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SAP FICO

SAP FICO wird häufig als umfassende Bezeichnung für die SAP Module SAP FI und SAP CO verwendet.

SAP FI

Das FI-Modul von SAP ist eines der ältesten und am weitesten verbreitete Module in der SAP-Welt und umfasst sämtliche Geschäftsprozesse im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens. Dazu gehören unter anderem die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Haupt- und Nebenbuchhaltung. Die über das Modul SAP FI abgebildeten Prozesse dienen somit der doppelten Buchführung, Erfassung von Belegen auf den erforderlichen Konten und der damit einhergehenden Gewinnermittlung für externe (Finanzamt) und interne Zwecke (Geschäftsführung).

Neben einer gesetzlichen Veröffentlichung der Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) bietet das Modul auch Möglichkeiten zur Erstellung interner Auswertungen. SAP FI besitzt direkte Schnittstellen zu anderen Modulen wie HR oder SD.

SAP CO

SAP CO ist das Modul für das klassische Controlling in einem Unternehmen. Dazu gehören die Kontrolle und Analyse der Kosten, der Kostenarten und der Kostensätze, die im Unternehmen entstehen und verbucht worden sind. In der Regel berichtet das Controlling direkt an die Unternehmensführung. Dabei bedient es sich der Werkzeuge im Modul SAP CO, die umfassende Auswertungen und Analysen bereitstellen können.

Dadurch können die strategischen und operativen Unternehmensziele auf ihren Erfolg geprüft und entsprechende Rückschlüsse gezogen werden. SAP CO unterteilt sich in einige weitere Teilbereiche wie CO-PC (Produktkostenrechnung), CO-PA (Ergebnis- und Marktsegmentrechnung) oder PCA (Profit Center Accounting).

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Das Zusammenspiel zwischen SAP FI und SAP CO

Ursprünglich waren beide Module voneinander getrennt, sind aber mittlerweile auch seitens der SAP als übergeordnete Module im Bereich Rechnungswesen zusammengefasst. Das liegt insbesondere an der engen Prozessstruktur, die einen fließenden Übergang zwischen den beiden Modulen ermöglicht. Aus diesem Grund treten heute SAP FI und CO nur noch als gemeinschaftliches Modul SAP FICO auf.

Insbesondere die Finanzberichterstattung ist dicht in beiden Modulen verzahnt und breitet sich großflächig in beiden Bereichen aus. Daher ergibt im Rahmen einer Einführung des Moduls in der Regel nur eine Integration beider Teilbereich Sinn.

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Modulübersicht SAP FI

Das SAP-Modul Financials (kurz FI) bildet sämtliche Vorgänge der Finanzbuchhaltung ab. Wie bereits eingangs erwähnt wurde, gehören dazu die Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, die in Haupt- und Nebenbüchern dargestellt werden. SAP hat die Prozesse in dem Modul so gestaltet, dass sie nach einem Belegprinzip mit lückenloser Bilanz- und Einzelbelegprüfung arbeiten. Automatische Fortschreibungen garantieren einen offenen, integrierten Datenfluss. Sämtliche Buchungen im Finanzwesen erzeugen immer eine entsprechende Buchung im Hauptbuch.

Die Bücher im Rechnungswesen

Bücher im Rechnungswesen

Bücher im Rechnungswesen

Das Hauptbuch, auch als General Ledger bezeichnet, ist das wichtigste Buch im Modul SAP FI. Es stellt die Basis für die Aufstellung einer Bilanz und einer GuV dar. Neben dem Hauptbuch kommen eine Vielzahl von Nebenbüchern zum Einsatz. Diese sind nach Kreditoren, Debitoren und Anlagen kategorisiert. Zudem gibt es noch Bücher für Kassen-, Wechsel- und Scheckvorgänge. Die Nebenbücher sind unmittelbar mit dem Hauptbuch verbunden und die jeweiligen Salden erzeugen einen Eintrag im Hauptbuch. Es folgt eine Übersicht über die wichtigsten in SAP FI verfügbaren Bücher:

FI-GL: Hauptbuchhaltung (General Ledger)

Die Aufgabe der Hauptbuchhaltung im SAP ERP ist die ganzheitliche Darstellung des externen Rechnungswesens, was über einzelne Konten in der Hauptbuchhaltung realisiert wird. Die damit erreichte Sammlung und Aufnahme aller Geschäftsvorfälle in einem integrierten betriebswirtschaftlichen Softwaresystem hilft hierbei und sorgt dafür, dass die Kontenführung jederzeit vollständig und ausgeglichen ist. Hervorzuheben ist hierbei, dass die Hauptbuchhaltung an allen Stellen im SAP-System integriert ist, an welchen buchhaltungsrelevante Belege erzeugt werden.

So zum Beispiel an folgenden Stellen:

  • Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
  • Materialwirtschaft (SAP MM)
  • Personalwesen (SAP HCM)
  • Debitorenbuchhaltung (FI-AP)
  • Kreditorenbuchhaltung (FI-AR)
  • Finanz- und Risikomanagement (SAP TRM)

Die Hauptbuchhaltung in SAP FI bietet jedoch noch mehr als nur die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.

FI-AP: Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable)

In der Kreditorenbuchhaltung im SAP werden alle buchhalterisch relevanten Informationen zu einzelnen Kreditoren erfasst und abgebildet. Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Verarbeitung der Eingangsrechnungen, z. B. von Lieferanten. SAP bildet in dieser Komponente auch Funktionen wie das automatische Zahlen von Rechnungen, die Verwaltung von offenen Posten und das Stammdatenmanagement der Kreditoren hab.

FI-AR: Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable)

Die Debitorenbuchhaltung ist das Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung: Hier werden alle buchhalterisch relevanten Informationen zu Debitoren erfasst. Neben dem Stammdatenmanagement und allen buchhalterisch relevanten Geschäftsvorfällen bietet SAP FI-AR hier noch eine Automatisierung von Zahlungen (z. B. Lastschrift oder Anzahlungen).

FI-AA: Anlagenbuchhaltung (Asset Accounting)

Die Anlagenbuchhaltung dient in SAP der Verwaltung und Überwachung des gesamten Sachanlagevermögens. Neben der klassischen Anlagenbuchhaltung, die den kompletten Lebenszyklus eines Anlagegutes – von der Beschaffung über Abschreibung bis zum Abgang – abbildet, bietet SAP in dieser Komponente noch Funktionen für Leasingabwicklung, Konsolidierungsvorbereitung und ein Informationssystem.

FI-BL: Bankbuchhaltung (Bank Ledger)

Im Modul FI-BL kann im Unternehmen der gesamte Zahlungsverkehr zu Banken kontrolliert werden. Dazu gehört auch die Verwaltung von Bankenstammdaten und die Bestandsdisposition (Scheck- und Wechselverwaltung) sowie das Festlegen von Zahlungsformularen und Zahlungsverfahren unter der Berücksichtigung von nationalen Besonderheiten.

FI-SL: Spezielle Ledger (Special Purpose Ledger)

Die Komponente FI-SL erlaubt es, für das Berichtswesen eigene Ledger (Bücher) anzulegen und zu pflegen. Die selbstangelegten Ledger können nach beliebigen Kontierungsbegriffen sowohl als Hauptbuch als auch als Nebenbuch geführt werden. Mögliche Kontierungsbegriffe sind hierbei die SAP-Dimensionen (Konto, Kostenstelle, Geschäftsbereich oder Profitcenter) oder selbstdefinierte Dimensionen (Region).

FI-TV: Reisemanagement (Travel Management)

Die von SAP angebotene Komponente zum Reisemanagement bildet den kompletten Prozess einer Geschäftsreise ab, von der Beantragung über die Planung bis hin zu Abrechnung der Reise. Durch die Abbildung des kompletten Prozesses besitzt das Reisemanagement die Fähigkeit, z. B.: die Reisekosten mit im Zahllauf abzurechnen oder die Ergebnisse der Abrechnung an die einzelnen Funktionsbereiche weiterzuleiten.

Kontenpläne und Sachkontenstämme

Der Kontenplan enthält sämtliche Sachkontenstammsätze und bildet das Verzeichnis aller Sachkonten ab. Jedem Buchungskreis im Unternehmen kann der benötigte Kontenplan bereitgestellt und angepasst werden. Dadurch ist es möglich, Konten einzufügen, zu ändern oder zu entfernen. Die Kontenpläne können so angepasst werden, dass sie den internationalen Rechnungslegungsvorschriften entsprechen.

Im Standard ist je einem Buchungskreis ein Kontenplan zugeordnet, jedoch kann ein Kontenplan durchaus mehreren Buchungskreisen zugeordnet sein. Insbesondere mit Blick auf die Definition übergreifender Kostenrechnungskreise, die mehrere Buchungskreise zusammenfassen, ist dies häufig Gegenstand in der Praxis.

Die Sachkontenstämme sind Grundlage für einheitliche Konten im Unternehmen. Bezugnehmend auf einen konsolidierten Jahresabschluss ist es von großer Bedeutung, dass auch buchungskreisübergreifend ein einheitlicher Nummernkreis im Bereich der Sachkontenstämme besteht. Dies gewährleistet eine konsolidierte Bilanz durch die Werkzeuge im Modul FI. Die Stammsätze können zudem so angepasst werden, dass sie auch länderübergreifend mit den jeweiligen Währungen der Buchungskreise arbeiten können.

Modulübersicht SAP CO

Das Modul SAP CO stellt Informationen für Entscheidungsträger im Management bereit. Sämtliche Prozesse des Unternehmens können mithilfe des Controllings koordiniert, überwacht und optimiert werden. Mittels der Werkzeuge im SAP CO können Abweichungen der Ist- und Plandaten ermittelt und die kostentechnischen Ereignisse im Unternehmensumfeld dokumentiert werden. Das Gemeinkostencontrolling, das Produktkostencontrolling, die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung und die Profitcenterrechnung gehören zudem zu den wichtigsten Grundfunktionen.

Modulübersicht SAP CO

Modulübersicht SAP CO

CO-OM: Das Gemeinkostencontrolling (Overhead Cost)

Mittels SAP CO haben Controller die Möglichkeit, die Gemeinkosten im Unternehmensumfeld zu planen, zu steuern und zu überwachen. Sie dient damit als notwendige Grundlage, um im Produktkostencontrolling und in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung auf aussagekräftige Ergebnisse zu kommen. Zu den Gemeinkosten gehören beispielsweise die Fixkosten, die Prozesskosten und die Komplexitätskosten. Der Anteil dieser Kostenarten ist im Vergleich zu den Gesamtkosten so hoch, dass sie stetig das Ziel einer umfassenden Auswertung sein sollten.

Das Modul CO bietet zu diesem Zweck eine Vielzahl von Werkzeugen an, die bei der Kostenkontrolle, aber auch bei der Entscheidungsfindung helfen können. Die Gemeinkosten unterteilen sich in bestimmte Kategorien, die die einzelnen Gemeinkosten definieren und voneinander abgrenzen. Dazu gehören unter anderem:

  • die Mengen- und Preiskomponenten,
  • die individuellen Kostenarten,
  • die fixen und variablen Gemeinkosten,
  • die in Prozessen und der Produktion angefallenen Kosten
  • u.v.m.

Besonders die Planungswerkzeuge im Modul CO können unternehmensweite Standards festlegen, die eine Kontrolle und Bewertung der internen Kosten ermöglichen. Zu den regelmäßigen Aufgaben der Anwender im Modul CO gehört zudem die Gegenüberstellung der Plankosten mit den entsprechenden Ist-Kosten. Am Ende einer Buchungsperiode können diese Kosten ausgewertet und mit der geplanten Strategie abgeglichen werden.

Das Modul ist so konzipiert, dass es die komplexe und weitreichende Arbeit mit den Gemeinkosten vollständig in einem System abbilden kann. In der Vergangenheit war dies abseits des SAP ERP-Systems nur durch den Einsatz größerer Softwarepakete möglich.

CO-PC: Das Produktkostencontrolling (Profitability Analysis)

In diesem Bereich werden die Kosten der Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens analysiert. Dabei können Produkte oder Dienstleistungen in ihre einzelnen Komponenten zerlegt und die jeweiligen Kosten ausgewertet werden. Auf diesem Weg kann im Controlling eine transparente Kalkulation angelegt und geplant werden. Das Produktkostencontrolling gibt daher eine Übersicht in dem so wichtigen Bereich der Produktionskosten, der sich im Wettbewerb auch bei der Preisbildung als besonders nützlich erweist.

Umfassende Tools erlauben im SAP CO eine detaillierte Betrachtung der Rentabilität eines Produktes oder einer Dienstleistung des Unternehmens.

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CO-PA: Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Profitability Analysis)

Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung dient zur Ermittlung des Deckungsbeitrags und des Gewinnes des Unternehmens. Die Komponente CO-PA bietet hier auch eine segmentweise Betrachtung, z. B. nach Geschäftseinheiten oder Marktsegmenten. Marktsegmente können sich zum Beispiel aus Kunden, Produkten, Aufträgen oder eine Kombination dieser zusammensetzen. Aktuell werden in der Ergebnisrechnung die Formen der buchhalterischen Ergebnisrechnung und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung unterstützt.

EC-PCA: Die Profitcenterrechnung (Profit Center Accounting)

Historisch betrachtet war die Profitcenterrechnung lange Zeit ein eigenständiges Untermodul im Hauptmodul CO. Dementsprechend konnte es durch spezifische Programme und eigene Customizing-Einstellungen ausgeführt und modifiziert werden. Mit der Einführung des ERP-Release 6.0 wurde die Profitcenterrechnung jedoch fester Teil in der Funktionslandschaft von SAP CO und gliederte sich in die übrigen Teilbereiche ein. Dies lag hauptsächlich an der Entwicklung und Einführung des neuen Hauptbuchs im Modul CO, welches nicht unwesentliche Synergien mit der Profitcenterrechnung aufweist.

Ein Profitcenter kann als organisatorischer Teilbereich angesehen werden, dessen Erfolg gesondert betrachtet wird. Dies bietet Controllern die Chance, bestimmte Aktivitäten und Unternehmensbereiche in eigene Profitcenter auszulagern, um eine noch detailliertere Übersicht der Gewinne und Verluste aufzustellen. Die Einteilung nach Profitcentern verhindert demnach die Falschaussage über eine betrachtete Kostenstelle aufgrund unrentabler Teilbereiche.

Im Modul SAP CO sind die Profitcenter mittlerweile größtenteils eine Einstellungssache im SAP-Customizing. Hier können Unternehmenspräferenzen und individuelle Betrachtungswünsche der Profitcenterrechnung eingestellt werden. Neben dem Customizing ist auch die Stammdatenanlage ein wesentlicher Faktor im Umgang mit Profitcentern im SAP ERP-System.

Im SAP Standard ist der Aufbau der Stammdaten größtenteils identisch zu den Kostenstellen. In der Praxis bildet ein Profitcenter ein gespiegeltes Kontierungsobjekt ab, welches jede Buchung des betrachteten Kontierungsobjektes erfasst und kontiert. Eine Auswertung der Profitcenter erfolgt schließlich in der GuV.

Zusammenfassung

Das Modul SAP FICO umfasst sämtliche Geschäftsprozesse im Bereich der innerbetrieblichen Kostenanalyse und der externen Kostenerfassung. Während die beiden Module FI und CO originär getrennt waren, sind sie mittlerweile aufgrund der eng verzahnten Prozessstruktur als Zusammenschluss im Bereich des Rechnungswesens des SAP-ERP-Systems bekannt.

Beide Module bieten den Finanzbuchhaltern und Controllern eine Vielzahl von Werkzeugen, die die Arbeit erleichtern und Entscheidungsträgern eine Übersicht der Möglichkeiten bieten sollen. Dies ermöglicht eine enge Zusammenarbeit der Abteilungen im Unternehmen und sorgt für eine umfassende Planung der strategischen und operativen Unternehmensziele.

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