SAP Business ByDesign

Tim Lutz

25. September 2024

Die Cloud-Software ist so konzipiert, dass bereits nach einer sehr kurzen Implementationsphase der Go-live forciert werden kann. SAP Business ByDesign enthält dabei alle wichtigen Eigenschaften und Funktionen, die ein standardisiertes ERP-System mit sich bringen sollte. Beginnend beim Kundenmanagement, über die Beschaffung und das Supply Chain Management bis hin zum Finanz- und Personalwesen deckt die Lösung sämtliche Geschäftsbereiche ab.

Die Eigenschaften von SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign stellt eine Alternative zum klassischen Betrieb des SAP ERP-Systems in einem Rechenzentrum dar. Die vollständig in die Cloud ausgelagerte Lösung überzeugt durch eine hohe Dynamik und Flexibilität, ohne dabei auf wichtige Funktionen oder Prozesse zu verzichten.

SAP Business ByDesign ist in acht Bereiche unterteilt, die, angelehnt an die gewohnten Module aus SAP, alle relevanten Unternehmensbereiche abdecken. Das Besondere an der Lösung aus der Cloud ist Möglichkeit, plattformunabhängig von Computern, Laptops, Tablets und Mobiltelefone auf das System zugreifen zu können. Dadurch wird das Arbeiten mit SAP nicht nur bequemer, es ergeben sich auch völlig neue Möglichkeiten zur Gestaltung von Meetings und Konferenzen.

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Interessierte Unternehmen haben die Möglichkeit, entweder eine vorkonfigurierte Lösung einzusetzen oder ihre bestehenden Geschäftsprozesse durch Modifikationen abbilden zu lassen. Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der zu implementierenden Prozesse ergibt sich die benötigte Zeit zur Realisierung der Lösung. Dennoch sollte diese in der Regel kürzer sein, als bei der Einführung einer lokalen Installation im eigenen Rechenzentrum. Daher ist SAP ByDesign vor allem bei schnell wachsenden Unternehmen des Mittelstands beliebt, die sich keine intensive und langfristige Einführungsphase erlauben können. Die vorkonfigurierten Standardlösungen sind bereits in wenigen Wochen einsatzbereit. Kundeneigene Anpassungen sind im Nachhinein auch bei den fertigen Systemen ohne weiteres möglich.

Das Lizenzmodell

SAP Business ByDesign basiert auf einem Abonnement-Modell mit monatlichen Kosten. Die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung gliedert sich in eine Grundgebühr und in Kosten je Nutzer auf. Die Kostengestaltung ist dabei transparent gehalten und wird mit festen Preisen beworben. Demnach beträgt die Grundgebühr 1500 € im Monat und ein Nutzer kostet, je nach Variante, zwischen 15 und 133 Euro.

In dem Preis sind eine Produktiv- und eine Testumgebung sowie drei frei definierbare länderspezifische Versionen enthalten. Darüber hinaus sind die vierteljährlichen Releases Teil des Pakets. Die Abonnementoptionen der Nutzer teilen sich in dem Zusammenhang in drei Varianten auf: die Selfservice-User, die Team-User und die Enterprise-User. Diese Varianten richten sich dabei nach den Zugangsmöglichkeiten und dem Funktionsumfang, die ein Nutzer im System erhält.

So kann ein Selfservice-User standardisierte Routineaufgaben abarbeiten. Dazu gehören unter anderem die Zeiterfassung und die Abrechnung von Spesen. Die Rolle des Selfservice-Users ist demnach für Mitarbeiter mit klassischen Verwaltungsaufgaben vorgesehen. Der Team-User hat Zugriff auf das Customer Relationship Management, die Projektmanagement-Tools und das Supply Chain Management. Je nach Funktionsbereich kann er Teamaktivitäten steuern und auf spezielle Werkzeuge für seinen Arbeitsbereich zugreifen. Die teuerste Abonnementoption ist den Enterprise-Usern vorbehalten. Anwender in dieser Kategorie haben einen Vollzugriff auf sämtliche Kernbereiche der Cloud-Lösung. Für Unternehmen ergibt sich dadurch der Vorteil, dass für Nutzer, die generell nur wenige Teilbereiche des ERP-Systems bedienen, nicht derselbe Preis wie bei den Enterprise-Usern gezahlt werden muss. Dadurch können die Anwender in zugeschnittene Rollen eingeteilt werden.

Die Kernbereiche von SAP Business ByDesign

Wie zuvor bereits erwähnt, gliedert sich SAP Business ByDesign in acht Kernbereiche auf, die jeweils bestimmte Geschäftsbereiche abdecken. Diese Bereiche umfassen jeweils bestimmte Funktionalitäten, die mit dem modularen Aufbau des klassischen SAP ERP-Systems vergleichbar sind. Die Cloud-Lösung ist so konzipiert, dass sie flexibel an die Unternehmensbedürfnisse anpassbar ist. Sollten Kernbereiche generell nicht benötigt werden, können diese einfach abgeschaltet werden. Ein nachträgliches Hinzufügen von Kernbereichen ist ebenso möglich.

Das Finanzwesen

Das Finanzwesen in SAP Business ByDesign erfüllt sämtliche gesetzliche und fachliche Anforderungen, die an eine softwaregestützte Buchhaltung gestellt werden können. Die Unternehmen erhalten jederzeit den Überblick im Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagement und können ihren Zahlungsverkehr und ihre Liquidität planen und überwachen. Der Kernbereich deckt das komplette externe und interne Rechnungswesen ab und bietet entsprechende Schnittstellen für Wirtschaftsprüfer. Interne Kostenströme können transparent analysiert und ausgewertet werden und in Echtzeitberichte überführt werden. Gesetzliche Vorschriften, wie Steuererklärungen und Bilanzen, können durch die unterstützenden Werkzeuge im Finanzwesen ebenfalls ohne weiteres erzeugt werden.

Das Personalwesen

Im Personalwesen können Spesen abgerechnet und Arbeitszeiten erfasst werden. Der Kernbereich fungiert als vollumfängliche Lösung zur Verwaltung sämtlicher Mitarbeiterdaten und -aufgaben. Ermöglicht wird dies aufgrund umfassender Schnittstellen in die anderen Kernbereiche von SAP Business ByDesign. Durch einen automatisierten Workflow-Prozess können Berechtigungsanfragen und Freigabeanforderungen bequem an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Auch das Personalmanagement ist Teil des Personalwesens. Dazu gehören das Bewerbermanagement und die Abwicklung von Einstellungs- und Eingliederungsvorhaben. Digitale Mitarbeiterakten vereinfachen zudem die Verwaltung einzelner Mitarbeiter erheblich.

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Das Projektmanagement

Unternehmen können mit SAP Business ByDesign ihr Projektmanagement zentral in einem System verwalten und koordinieren. Beginnend bei der Planung über die Durchführung bis hin zur Budgetverwaltung eines Projektes kann jede Projektphase abgebildet werden. Jede beteiligte Partei eines Projektes kann Zugriff auf die Ressourcen und die Reporting-Tools des ERP-Systems gewährt werden, sodass der Projektfortschritt transparent dokumentiert werden kann. Darüber hinaus bietet die Lösung auch Verwaltungswerkzeuge, wie die Erfassung von Reisekosten und Spesen im Falle von projektbedingter Reisetätigkeiten.

Der Einkauf

Im Kernbereich Einkauf können Unternehmen ihre Beschaffungs- und Einkaufsprozesse abbilden und auf das vollumfängliche Produzenten- und Lieferantenmanagement zugreifen. Durch die Integration der aus SAP Ariba bekannten Funktionen können Einkäufer einen schlanken Einkaufsprozess durchlaufen, der durch ein großes Netzwerk an Produkten und Lieferanten überzeugt. Der geführte Einkauf ermöglicht eine unkomplizierte Beschaffung der benötigten Produkte und lässt sich auf die strategischen Vorgaben der Unternehmensführung beschränken. Beschaffungsanträge können automatisch an die jeweiligen Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet werden. Das spart Zeit für andere Aufgaben und vereinfacht die Vergabe von Berechtigungen im großen Maße. Kontrollfunktionen, wie Duplikats- und Rechnungsprüfungen, garantieren eine hohe Sicherheit beim Einkauf neuer Waren und Güter.

Die Logistik

Eine effiziente Logistik ist ein wichtiger Geschäftsbereich und bedarf entsprechende Kontrolle und Überprüfung. In SAP Business ByDesign ermöglicht die Logistik eine transparente Bestandsführung von Waren und Lieferungen. Wareneingänge und Umlagerungen können selbst in komplexen Formen im System abgebildet werden und durch übersichtliche Auswertungen nachvollzogen werden. In bestimmten Branchen spielt auch die Abwicklung von Retouren eine große Rolle. Die Logistikprozesse sind daher so gestaltet, dass sie sämtliche Schritte einer Retourenabwicklung darstellen und sich daraus ergebene Aufgaben vollautomatisch durchführen können. Der Kernbereich verbindet also alle beteiligten Abteilungen, von Wareneingang über den Versand bis zur Retoure, miteinander und dient als eine zentrale Kommunikationsinstanz.

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Die Produktion

In der Produktion können Unternehmen ihre Lager- und Fertigungsprozesse abbilden. Die flexible Lösung kann auf die meist sehr individuellen Prozesse angepasst werden, die gleichzeitig auch die Wirtschaftlichkeit dieser Prozesse prüft. Die Produktion umfasst die Vorbereitung und Planung von Produktionsvorhaben und stellt entsprechende Qualitätsprüfungen bereit. Ein nachvollziehbarer Informationsaustausch ergibt sich durch anpassbare Druckformulare, wie Lieferscheine oder Auftragsdokumente.

Der Vertrieb

Die Beziehung und Akquisition von Kunden ist überlebensnotwendig für Unternehmen aller Art. Daher bietet SAP Business ByDesign auch hier einen passenden Kernbereich, der das Kundenmanagement und die Angebots- und Auftragsverwaltung abdeckt. Schnittstellen zur strategischen Unternehmensplanung übermitteln wichtige Informationen zur Kundengewinnung und zur Absprungrate. Gleichzeitig weisen entsprechende Tools auf Chancen und Risiken hin, die wichtige Hinweise zu einer möglichen Umsatzveränderung liefern.

Das Marketing

Im Marketing können Zielgruppen erfasst, Marketingkampagnen geplant und Wettbewerber analysiert werden. Die Lösung vereint sämtliche Aktivitäten aus der Werbung und dem Online-Marketing an einer Stelle und zeigt die entsprechenden Erfolge und Misserfolge auf. Verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten geben Aufschluss über die generierten Leads und potenzielle Fehler bei der Gewinnung von Neukunden. Im gleichen Maße können Mitbewerber analysiert werden und auf mögliche Vorstöße frühzeitig reagiert werden. Auch die Bedeutung von Zielgruppen kann in Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen berücksichtigt werden. So können Kampagnen und Werbemaßnahmen zielgerichtet auf das gewünschte Publikum ausgerichtet werden.

Datenschutz und Datensicherheit

Cloud-Diensten werden oftmals schwache Maßnahmen im Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit vorgeworfen. Die SAP hat diesbezüglich eine strenge Datenschutzrichtlinie ausgerufen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt.

Datenschutzbeauftragte überwachen die Einhaltung dieser Richtlinie auf Seiten der SAP und die Mitarbeiter im Bereich der Cloud-Lösung werden nach eigener Aussage regelmäßig geschult und sensibilisiert. Die technische Umsetzung der Vorschriften wird durch moderne und sichere Rechenzentren realisiert, die Datenverluste durch redundante und zuverlässige Systeme verhindern. SAP Business ByDesign unterliegt regelmäßigen Prüfungen zur Einhaltung aktueller Compliance- und Sicherheitsstandards und die Datensicherheit ist durch eine Zertifizierungsstelle bestätigt.

Websession: SAP Business ByDesign

Sie haben Fragen zur Implementierung von SAP Business ByDesign? In unserer kostenlosen Websession beantworten wir sie alle. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

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Fazit

SAP Business ByDesign ist ein cloud-basiertes ERP-System, welches insbesondere für schnell wachsende Unternehmen des Mittelstands interessant ist. Durch seinen skalierbaren Ansatz kann das System flexibel an das Unternehmensumfeld angepasst werden, ohne dabei in seiner Funktionalität eingeschränkt zu sein. Das zeigt sich auch in dem kundenfreundlichen Abonnement-Modell, welches auf monatliche Zahlungen ausgelegt ist.

Neben einer festen Grundgebühr werden lediglich Zahlungen für Nutzerlizenzen fällig. Diese richten sich an die Aufgaben des Anwenders und sind in ihrer Funktionalität beschränkt. Unternehmen können ihre Mitarbeiter somit flexibel nach Aufgabengebiet einteilen und entsprechend zugeschnittene Lizenzen erwerben.

SAP Business ByDesign überzeugt zudem durch eine schnelle Implementationszeit und eine kurze Schulungsdauer. Bereits nach wenigen Wochen kann das ERP-System aus der Cloud in Betrieb genommen werden. Vorgefertigte Systeme sind sogar noch schneller einsatzbereit. Lediglich stark angepasste Umgebungen benötigen eine längere Zeit bis zur Realisierung. Die SAP platziert ByDesign somit als Alternative zum klassischen SAP ERP-System im unternehmenseigenen Rechenzentrum und kommt kleineren Unternehmen somit einen Schritt entgegen.