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SAP ECM

Mit SAP ECM (Enterprise Content Management) wurde ein Ansatz zur unternehmensweiten Datenverwaltung geschaffen. Ziel ist eine strukturierte und einheitliche Anlage, Verwaltung und Archivierung von Unternehmensdokumenten, wie Präsentationen, Prozessbeschreibungen oder Besprechungsprotokollen.

Neben dem erleichterten Datenumgang soll mit SAP ECM insbesondere der Wunsch vieler Unternehmen nach einer vollumfänglichen Digitalisierung der Unternehmensdokumente erfüllt werden. Die Lösung berücksichtigt sämtliche gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Datenarchivierung und schafft durch die digitale Rechnungsbearbeitung und digitale Akten eine Entlastung für die Mitarbeiter eines Unternehmens.

Die wichtigsten Funktionen von SAP ECM

SAP ECM versteht sich nicht nur als Ablagesystem, sondern vielmehr als übergreifendes Informationssystem mit Funktionen zum vereinfachten Dateimanagement. Das System bietet mehrere Kernfunktionen, die sich in ihrer Gesamtheit zu einem revisionssicheren Content Management System fusionieren. Die ECM-Strategie eines Unternehmens basiert in der Regel auf mehreren digitalen Ablage- und Verwaltungsmethoden. Auch SAP ECM besitzt bereits im Auslieferungsstadium eine Vielzahl dieser Methoden, die bei Bedarf durch kundeneigene oder externe Anpassungen auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden können. Zu den wichtigsten Kernfunktionen von SAP ECM gehören:

Digitale Archivierung

In diesem Bereich werden unter Berücksichtigung gesetzlicher und unternehmerischer Vorschriften Dokumente digital abgelegt. Dabei ergeben sich aus Sicht des Unternehmens mehrere Vorteile: Einerseits wird die Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber erfüllt und andererseits können die digitalisierten Dokumente durch elektronische Signaturen und Zugriffsrechte geschützt werden. Ein einheitliches Ablagesystem verhindert individuelle und undurchdringliche Ablagemethoden einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter. Die Einführung einer digitalen Archivierung beansprucht zwar immer eine gewisse Eingewöhnungszeit, spiegelt sich langfristig jedoch in einem schlanken und nachvollziehbaren Ablagesystem wider.

Digitales Vertragsmanagement

Das integrierte Vertragsmanagement in SAP ECM schlägt eine Brücke von den angelegten Kundenverträgen zu passenden Dokumenten, wie beispielsweise Beauftragungen oder Angebote. Gleichzeitig unterstützt das digitale Vertragsmanagement auch bei der Anlage neuer Verträge. Durch Vertragsvorlagen können neue Verträge automatisiert angelegt werden. Auf gleicher Ebene kann ein Workflow-System eingeführt werden, dass angelegte Verträge gemäß Vorgabe weiterleitet.

Digitale Rechnungsbearbeitung

Eine Erleichterung im Bereich der Faktura bietet die digitale Rechnungsverarbeitung in SAP ECM. Eingangsrechnungen können über ein Scan-Verfahren eingelesen und relevante Daten extrahiert werden. Im SAP ERP-System würden diese Daten überführt und entsprechende Belege angelegt werden. Dies beschleunigt die Verarbeitung der Eingangsrechnungen und entlastet die beteiligten Mitarbeiter.

Digitale Aktenverwaltung

In der digitalen Akte fließen die Informationen aus verschiedensten Unternehmensbereichen zusammen. Dies gewährt die Erfassung wichtiger Daten an einer zentralen Stelle und bietet jederzeit einen Überblick über die Kunden- und Mitarbeiterdaten, die Verträge und die gesammelten Informationen aus Prozessen. Durch automatische Unvollständigkeitsprüfungen werden die Daten in den digitalen Akten auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft.

Sofern wichtige Informationen fehlen werden entsprechende Meldungen an die zur Pflege berechtigten Mitarbeiter übersendet. Zur Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Datenschutzrichtlinien können Schreib- und Leseberechtigungen ausgegeben werden.

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Einflussbereich von SAP ECM im Unternehmensumfeld

SAP ECM ist nicht auf einzelne Unternehmensbereiche fixiert, sondern bietet in allen Abteilungen und Geschäftsfeldern entsprechende Möglichkeiten zum Dateimanagement und zur Digitalisierung von Daten. Dabei wird der Fokus auf die interne Zusammenarbeit von Experten und Abteilungen gesetzt. Der Einsatz von SAP ECM führt zu einer Offenlegung von Informationen und Wissen über Problemstellungen und Prozessabläufe. Individuelle Ablagemethoden und die Zurückhaltung von Dokumentationen und Expertenwissen können mit dem Einsatz der Lösung umgangen werden.

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SAP ECM bietet einen umfassenden Blick auf Prozesse, Geschäftsfelder und Informationen aller Art und zeigt fehlende Dokumentationen und Belege dank des einheitlichen und schlanken Ablagesystems unkompliziert an. Papierbasierte Arbeitsabläufe entfallen durch den Einsatz von SAP ECM gänzlich. Ein integrierter Workflow leitet die Informationen intern weiter. So könnten Genehmigungen oder zur Unterzeichnung vorgesehene Protokolle schnell an die entsprechenden Mitarbeiter auf elektronischem Wege geschickt werden.

Eine weitere Kernfunktion mit unternehmensweiten Auswirkungen ist die Archivierung der Unternehmensdokumente. Die Daten werden zur Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben auf unveränderliche Speichermedien geschrieben und sind dank der übersichtlichen Struktur in kurzer Zeit wieder auffindbar. Eine integrierte Dublettenprüfung verhindert das ungewollte Abspeichern von doppelten Daten. Eine Komprimierung der Inhalte sorgt zudem generell für einen geringen Verbrauch von Speicherplatz.

SAP Extended ECM by Opentext

Mit dem Erweiterungspaket SAP Extended ECM wurde die Geschäftssoftware SAP ECM um weitere Funktionen und Add-ons ergänzt. Der Fokus lag in dem Zusammenhang auf der Integration von Inhalten, die sowohl aus SAP, aber auch aus Nicht-SAP-Systemen stammen.

Die Erweiterung wurde dabei auf Bereiche beschränkt, in denen für gewöhnlich auch Inhalte außerhalb des SAP-Systems eine wichtige Rolle spielen. Dazu gehören unter anderem der Einkauf, die Qualitätskontrolle und das Projektmanagement. In diesen Bereichen können auch Daten aus externen Anwendungen, wie E-Mails oder Angebote aus Lieferantensystemen, entscheidende Informationen beinhalten.

SAP Extended ECM by Opentext schließt in den genannten Bereichen eine prozessuale Lücke, die zuvor dafür gesorgt hat, dass die Anwender von den Kernfunktionen von SAP ECM nicht profitieren konnten. Dokumente außerhalb des SAP-Systems, die nicht, wie beispielsweise die Eingangsrechnungen, automatisch eingelesen werden können, sorgten für eine Blockade im Prozessablauf. Durch die Integration des Erweiterungspakets sollen die Anwender zukünftig jedoch keine Trennung zwischen dem ERP-System, SAP ECM und den externen Dokumenten bemerken.

Erreicht wird dies in der Praxis durch die zeitgenaue Einbindung von SAP- und Nicht-SAP Dokumenten in die jeweiligen Prozesse. Dazu wurde auch die Verbindung zu Office-Features gestärkt. Über Schnittstellen zu Outlook können beispielsweise wichtige Emails in die jeweiligen Kundenakten übertragen werden.

Zukünftig soll SAP Extended ECM by Opentext auch um den Bereich Governance, Risk und Compliance erweitert werden. Bereits in der Vergangenheit hat die SAP mit dem Unternehmen Opentext gemeinschaftlich an der Kernanwendung SAP ECM gearbeitet. Unter anderem einige Teilbereiche der digitalen Archivierung basieren auf Funktionen von Opentext.

Zusammenfassung und Fazit

SAP ECM ist ein Enterprise Content Management-System, welches direkt in das bestehende SAP ERP-System integrierbar ist. Durch den Einsatz der Lösung werden Möglichkeiten zur Digitalisierung bestehender und neuer Dokumente geschaffen, die sich mittels Archivierungsmethoden langfristig speichern lassen. Dabei werden wichtige gesetzliche Regularien in Bezug auf Datenschutz (beispielsweise die DSGVO) oder individuelle Unternehmensgrundsätze berücksichtigt.

SAP ECM fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Abteilungen und einzelnen Experten. Ein einheitliches und übersichtliches Ablagesystem vermeidet den Verlust von wichtigen Dokumenten und bündelt das Wissen an einer zentralen Stelle. Entsprechende Erweiterungen gewährleisten auch den Einsatz der Lösung in Unternehmensbereichen, in denen viele externe Dokumente zum Einsatz kommen.

Das Enterprise Content Management-System der SAP eignet sich in Unternehmen, in denen einerseits durch verteiltes Wissen ein zentrales Informationssystem fehlt und andererseits durch unstrukturierte Datenablagen keine transparente Wissensgrundlage besteht. Gleichzeitig sorgt die digitale Archivierung für eine langfristige Lagerung der Daten, die jederzeit einen Zugriff auf Dokumente und Informationen ermöglicht. Insbesondere bei klein- und mittelständischen Unternehmen liegt das Wissen über Prozesse somit nicht bei einzelnen Personen, sondern kann auch bei Ausscheiden dieser Mitarbeiter an einer zentralen Stelle eingesehen werden.

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