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SAP Query

Oftmals besteht für SAP-Nutzer und Funktionsberater die Notwendigkeit, schnelle Berichte zu erstellen, ohne dabei mit ABAP zu programmieren. Der Prozess des ABAP-Codings – also die Entwicklung und Überführung ins QA-System, das Testing und der abschließende Übergang in die Produktion – nimmt Zeit in Anspruch, die nicht immer gegeben ist. In solchen Fällen ist die SAP Query, ein von SAP bereitgestelltes Werkzeug zur Generierung eben solcher Berichte, ein nützlicher Helfer.

Das SAP Query Tool

Das SAP Query Tool ist in seiner Standardausführung so konzipiert, dass ein Endanwender ohne technische Kenntnisse einen Bericht von Grund auf neu erstellen kann. Das Tool hat fünf grundlegende Bildschirme, die zur Berichterstellung verwendet werden können. Zusätzlich zu den fünf Basisbildschirmen können sieben weitere Bildschirme für eine erweiterte Bearbeitung in Nutzung genommen werden. Hier eine Übersicht über nutzbare Funktionen bei der Erstellung von Berichten mit dem Werkzeug SAP Query:

Control Levels

Dieser Bildschirm wird verwendet, um Zwischensummen zu einem Bericht hinzuzufügen.

Control Level Texts

Auf diesem Bildschirm können Zwischensummentexte verändert werden.

List Line Output Options

Dieser Bildschirm ermöglicht eine Formatierung der Listenzeile.

Field Output Options

Dieser Bildschirm wird genutzt, um die Spaltenbreiten zu ändern, Farben hinzuzufügen, führende Nullen auszublenden und Vorlagen zu erstellen.

Field Templates

Auf diesem Bildschirm können Texte eingefügt werden, die vor der Ausgabe von jeder Zeile erscheinen.

Kopfzeile der Grundliste

Dieser Bildschirm kann dazu verwendet werden, um benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen zu erstellen.

Grafiken

Auf diesem Bildschirm können Grafiken (z.B. Diagramme) erstellt werden.

Berichterstellung mit SAP Query

Die Erstellung einer SAP Query gestaltet sich nicht viel schwieriger als das Erzeugen eines QuickViewer-Berichts. Obwohl drei Transaktionen verwendet werden, um einen Bericht zu erstellen, ist die Berichtserstellung einfach, wenn der Endanwender mit der Logik vertraut ist. Die Verwendung von SAP Query wird in der Regel gegenüber der Verwendung von QuickViewer oder InfoSet Query bevorzugt, da es im Vergleich weitaus mehr Möglichkeiten bietet. Dennoch ist für die effektive Nutzung von SAP Query auch eine strukturierte Arbeitsweise notwendig.

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Mit der SAP Query können Daten speziell für einzelne Informationsobjekte aufbereitet werden. In der Praxis werden Stammdaten häufig über SAP abgefragt. Daher gibt es zahlreiche Analysen für die folgenden Datenobjekte:

  • Kunden
  • Anbieter
  • Materialien
  • Bedingungen
  • Kreditlimit
  • Arbeitsplätze
  • Hauptbuchkonten
  • Anlagevermögen

Diese Analysen ermöglichen es dem Anwender, seine Daten individuell zu untersuchen. In der Praxis werden Daten, die in einem ALV-Layout oder in Microsoft Excel angezeigt werden, oft sehr positiv aufgenommen.

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Da es sich hier um individuelle Berichte handelt, können Duplikate oder falsche Feldinhalte leicht erkannt werden. Mit einem Doppelklick auf den Bericht kann hierbei auf einfache Weise der Dateninhalt korrigiert und unmittelbar angepasst werden.

Mit der SAP Query können die Bewegungsdaten auch nach bestimmten Kriterien selektiert werden. Auf diese Weise wird der Status oder Belegfluss von Aufträgen abgefragt, auf dessen Basis wiederum der Geschäftsprozess gezielt optimiert werden kann.

So kann beispielsweise der zugehörige Liefer- oder Fakturastatus für einen Kundenauftrag analysiert werden. Bei einer Abweichung des Ist-Zustandes vom Soll-Zustand können die beteiligten Abteilungen, Kunden oder Lieferanten rechtzeitig informiert werden. Zudem können schnell spezifische Maßnahmen ergriffen werden: Für eine vereinfachte Erkennbarkeit werden auffällige Symbole (z.B. ein rotes Verkehrslicht) verwendet, um kritische Zustände hervorzuheben.

In der Praxis werden insbesondere die folgenden Datenobjekte analysiert:

  • Kundenaufträge
  • Lieferungen
  • Abrechnungsbelege
  • Bestellungen
  • Fertigungsaufträge
  • Offene Posten

Wie funktioniert SAP Query?

SAP Query ermöglicht die Extrahierung von SAP-Live-Daten in einem einfachen dreistufigen Prozess:

Select

Im ersten Schritt des Prozesses wird eine benutzerdefinierte Abfrage generiert – diese kann entweder auf einer vorgefertigten Vorlage basieren oder aber von Grund auf neu erstellt werden. Zunächst müssen die Datenquelle, die Auswahlkriterien und die Ausgabefelder angegeben werden. Im Anschluss kann die Abfragedatei als portables Objekt gespeichert werden, das von Winshuttle-Benutzern mit entsprechender Lizenz und entsprechendem Zugriff verwendet werden kann.

Map

Die vom Anwender ausgewählten SAP-Felder können einer beliebigen Ausgabevorlage zugeordnet werden (z.B. Excel, Access, SharePoint-Listen, SQL-Datenbank oder Formularfelder). Mit einfachen Drag-and-Drop-Funktionen wird die Vorlage anschließend formatiert.

Run

Nach der Erstellung der Abfragedatei und der Wahl des gewünschten Layouts kann der Bericht nun sofort ausgeführt, die Abfrage und Vorlage mit anderen Benutzern geteilt oder aber auch für eine spätere Ausführung eingeplant werden. Als Runner oder Query-Benutzer kann auch die in eine Excel-Datei eingebettete Abfragedatei aus Microsoft Office exportiert werden.

Was kann SAP Query?

  • Definition und Bereitstellung von Vorlagen für die Datenextraktion für bestimmte Funktionen oder Module
  • Extrahieren der Daten in einem bevorzugten Layout direkt in Microsoft Office oder eine SQL-Datenbank
  • Ausführung von SAP-Abfragen, ohne die Systemleistung für andere Benutzer zu beeinträchtigen
  • Planung unbeaufsichtigter Daten-Downloads mit abschließender E-Mail-Benachrichtigung

Mit Query können Abfragen gegen SAP-Systeme definiert werden, die auf Einzeltabellen, verbundenen Tabellen, Info-Sets oder logischen Datenbanken basieren. Benutzer können Datenstrukturen basierend auf Transaktionscodes oder Funktionsbausteinen leicht identifizieren und Felder, Tabellen und Beziehungen zwischen Tabellen und Feldern basierend auf gemeinsamen Merkmalen erkennen.

Query ermöglicht es dem Anwender, die Konformität durch einen kontrollierten Zugriff auf Daten und Tabellen sicherzustellen und aufrechtzuerhalten, die gemäß der Organisationsebene und den SAP-Berechtigungen zulässig sind. Der Einsatz von Querys benötigt in jedem Falle ein passendes Berechtigungskonzept, da hier weitreichende Zugriffe auf Datentabellen möglich sind.

Fazit

Viele Unternehmen nutzen SAP Query für die Unternehmenssteuerung, da ihre Kunden Analysen benötigen – beispielsweise für den Auftragseingang oder Verkauf. Darüber hinaus erstellen viele Unternehmen Bestandsanalysen oder Soll-Produktionen, um Unternehmensergebnisse faktenbasiert darlegen zu können.

Wenn Unternehmen über große Datenbestände und komplexe modulübergreifende Analysen verfügen, werden diese recht bald an die Grenzen der SAP Query stoßen. Der Einsatz von SAP NetWeaver BW ist in solchen Fällen empfehlenswert. Allerdings nutzen nicht alle (kleine und mittelständische) Unternehmen ein SAP NetWeaver BW-System oder verwenden nur einige Aspekte des SAP NetWeaver BW.

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