So setzen Sie Softwareroboter im Handel ein

10. Mai 2021

Gerade im Handel ist Effizienz und cleveres Einsetzen der Mitarbeiter-Ressourcen essenziell, um im nationalen und internationalen Vergleich wettbewerbsfähig zu bleiben. Die digitale Modernisierung im eigenen Unternehmen spielt dabei eine immer größere Rolle. Neue Fortschritte in Bereichen wie Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz bringen ganz neue Möglichkeiten mit sich. So können Sie digitale Mitarbeiter in Form von Softwarerobotern für Ihr Unternehmen einsetzen und monotone Aufgaben auf sie übertragen. Wie genau das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

RPA ist vielseitig einsetzbar

Vielleicht haben Sie Robotic Process Automation (RPA) bereits in einigen anderen Zusammenhängen kennengelernt, doch auch im Handel können Unternehmen viel von den digitalen Mitarbeitern profitieren. Vor allem manuelle, regelbasierte und häufig wiederholte Tätigkeiten eignen sich für die Automatisierung mithilfe eines Softwareroboters.

Im IT Service Management beispielsweise können Aufgaben wie die Ticketbearbeitung und das Verteilen dieser, oder auch die Rücksetzung von Passwörtern übernommen werden. Aber auch handelsspezifische Tätigkeiten können automatisiert werden, sodass Ihr Unternehmen von der Effizienz eines Roboters profitieren kann, welche ich Ihnen hier veranschaulichen möchte.

Um den Nutzen von RPA in einem Handelsunternehmen genauer zu beleuchten, schauen wir uns nun einmal eine Beispielsituation an. In diesem Beispiel geht es um ein fiktives Unternehmen namens Lebensmittel24 GmbH, welches Lebensmittel produziert und an verschiedene große Handelsketten verkauft.

Ausgangssituation: Doppelte Arbeit und Zeitverschwendung

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Im Gespräch mit einem Kunden verkauft ein Vertriebsmitarbeiter von der Lebensmittel24 GmbH 10.000 Packungen Spaghetti. Der Mitarbeiter trägt die Informationen über den Verkauf in das CRM-System Salesforce ein. Nach einiger Zeit beschäftigt sich ein Office-Mitarbeiter mit dem Verkauf. Er loggt sich bei Salesforce ein und öffnet die Verkaufsinformationen. Dann kopiert er diese aus dem Salesforce und fügt sie in das ERP-System von Lebensmittel24 ein. Allerdings muss er noch einige Details hinzufügen, wie beispielsweise das individuelle Verpackungsdesign der Handelskette. Sobald alle benötigten Daten in dem Interface des ERP-Systems eingetragen sind, muss er diese noch synchronisieren und abspeichern. Erst dann kann die Produktion der Spaghetti-Packungen gestartet werden.

Das Problem dieses Prozesses ist die Ineffizienz aufgrund der doppelten Arbeit, die der Office-Mitarbeiter verrichtet. Das Kopieren der Daten aus Salesforce in das ERP-System ist zudem fehleranfällig und nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch. Außerdem ist die Reaktionszeit schlecht, da der Office-Mitarbeiter erst andere Aufträge fertigstellen muss, bis er sich diesem neuen Verkauf widmen kann. Dadurch kann es Stunden oder sogar Tage bis zum Start der Produktion dauern, da ausgelastete Mitarbeiter und Feiertage die Bearbeitung verzögern. Auch die Skalierbarkeit des Prozesses ist eingeschränkt, da das Unternehmen nicht so einfach je nach Bedarf unzählige Mitarbeiter einstellen oder entlassen kann. Lebensmittel24 wäre so z. B. mit der extrem gesteigerten Lebensmittel-Nachfrage aufgrund der Hamster-Käufe in den ersten Monaten der Corona-Pandemie völlig überfordert gewesen.

Lösung: Nutzung eines Softwareroboters

Glücklicherweise realisiert Lebensmittel24 diese Probleme und beginnt damit, einen Softwareroboter die Arbeit des Office-Mitarbeiters ausführen zu lassen. Der Office-Mitarbeiter kann sich so auf seine wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren und das Unternehmen verliert keine Mitarbeiter-Ressourcen auf unnötige Doppelarbeit.

Der Vertriebsmitarbeiter gibt weiterhin die Daten in das CRM-System ein, doch ab dann greift der Softwareroboter ein. Er liest sich sofort die eingetragenen Informationen durch und kopiert sie aus dem CRM- in das ERP-System. Zudem fügt er die zusätzlichen Informationen ein, synchronisiert sie und speichert alles ab. Dabei kann er den Vertriebsmitarbeiter oder sogar den Kunden von Lebensmittel24 parallel über jeden Schritt informieren. Schon ein paar Sekunden nach der Auftragserstellung durch den Vertriebsmitarbeiter gibt der Softwareroboter den Startschuss für die Produktion.

RPA in einem Handelsunternehmen wie Lebensmittel24 kann also durch eine sehr geringe Fehlerquote, eine schnelle Reaktionszeit und einfache Skalierbarkeit brillieren. Ein solcher Softwareroboter kann außerdem schnell dupliziert werden, um hohe Belastungsspitzen abzufangen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auch in Ausnahme-Situationen wie der Corona-Pandemie zu garantieren.

Webinar: Robotic Process Automation – So gelingt Ihnen die Einführung von Softwarerobotern

In diesem Live-Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit RPA anfangen können und wie so ein Projekt abläuft.

Hohe Kosteneinsparung durch schnellen ROI

RPA kann Ihrem Unternehmen eine Menge Zeit, Geld und Mitarbeiter-Ressourcen sparen. Studien belegen, dass bis zu 70 % aller betrieblichen Prozesse teilweise oder sogar vollständig automatisierbar sind. Der ROI (Return of Investment) tritt in der Regel schon nach 3 bis 6 Monaten ein, was die entstehende Kosteneinsparung beeindruckend vor Augen führt. Auch in vielen weiteren Bereichen kann ein Softwareroboter zu mehr Effizienz und Präzision verhelfen. Gerade aufgrund der vielzähligen Konkurrenz im Handel, gewinnt das Nutzen von digitalen Robotern immer mehr an Bedeutung.

Wenn Sie mehr zum Thema RPA und dem genannten Beispiel erfahren wollen, empfehle ich Ihnen mein Webinar „Robotic Process Automation im Handel – So automatisieren Sie Ihren Vertrieb” anmelden, um weitere Informationen zu erhalten.