ZUGFeRD

Jeremia Girke

25. September 2024

Was ist ZUGFeRD?

Formate, die für den Rechnungsversand verwendet werden, sind häufig nicht standardisiert: Rechnungen können als reine Textdatei, als PDF, als gescanntes Bild oder als Datensatz in jedem Format übermittelt werden. Diese Vielfalt macht eine kontrollierte und automatisierte Verarbeitung der Rechnungen weitgehend unmöglich und untergräbt letztlich das Automatisierungspotenzial elektronischer Rechnungen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hat deswegen einen neuen Standard geschaffen, mit dem Verarbeitungsprobleme der Vergangenheit angehören. Als standardisiertes Rechnungsformat ermöglicht ZUGFeRD einen schnellen und unkomplizierten Rechnungsaustausch.

Die Technologie ermöglicht den standardisierten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen untereinander sowie mit öffentlichen Einrichtungen nach den gesetzlichen Vorschriften. Sie ergänzt bestehende EDI-Standards und wird perspektivisch die papiergebundene Rechnung ablösen.

Diese rechtlichen Anforderungen erfüllt ZUGFeRD

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt. Elektronische Rechnungen unterliegen also inhaltlich und rechtlich den gleichen Anforderungen und Regelungen wie Rechnungen auf Papier.

Für einen rechtssicheren Rechnungsversand müssen demnach folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Rechnungsempfänger stimmt der elektronischen Rechnung zu.
2. Die Rechnung wird in einem elektronischen Format (z. B. PDF) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet.
3. Die Rechnung ist verständlich und lesbar (und nicht bspw. in xml).
4. Die Echtheit der Herkunft ist garantiert (z. B. durch eine digitale Signatur oder ein internes Kontrollverfahren).
5. Die Unversehrtheit der Rechnung ist garantiert.
6. Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug sind vorhanden.

Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller müssen die gesetzlichen Anforderungen unabhängig voneinander erfüllen. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Rechnung im PDF-Format oder als Bild vorliegt. Auch, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde, ist irrelevant.

Außerdem müssen Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten – in Deutschland beträgt diese 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.

Pflicht für E-Rechnungen? Das E-Rechnungs-Gesetz

Rechnungen, die private Unternehmen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung stellen, müssen seit dem 27. November 2020 zwingend elektronisch übermittelt werden. So sieht es das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vor. Dadurch sollen Portokosten und Ressourcen gespart, Medienbrüche vermieden und konsistente Prozesse auf beiden Seiten gewährleistet werden. Das E-Rechnungs-Gesetz zahlt auf die E-Government-Strategie der Bundesregierung ein, die auf Entbürokratisierung abzielt.

Um das Gesetz einzuhalten, ist ZUGFeRD ein geeigneter Standard, da er den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Er ist gleichberechtigt mit XRechnung, dem XML-basierten Datenmodell, das sich als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Einrichtungen etabliert hat.

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ZUGFeRD 2.0

Die ursprüngliche ZUGFeRD-Version 1.0 bestand aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML. Diese Einbettung war nach einer Änderung der EU-Richtlinien nicht mehr zulässig, weshalb im März 2019 die Version 2.0 erschien. Diese trennt das XML-vom PDF-Format, sodass der Empfänger je nach seinen technischen Möglichkeiten entscheiden kann, ob er die XML-Datei weiterverarbeiten oder die Rechnung als PDF einsehen möchte.

Die Besonderheit an ZUGFeRD 2.0 ist also, dass sie von Mensch und Maschine gelesen werden kann.

So erstellen Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen in SAP

Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, ist es sinnvoll, die E-Rechnungen direkt im SAP-System zu erstellen und anschließend per Mail zu übermitteln. Da das im SAP-Standard allerdings nicht möglich ist, benötigen Unternehmen eine geeignete Software, die sich direkt in das SAP-System integrieren lässt. Das hat den Vorteil, dass alle Daten im SAP-System aufbereitet werden und doppelte Datenpflege, Medienbrüche oder lange Kommunikationswege wegfallen.

Um eine ZUGFeRD-konforme Rechnung in SAP zu erstellen, benötigen Sie folgende Dateien:

• Eine PDF-Datei zur visuellen Darstellung und als Container für die elektronische Rechnung
• Eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungs-Daten (ZUGFeRD-invoice.xml-Datei)
• Die XMP-Metadaten für die ZUGFeRD-Rechnung
• Ein XML-Schema für ZUGFeRD-Metadaten

Für die Erzeugung der ZUGFeRD-invoice.xml-Datei ist dann die entsprechende Software zuständig.

Die fertige E-Rechnung können Sie dann bequem per E-Mail verschicken.

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ZUGFeRD-Vorteile: Lohnt sich der Umstieg?

Unternehmen, die auf elektronische Rechnungen umstellen, profitieren von optimierten Prozessen und in der Folge reduzierten Kosten:

• Während postalische Rechnungen erst über die Poststelle zur Buchhaltung transportiert werden müssen und von dort auf den Postweg gelangen, erreicht die elektronische Rechnung den Rechnungsempfänger in wenigen Minuten.
• Auch die Prozesse des Rechnungsempfängers werden durch ZUGFeRD effizienter: Die vollautomatische Zuordnung bereits beim Rechnungseingang verhindert Fehler und macht Mehrfachablagen unnötig. Dokumente können nicht mehr verloren gehen und müssen nicht manuell gesucht werden.
• Digitale Rechnungen können Unternehmen auch digital archivieren. Das ist nicht nur übersichtlicher, sondern auch platzsparender.
• Durch die höhere Prozessgeschwindigkeit stellen Unternehmen sicher, dass sie an einen Zahlungsvorgang gekoppelte Zahlungsfristen einhalten. ZUGFeRD verbessert so die Liquidität von Unternehmen.
• ZUGFeRD reduziert die Prozesskosten in der Finanzbuchhaltung, indem der Standard den Rechnungszyklus deutlich verkürzt.
• Der Vorteil gegenüber anderen Formen von elektronischen Rechnungen (wie z. B. auch XRechnung) besteht in dem hybriden Datenformat, das es Mensch wie Maschine gleichermaßen erlaubt, die E-Rechnung zu lesen: Der Mensch liest die PDF-Datei, der Computer die XML-Datei.
• Mit ZUGFeRD halten Unternehmen die Vorgaben des E-Rechnungs-Gesetzes automatisch ein

Fazit

Elektronische Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard ermöglichen Unternehmen effizientere und kostengünstigere Prozesse ohne Medienbrüche und reduzieren den bürokratischen Aufwand enorm. Für Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung sind E-Rechnungen seit Ende 2020 sogar verpflichtend.

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