HCM Berechtigungen

Guido Klempien

19. September 2024

Bedeutung von HCM Berechtigungen

Unternehmen müssen jederzeit Auskunft geben können, wer in welchem Umfang auf welche Unternehmensdaten Zugriff hat, um Wirtschaftsprüfungen zu bestehen und gleichzeitig auch Compliance-Anforderungen einzuhalten.

Klare und durchdachte Berechtigungskonzepte minimieren das unternehmerische Risiko durch Datendiebstahl und senken die Gefahr von Schäden, die durch fehlerhafte Bedienung entstehen, indem nur die Funktionen und Sichten freigegeben sind, die der jeweiligen Mitarbeiter wirklich für seine Aufgabe benötigt.

Typen von Berechtigungskonzepten

Es lassen sich drei verschiedene Typen von Berechtigungskonzepten unterscheiden.

• Allgemeine Berechtigungen
• Strukturelle Berechtigungen
• Kontextabhängige Berechtigungen

Allgemeine Berechtigungen

Die allgemeinen Berechtigungen sind normale Berechtigungsobjekte im SAP HCM, die den Zugriff auf PA-/PD-Infotypen (Tabellen PAnnnn / HRPnnnn), Cluster für die eigene Person oder für andere Personen regeln. Typische Berechtigungsobjekte sind dabei „P_PERNR“, „P_ORGIN“, „P_ORGXX“, „PLOG“ und „P_PLCX“.

Die allgemeinen SAP Berechtigungen werden am häufigsten verwendet. Sie sind so lange sicher und ausreichend, wie ausschließlich die Perosonalabteilung Zugriff auf das SAP HCM System hat. Können weitere User auf das System zugreifen und möchte man den Zugriff auf die HR-Daten limitieren, muss der Organisationsschlüssel des Infotypen 1 (VSDK 1) hart in die Berechtigungsrollen eingepflegt werden. Werden nun aber ESS/MSS genutzt, bei denen jeder Manager eine eigene Berechtigungsrolle erhalten muss, wird die Pflege über allgemeine Berechtigungen sehr unübersichtlich. Wartung und Pflege des Berechtigungskonzepts werden aufwändig und die undurchsichtigen Strukturen können den Wirtschaftsprüfer auf den Plan rufen.

Strukturelle Berechtigungen

Wird das SAP mit einem Organisationsmanagement verwendet, eignet sich die Vergabe von strukturellen Berechtigungen. Hierbei wird auf Basis von Auswertungswegen im Organisationsstrukturbaum definiert, wer gesehen werden darf, aber nicht was gesehen werden darf. Strukturelle Berechtigungen können daher nur zusammen mit allgemeinen Berechtigungen vergeben werden.

Die Ermittlung von Berechtigungen erfolgt über sogenannte Berechtigungsprofile. Diese definieren, wie auf dem Org-Baum gesucht werden kann. Funktionsbausteine ermöglichen es, unter beliebige Kriterien Objekte aus dem Organisationsmanagement zu hinterlegen. Auf diese Weise sind strukturelle Berechtigungen sehr flexibel.

Ein wesentlicher Nachteil von strukturellen Berechtigungen im HCM ergibt sich aus der Tatsache, dass manche Mitarbeiter mehrere Rollen, z.B. für verschiedene Teams, mit unterschiedlichen Berechtigungsumfängen in sich vereinen. Diese Differenzierung gelingt über strukturelle Berechtigungsvergaben nicht immer, sondern lässt sich über kontextabhängige Berechtigungen abbilden.

Kontextabhängige Berechtigungen

Kontextabhängige Berechtigungen kombinieren die allgemeinen und strukturellen Berechtigungen. Mit ihrer Hilfe ist eine sehr fein granulare Berechtigungsvergabe mit einer lückenlosen Funktionstrennung möglich. Kontextabhängige Berechtigungen ergänzen Berechtigungsobjekte durch strukturelle Berechtigungsprofile.

Im Ergebnis werden also Berechtigungen nur noch für die Objekte eines bestimmten Berechtigungsprofils vergeben.

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