Robotic Process Automation (RPA)

Was ist RPA?

Robotic Process Automation – zu Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung – ist eine Softwaretechnologie, die aus der klassischen Prozessautomatisierung entstanden ist. Sie basiert auf dem Einsatz programmierbarer Softwareroboter, sogenannten „Bots”. Diese Bots können Routinetätigkeiten automatisch bearbeiten und so Mitarbeiter in Unternehmen dauerhaft entlasten.

Viele Geschäftsprozesse lassen sich mithilfe von RPA nachhaltig optimieren. Typische Einsatzgebiete der Bots reichen von einfachen Datenabfragen und Formulareingaben bis zu komplexen Tätigkeiten wie dem Bedienen von elektronischen Systemen. Tendenziell können alle standardisierten Prozesse, die einem festen Regelwerk folgen und nach einem bestimmten Muster ablaufen, von RPA übernommen und schnell fehlerfrei ausgeführt werden.

Da die Technologie häufig um Kernprozesse mit großen Datenmengen eingesetzt wird, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Mitarbeiterverwaltung oder im IT Service Management, ist der potenzielle Rationalisierungseffekt durch RPA enorm.

Historische Entwicklung und aktuelle Marktsituation

Die Wurzeln von RPA reichen zurück bis in die 1990er-Jahre, als erste Tools zur Testautomatisierung und Workflow-Steuerung aufkamen. Technologien wie Screen Scraping und Business Process Management legten den Grundstein für moderne RPA-Systeme. Diese kamen in den 2000er-Jahren auf, als auch der Begriff „Robotic Process Automation“ geprägt wurde.

Heute können RPA-Systeme komplette End-to-End-Prozesse eigenständig ausführen und sind in zahlreichen Branchen fest etabliert. Ihre Verbreitung nimmt stetig zu, da immer mehr Unternehmen RPA als zentralen Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie einsetzen. Marktanalysen prognostizieren für die kommenden Jahre ein starkes Wachstum, das den weltweiten Umsatz mit RPA-Lösungen und -Services deutlich ansteigen lassen dürfte.

Checkliste RPA: Welche Prozesse können Sie automatisieren?

Als ein Schlüsselfaktor für nachhaltigen Unternehmenserfolg wird oft Automatisierung genannt. Mit dieser Checkliste ermitteln Sie Ihr Automatisierungspotential.

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Checkliste RPA: Welche Prozesse können Sie automatisieren?

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Zukunftsperspektiven

Im Zuge ihrer konstanten Weiterentwicklung werden RPA-Technologien zunehmend mit künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert. Maschinelles Lernen trainiert die Systeme gezielt für komplexe Tätigkeiten. In Verbindung mit Big Data-Technologien ist es ihnen möglich, nicht mehr nur regelbasiert zu entscheiden, sondern zu lernfähigen digitalen Assistenten werden.

Diese Verschmelzung von RPA, KI und Process-Analytics wird unter dem Begriff Hyperautomation zusammengefasst. Sie markiert den Übergang von isolierten Automationslösungen hin zu vollständig integrierten, lernfähigen End-to-End-Prozessen, und wird in Zukunft neue Standards in der Prozessoptimierung in Unternehmen setzen.

Traditionelle Prozessautomatisierung vs. RPA

Sowohl traditionelle Prozessautomatisierung als auch RPA verfolgen das Ziel, wiederkehrende und klar strukturierte Abläufe zu digitalisieren.

Traditionelle Prozessautomatisierung wird allerdings meist über Business-Process-Management-Systeme (BPM) umgesetzt. Dafür müssen neue Schnittstellen eingerichtet und bestehende Anwendungen stark angepasst werden, was umfangreiche Tests und einen hohen Aufwand bedeutet.

Robotic Process Automation (RPA) dagegen arbeitet wie ein menschlicher Nutzer direkt über die Benutzeroberfläche, ohne ins Backend einzugreifen. Bots klicken, kopieren, prüfen und übertragen Daten systemübergreifend anhand klar definierter Regeln. Dadurch ist die Einführung deutlich schneller, einfacher und weniger kostenintensiv.

Voraussetzungen für RPA

Mit RPA lässt sich eine Vielzahl von Arbeitsschritten vereinfachen. Allerdings sind längst nicht alle Unternehmensprozesse gleichermaßen für die Automatisierung geeignet. Bestimmte Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein sinnvoller Einsatz von RPA möglich ist.

Klassische RPA ist starr und reagiert empfindlich auf Abweichungen – daher eignen sich vor allem klar strukturierte Prozesse, die

• regelbasiert sind und nicht zu viele Varianten in ihrer Ausführung haben.
• auf strukturierten Eingangsdaten basieren.
• durch einen hohen manuellen Arbeitsanteil bisher sehr fehleranfällig sind.
• ein mittleres bis hohes Transaktionsvolumen haben.
• arbeitsintensiv sind.
• lange Laufzeiten haben.
• in absehbarer Zeit keine großartigen Veränderungen benötigen.

2 Arten von RPA: voll- und teilautomatisierte Prozesse

Generell wird in der Robotic Process Automation zwischen Attended und Unattended (Ro)Bots bzw. dem Grad der Tätigkeitsautomatisierung unterschieden.

Bei vollautomatisierten Prozessen (Unattended Automation) arbeitet der Bot vollkommen selbständig und führt nach Aktivierung eines festgelegten Triggers entsprechende transaktionsbasierte Aktivitäten durch, selbst wenn kein Mitarbeiter im System angemeldet ist. Ein menschliches Eingreifen ist gar nicht oder, je nach Kontext, nur in Ausnahmefällen nötig. Die Vollautomatisierung wird oft in Back-Office-Systemen verwendet und unterstützt das Sammeln, Sortieren und Analysieren großer Datenmengen innerhalb einer Organisation.

Die Teilautomatisierung (Attended Automation) richtet den Fokus auf die Interaktion von Mensch und Bot. Der Bot agiert als digitaler Assistent des Mitarbeiters und unterstützt diesen durch Automatisierung von Teilprozessen, die durch bestimmte Ereignisse oder direkte Befehle des Nutzers getriggert werden. Dabei kann es sich um Datenbankabfragen, das Zusammenfassen gesuchter Informationen oder das Ausfüllen von Formularen handeln.

Die typischen Aufgaben von RPA

Robotic-Process-Automation-Systeme können eine Vielzahl von Aufgaben ausführen, zum Beispiel Bestellungen bearbeiten, Daten übertragen oder Stammdaten pflegen. Darüber hinaus können viele weitere Routinetätigkeiten automatisiert werden, darunter:

• Ausfüllen von Formularen und Bearbeitung von Anträgen
• Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen
• Verarbeitung und Strukturierung von Informationen (inkl. einfacher Berechnungen)
• Erstellen von Reports und Protokollen
• Öffnen, Sortieren und Verarbeiten von E-Mails und Anhängen
• Einloggen und Bedienen von ERP- oder CRM-Systemen
• Ticketbearbeitung und einfache Supportanfragen

Webinar: Robotic Process Automation – Welche Prozesse sind automatisierbar?

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Branchen und konkrete Anwendungsszenarien

RPA lässt sich in fast allen Branchen erfolgreich einsetzen. Besonders sinnvoll ist der Einsatz dort, wo Unternehmen täglich viel Zeit für die Datenerfassung und -verwaltung aufwenden. In einigen Branchen ist der Einsatz von RPA bereits breit etabliert:

• Finanzdienstleistungssektor
  RPA automatisiert zeitaufwändige Backoffice-Prozesse wie Kontoeröffnung, Kreditanalyse oder Compliance-Prüfungen. Dadurch sinken Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten deutlich, während die Prozesssicherheit steigt.
• Versicherungen
  Im Versicherungswesen wird RPA häufig für Schadenbearbeitung, Policenverwaltung und Prämienabrechnung eingesetzt. Bots übernehmen Routineaufgaben und sorgen so für schnellere Kundenerlebnisse und geringere Verwaltungskosten.
• Energiewirtschaft
  Energieversorger nutzen RPA zur automatisierten Verarbeitung von Zählerdaten, Rechnungsstellung und Lieferantenwechseln. Das erhöht die Genauigkeit und beschleunigt administrative Abläufe im Kundendienst.
• Gesundheitswesen
  RPA unterstützt Krankenhäuser und Praxen bei der Patientenaufnahme, Rechnungsabwicklung und Dokumentation. Dadurch können Fachkräfte sich stärker auf die medizinische Betreuung konzentrieren.
• Telekommunikation
  In der Telko-Branche helfen RPA-Lösungen bei Vertragsmanagement, Störungsbearbeitung und Kundendatenpflege. Sie verbessern Servicegeschwindigkeit und Datenqualität in hochvolumigen Prozessen.
• Verwaltung
  Behörden und öffentliche Einrichtungen nutzen RPA zur Automatisierung von Antragsbearbeitung, Aktenpflege und Berichtswesen. Das reduziert Bearbeitungszeiten und entlastet Mitarbeitende von Routinearbeiten.
• Transport & Logistik
  RPA beschleunigt Auftragsmanagement, Sendungsverfolgung und Rechnungsprozesse. Durch automatisierte Datenerfassung und -abgleiche werden Lieferketten transparenter und effizienter.
• Handel & E-Commerce
  Im Handel übernimmt RPA Preis- und Bestandsabgleiche, Rechnungsstellung oder Retourenmanagement. So können Händler schneller auf Marktveränderungen reagieren und Kundenerlebnisse optimieren.

Vorteile von RPA

Die Einführung von RPA in die täglichen Geschäftsprozessen bringt viele Vorteile mit sich. Folgende Ergebnisse können Unternehmen, je nach Einsatzszenario, erwarten:

• Effizienz: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen verkürzt die Reaktionszeiten und sorgt dafür, dass sich Prozesse schneller abwickeln lassen, wodurch die allgemeine Produktivität steigt.
• Kostenersparnis: Softwareroboter verursachen durch niedrige Lizenzgebühren deutlich geringere Kosten als menschliche Mitarbeiter. Der Return on Investment wird schnell erreicht.
• Datenqualität: Die Bots sorgen für Transparenz und Konsistenz von Datensätzen. Definierte Kontrollen und eine vollständige Protokollierung der Arbeitsschritte sichern zudem die Governance-Anforderungen.
• Fehlerreduzierung: Das strikte Einhalten von Vorschriften und Standards ermöglicht einen hoher Compliance-Grad und minimiert Fraud-Risiken. Außerdem gewährleistet RPA Arbeitsgenauigkeit, auch bei hohem Datenvolumen.
• Kundenservice: Mitarbeiter gewinnen Zeit, um sich schneller und intensiver um Kundenanliegen zu kümmern. Die Folge: höhere Werte in der Kundenzufriedenheit.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Der Einsatz von RPA entlastet Mitarbeitende von Routineaufgaben. Der Anteil interessanter, herausfordernder Tätigkeiten steigt dadurch, was die Motivation fördert und die Bindung an den Arbeitgeber erhöht.
• Einfache Integration: RPA lässt sich in der Regel ohne Anpassung bestehender Systeme implementieren, da die Bots über die Benutzeroberfläche arbeiten und keine neuen Schnittstellen benötigen.
• Skalierbarkeit: Nach der initialen Konfiguration ist das RPA-System hochskalierbar. Die Digital Workforce kann jederzeit schnell aufgestockt werden.
• Erweiterungsmöglichkeiten: Durch die Kombination mit KI und Machine Learning können die Systeme auch bei nicht standardisierten Prozessen für Automatisierung sorgen.

Schwächen von RPA

Trotz der zahlreichen Vorteile ist die Technologie nicht ohne Schwachstellen.

• Keine echte Transformation: Durch die Automatisierung werden lediglich standardisierte Arbeitsabläufe abgearbeitet, was nicht unbedingt zur nachhaltig zukunftsweisenden Transformation von Unternehmen beiträgt.
• Unflexibel gegenüber Änderungen: Wenn es zu Änderungen in Systemanwendungen kommt, müssen Bots angepasst und oft manuell rekonfiguriert werden.
• Ungeeignet für anspruchsvolle Prozesse: Komplexe und unstrukturierte Prozesse lassen sich nicht mit einfachen Workflows und Regeln abbilden, wodurch deren Bearbeitung durch RPA nicht funktioniert. Zumindest nicht ohne eine KI-Erweiterung.
• Probleme mit Uneindeutigkeiten: Klassisches RPA kann nur nach klar definierten Regeln arbeiten und scheitert, wenn Dokumente widersprüchliche oder mehrdeutige Informationen enthalten. Erst durch KI-gestützte Erweiterungen lassen sich solche Fälle teilweise bewältigen.
• Mangelhafte Prozessanalyse: Wenn ein Prozess nicht vollständig mit allen Ausnahmen erfasst wurde, können RPA-Bots bei Problemen meist nicht selbst erkennen, was zu tun ist.

RPA-Einführung

Die Einführung von RPA in Unternehmen – von der Planung bis zur Inbetriebnahme der Bots – kann vergleichsweise schnell erfolgen. Häufig dauert es nur wenige Wochen, bis die RPA-Systeme produktiv gehen können.

Damit RPA zu den gewünschten Erfolgen führt, müssen Unternehmen geeignete Prozesse auswählen und diese sauber analysieren, damit das System Schritte und Ausnahmen zuverlässig abbilden kann. Auch die Software-Auswahl spielt eine kritische Rolle: Wichtige Anforderungen wie Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit sollten gründlich geprüft werden. Und je nach geplantem Einsatzszenario ist es sinnvoll, zusätzliche Kriterien zu Testumgebungen, Verschlüsselung oder KI-Funktionen festzulegen.

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Fazit

Robotic Process Automation (RPA) hat sich zu einem strategischen Erfolgsfaktor für Unternehmen entwickelt. Die Software-Roboter übernehmen in vielen Branchen und Unternehmensbereichen zuverlässig wiederkehrende Aufgaben, senken Kosten, steigern Effizienz und geben Fachkräften mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

In Kombination mit KI und Machine Learning erweitert RPA sein Einsatzspektrum und seine Fähigkeiten. Wer seine Prozesse zukunftssicher aufstellen, Wettbewerbsvorteile sichern und die digitalen Potenziale für sein Unternehmen ausreizen möchte, kommt an RPA heute und in Zukunft nicht mehr vorbei.

Mit RPA lassen sich die Prozesseffizienz und die Qualität der Prozessbearbeitung erhöhen. Dadurch sinken nicht nur die Kosten, sondern auch die Reaktionszeiten, was  zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt und auf den gesamtbetrieblichen Erfolg einzahlt.

FAQ

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

RPA ist eine Softwaretechnologie zur Automatisierung von digitalen Prozessen. Softwareroboter („Bots“) imitieren menschliche Bedienweisen und führen standardisierte Aufgaben schnell, fehlerfrei und ausdauernd aus.

Wie funktioniert RPA?

Bots loggen sich in Anwendungen ein und übernehmen wiederkehrende, klar definierte Tätigkeiten wie Formulareingaben oder das Extrahieren strukturierter Daten.

Was sind typische Anwendungsfälle für RPA?

RPA wird unter anderem  für die Bearbeitung von Bestellungen und Abrechnungen, für Datenübertragungen, Stammdatenpflege oder im Beschwerdemanagement eingesetzt.

In welchen Branchen wird RPA bisher eingesetzt?

RPA eignet sich überall, wo große Datenmengen verarbeitet werden. Besonders verbreitet ist es im Finanzwesen, bei Versicherungen, in der Energiewirtschaft, im Gesundheitswesen, in der Verwaltung, der Logistik und im Handel.

Was ist bei der RPA-Einführung zu beachten?

Wichtig sind der Rückhalt des Managements, ein durchdachtes Change-Management, eine saubere Prozessanalyse und klare Anforderungen bei der Software-Auswahl. Die eigentliche technische Einführung ist in relativ kurzer Zeit abgeschlossen. Warum liegt RPA derzeit so im Trend?

Wer kann mir beim Thema Robotic Process Automation (RPA) helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Robotic Process Automation (RPA) benötigen, stehen Ihnen die Experten der mindsquare AG zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.