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HR-Software

Guido Klempien
Knowhow » SAP HR » HR-Software
 - 21. Oktober 2020

Den Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens bilden qualifizierte Mitarbeiter. Aufgrund des vorherrschenden Fachkräftemangels wird es immer schwieriger für HR-ler, geeignetes Personal zu finden, das zum Unternehmen passt und wertvolle Fähigkeiten mitbringt. Langsame, veraltete Prozesse erschweren diesen Vorgang zusätzlich.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wozu eine HR Software genau da ist, was es für verschiedene Modelle gibt, und worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Software achten sollten.

Wozu eine HR-Software?

Eine HR-Software digitalisiert Personalprozesse und unterstützt so das Personalwesen. Vor allem im administrativen Bereich können HR-Abteilungen mit einer solchen Software effizienter arbeiten.

Sowohl Personaler als auch Mitarbeiter profitieren von intelligenten Software-Funktionen für die operative und strategische HR-Arbeit. Durch den Einsatz von Software-Lösungen können Personaler schneller gute Talente identifizieren und leichter das Personalmanagement im Unternehmen bewältigen.

Die nächste Stufe der Digitalisierung im HR wurde grundlegend durch die Forderung nach flexiblerem Arbeiten, Mobilität und allgegenwärtigen Berechtigungskonzepten eingeläutet: HR-Cloud-Lösungen werden auf dem internationalen Markt für Unternehmenssoftware immer beliebter und gewinnen auch in Deutschland stark an Bedeutung.

Cloud-Software bietet Anwendern einen niedrigschwelligen und mobilen Zugang zu HR-Prozessen und ermöglicht es auch kleinen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse mit professioneller Software zu unterstützen.

Welche Modelle der HR-Software gibt es?

Grundsätzlich werden zwei HR-Software-Modelle unterschieden:

  1. HR-Software on premises

Betreiben Sie Ihre HR-Software on premises, erwerben Sie die Software anhand eines Lizenzvertrages und betreiben diese auf Ihren unternehmensinternen Servern. Meist müssen Sie zusätzlich (pro Benutzer) regelmäßig eine Gebühr zahlen. Durch den Erwerb der Software entsteht für Sie der Vorteil, dass Sie die Software Ihren Bedürfnissen anpassen können. Sie können die Software komplett neu konfigurieren oder nur einzelne Modifikationen vornehmen. Zur Auswahl stehen jedoch auch bereits fertig konfigurierte Softwarelösungen als Pakete.

  1. HR-Software als Service

Mit dem Modell Software-as-a-Service (SaaS) stellt SAP eine Mietmöglichkeit für die Software als sogenannte Cloud-Software zur Verfügung. Da die Software-Lösung auf der Cloud basiert und so über das Internet bereitgestellt wird, müssen keine internen Server betrieben werden. Dadurch werden zusätzliche Kosten vermieden. Die Mietkosten pro Monat fallen pro Benutzer an, somit bietet die Cloud-Lösung eine flexible Möglichkeit für schnell wachsende Unternehmen.

Dadurch, dass Sie die Software nur mieten, können kundenspezifische Anpassungen nur in einem vorgegebenen Rahmen per Konfiguration vorgenommen werden. Eine vollständige Neuentwicklung der ganzen Software oder von ganzen Modulen ist nicht möglich. Dafür sind die Kosten für Einführung und Instandhaltung der Software allerdings relativ gering.

Bei beiden Modellen fallen zusätzliche Kosten für die Einführung und Implementierung, die Anpassung und Wartung sowie den Support an. Diese Leistungen können Sie entweder als Pauschale oder nach Aufwand bezahlen.

Diese Funktionen bietet eine HR-Software

Eine HR-Software bildet unterschiedliche Personalbereiche und Personalprozesse digital ab. Darunter fallen vor allem diese Module:

  • Recruiting
  • Onboarding
  • Zielvereinbarung & Leistungsbeurteilung
  • Entwicklungsplanung/ Personalentwicklung
  • Betriebliche Weiterbildung
  • Nachfolgemanagement
  • Vergütung und Zusatzleistungen
  • Entgeltabrechnung & elektronischer Versand der Gehaltsabrechnung
  • Zeitwirtschaft
  • Personalstammdaten/ Digitale Personalakte
  • Reporting & Analysen
  • Social Collaboration
  • Terminmanagement
  • Reisemanagement
  • Personaleinsatzplanung

Die meisten HR-Software Produkte sind modular aufgebaut. Das bedeutet, dass sich der Anwender je nach Bedarf aussuchen kann, welche Personalprozesse er anhand der Software abbilden möchte. So muss er nur für die Module bezahlen, die er auch tatsächlich benötigt. Auch die Folgekosten für Wartung und Pflege der Software verringern sich dadurch.

Diesen Anforderungen sollte Ihre HR-Software gerecht werden

Bei der Auswahl einer geeigneten HR-Software für Ihr Unternehmen gibt es einiges zu beachten. Folgenden Anforderungen sollte Ihre zukünftige HR-Software gerecht werden:

Benutzerfreundlichkeit:

Bei der Auswahl einer geeigneten Software ist eine intuitive Bedienung und Transparenz der Funktionen entscheidend.

Datensicherheit:

Achten Sie auf DSGVO-Konformität der Software.

Abdeckungsgrad der Anforderungen:

Die gewünschten Personalprozesse sollten von der gewünschten HR-Software abgebildet werden. Ist ist generell zu empfehlen, dass die gewählte Software möglichst viele HR-Prozesse abbilden kann, um spätere Expansionen einfacher zu bewältigen können.

Modularität:

Ein großer Vorteil ist es, wenn Sie die Software pro Modul (also pro Prozess) einführen können: Da die Einführung neuer Prozesse mit hohem Aufwand verbunden ist, können Sie nicht alles auf einmal einführen. Durch Modularität können Sie das System später aber sehr einfach erweitern.

Innovation:

Die HR-Software sollte sich laufend im Umfang und Funktionalität verbessern und erweitern lassen. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Software nicht irgendwann veraltet ist und womöglich nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Nutzerakzeptanz:

Mit einer leistungsstarken HR-Software ergeben sich für Sie zahlreiche Chancen. Aber nur, wenn auch ihre Nutzer davon überzeugt sind, lässt sich ihr Potenzial ausschöpfen. Das erreichen Sie mit einer systematischen User Adoption.

Support:

Egal, welche Art von HR-Software Sie wählen, achten Sie auf guten technischen Support, der Sie bei Problemen und Fehlerbehebungen unterstützt.

Integrationsfähigkeit:

Oft müssen Personaldaten an andere IT-Systeme weitergegeben werden oder Daten aus anderen Systemen sollen ins HR-System fließen. Eine gute Software kann andere Daten sicher integrieren bzw. austauschen.

Zugriffsmöglichkeit:

Die Daten und Aufgaben der HR-Anwendung sollten von überall und jederzeit sicher erreichbar sein, egal ob vom Smartphone, Tablet oder dem PC.

Berechtigungen:

Eine sichere und einfache Berechtigungsvergabe sollte stets möglich sein, da mit sensiblen HR-Daten gearbeitet wird.

Ein Blick in die Zukunft der HR-Software

Obwohl HR-Softwares ständig weiterentwickelt werden, sind wir längst nicht der Spitze des Möglichen angelangt. In Zukunft wird Ihre HR-Abteilung zusätzlich von maschinellem Lernen und virtuellen Assistenten unterstützt.

Virtuelle Assistenten

Zukünftig werden Virtuelle Assistenten (VAs) die Schnittstelle der nächsten Generation HCM für Mitarbeiter, Manager und Administratoren sein. Diese können in Form von Text, Sprache oder sogar einem Avatar vorliegen. VAs basieren auf einer engen Integration mit der HCM-Suite/den HR-Anwendungen. Durch intuitive Interaktionsmodelle wird die Bedienung und Handhabung von HR-Technologien und HCM-Systemen verbessert.

Maschinelles Lernen

Durch maschinelles Lernen ist eine stetige Weiterentwicklung der virtuellen Assistenten umsetzbar. Darüber hinaus bietet Maschine Learning im HCM Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung von Prozessen durch die Identifizierung von Trends und Mustern. Die Technologie benötigt Zugriff auf umfangreiche Datenquellen, einschließlich historischer Daten, damit sie erfolgreich die Daten analysieren kann. Des weiteren können fortgeschrittene Formen dieser Technologie auch als Orientierungshilfe für Talentplanung und Investitionsentscheidungen verwenden werden.

Fazit

Human Resources sind das wichtigste Kapital für den Erfolg eines Unternehmens. Außerdem können Sie entscheidende Wettbewerbsvorteile darstellen. Gerade in der heutigen Zeit, in der die Digitalisierung sehr schnell voranschreitet und der „War of Talent“ sich weiter zuspitzt, müssen Unternehmen ihre Personalprozesse konstant optimieren. Eine HR-Software ist dabei die beste Möglichkeit, um die verschiedenen Prozesse weiterhin zu verbessern und den Erfolg des Unternehmens in der Zukunft zu sichern.

Das klingt interessant für Sie oder Sie haben Fragen zum Thema HR Software? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir stehen Ihnen für all Ihre Fragen zur Verfügung.

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