen und Bestellstatus.
Was Sie mit KI im Einkauf erreichen
Mehr Transparenz, bessere Verhandlungsbasis, weniger Klärfälle
- Ausgabenanalyse mit System: Warengruppen sinnvoll strukturieren, Ausreißer erkennen, Einsparansätze priorisieren.
- Lieferantensteuerung mit Frühwarnung: Hinweise bündeln, Leistung bewerten, Risiken frühzeitig sichtbar machen.
- Vertrags- und Dokumentenanalyse: Relevante Klauseln finden, Abweichungen markieren, Fristen und Pflichten zuverlässig im Blick behalten.
- Weniger Reibung im Prozess: Bedarfe einordnen, unplausible Anforderungen früh erkennen, Standardfälle schneller durchsteuern.
- Assistenz für Einkauf und Bedarfsträger: Antworten aus Richtlinien, Katalogen und Bestellstatus – konsistent und nachvollziehbar.
„In meinem Alltag mit Kunden sehe ich oft das gleiche Bild: Der Einkauf verbringt viel Zeit mit Nachfragen, Suchen und Abstimmen. Wenn wir KI sauber an Kataloge, Verträge und Bestellstatus anbinden, kommen Antworten sofort – und viele Klärfälle entstehen gar nicht erst. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: bessere Konditionen, stabile Lieferanten und weniger Risiko.“
Philipp Schurr / Bereichsleiter KI bei mindsquare
Typische Anwendungsfälle von KI im Unternehmens-Einkauf
Ausgaben & Einsparungen
Warengruppen- und Lieferantenbündelung, Preisabweichungen, Rahmenvertragsnutzung, Potenziale je Werk/Standort
Anfrage, Ausschreibung & Angebotsvergleich
Unterlagen zusammenfassen, Angebote vergleichbar machen, Auffälligkeiten markieren, Argumente für Verhandlungen ableiten
Bestell- und Freigabeprozesse
Bedarfstexte einordnen, Standardpositionen vorschlagen, Klärfälle reduzieren, Freigaben sauber begründen
Verträge, Konditionen & Fristen
Vertragssuche in natürlicher Sprache, Fristen- und Konditionsüberblick, Abweichungen zu Rahmenverträgen erkennen
Regelkonformität & Nachhaltigkeit
Richtlinien prüfen, Nachweise aus Dokumentenbeständen auffindbar machen, Auditfähigkeit stärken
Lieferanten- & Stammdatenqualität
Duplikate und Fehler erkennen, Stammdaten harmonisieren, Katalog- und Konditionsdaten sauber halten, Änderungsanforderungen schneller prüfen und freigeben
Für wen unser Service zu KI im Einkauf besonders geeignet ist
Besonders, wenn …
- Sie KI im Einkauf produktiv nutzen wollen – ohne zu experimentieren
- Im Einkaufsteam mehr Anfragen ankommen als Kapazität da ist
- Die Effizienz im Einkauf erhöht werden soll
Und wenn …
- Governance & Compliance früh sauber aufgesetzt werden müssen
- Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Buy/Build/Hybrid brauchen
- ein Pilot geplant ist – aber Sie Skalierung & Betrieb von Anfang an mitdenken wollen
Häufige Fragen
Für Aufgaben mit vielen Dokumenten und Daten: Ausgabenanalyse, Angebotsvergleich, Vertragsauswertung, Risikohinweise und das Reduzieren von Klärfällen.
Ja. KI entfaltet den Nutzen dort, wo gearbeitet wird – mit Anbindung an Ihre Systeme, Datenquellen und Berechtigungen.
Nein. Wir arbeiten pragmatisch: ein klar abgegrenzter Nutzen steht im Vordergrund. Die Datenbasis verbessern wir dort, wo es den Effekt erhöht.
Durch Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung, saubere Dokumentation und nachvollziehbare Ergebnisse – von Beginn an.
Nein. KI entlastet bei Routine und Vorbereitung. Verantwortung und Entscheidung bleiben beim Einkauf.
