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SAP Business One

SAP Business One ist eine Variante des klassischen ERP-Systems mit einem starken Fokus auf klein- und mittelständische Unternehmen. Die verschlankte Konzeption der Software eignet sich ideal für den schnellen und unkomplizierten Einsatz im Unternehmensumfeld, ohne dabei auf die wichtigen Kernfunktionen eines übergreifenden ERP-Systems zu verzichten.

Die Umsetzung erfolgt entweder per On-Premise-Lösung oder per Implementation in der Cloud. SAP Business One ist häufig die Wahl von Unternehmen, die kleinere Teilgesellschaften oder Tochterunternehmen mit einem ERP-System ausstatten wollen.

Gründung, Übernahme, Release

Der Israeli Reuven Agassi gründete 1996 mit seinem Partner Gadi Shamia ein Unternehmen, mit dem Ziel, kleinere Unternehmen eine digitale Lösung für ihre Geschäftsprozesse anzubieten. Das „TopManage” getaufte Unternehmen wurde ursprünglich ausschließlich in Israel angeboten, erfreute sich aber so großer Beliebtheit, dass als Folge im Jahr 2000 eine weltweite Expansion angestrebt wurde.

Nachdem das Produkt auch in Europa und Lateinamerika erfolgreich eingeführt wurde, erfolgte im Jahr 2002 die Übernahme durch die SAP. Mit „TopManage” wollte die SAP auch im Kleinkundenbereich einen neuen Markt erschließen und vertrieb die Software fortan als SAP Business One. Der offizielle Release von SAP Business One erfolgte im Jahr 2004.

Funktionsweise

Die SAP hat das ERP-System für Klein- und Mittelständler branchenorientiert entwickelt. Demnach gibt es individuelle Lösungen für Unternehmen aller Art, die im Kern jedoch einheitlich auf demselben Grundsystem beruhen. Typischerweise untergliedern sich die Branchenlösungen in modulare Bestandteile, die jeweils einen konkreten Geschäftsbereich abdecken. Als vollumfängliches ERP-System deckt SAP Business One alle relevanten Unternehmensbereiche ab, die bei Bedarf ganz einfach an- und abgeschaltet werden können.

Die Module gliedern sich jeweils in Unterbereiche auf, die wiederum einen entsprechenden Teilbereich abdecken und nachfolgend kurz erläutert werden. So fällt beispielsweise unter das Modul „Finanzmanagement” die Buchhaltung, das Controlling, die Verwaltung von Anlagenwerten und das Finanzberichtswesen.

Die wichtigsten branchenübergreifenden Module sind neben dem erwähnten Finanzmanagement auch die Module Vertrieb und Kundenmanagement, Einkauf und Bestandskontrolle, Business Intelligence, Analysen und Berichte sowie weitere branchentypische Funktionen. Zu diesen branchentypischen Funktionen, die ganz einfach bei Bedarf hinzugefügt werden können, gehören zum Beispiel die Fertigung, die Verwaltung von Dienstleistungen und der Groß- und Einzelhandel.

Geschäftsbereiche und Funktionen

Business One deckt im Kern die folgenden Geschäftsbereiche ab:

Finanzmanagement

In diesem Kernbereich können sämtliche buchhalterische Funktionen des Unternehmens abgewickelt werden. Das Finanzmanagement ermöglicht eine ordentliche und gesetzeskonforme Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie ein übersichtliches Zahlungs- und Kontenmanagement.

Ebenfalls Teil des Moduls ist das Controlling, welches Kontrollwerkzeuge für eine Budgetübersicht bietet. Unternehmen können ihren Cashflow steuern und ihr Anlagevermögen verwalten. Mittels standardisierter Analysen und Reports kann bei der Entscheidungsfindung und Strategieplanung unterstützt werden.

Vertriebs- und Kundenmanagement

Im Vertriebs- und Kundenmanagement können Unternehmen ihre Kundenbeziehung digital abbilden. Angefangen bei der Kundenakquise über die Kundenverwaltung bis hin zum Opportunity-Management. In dem Modul können Marketingkampagnen geplant und ihr Erfolg überwacht werden. Gleichzeitig bietet SAP Business One Möglichkeiten zum mobilen Datenabruf relevanter Auftrags- und Kundendaten für den Vertrieb im Außendienst.

Einkaufs- und Bestandskontrolle

SAP Business One bietet in diesem Modul die Möglichkeit, den gesamten Einkaufs- und Zahlprozess eines Unternehmens abzubilden. In verschiedenen Untermodulen können beispielsweise die Beschaffung und Retouren verwaltet, die Wareneingänge erfasst oder die Stammdaten der Lieferanten gepflegt werden.

In der Einkaufs- und Bestandskontrolle können auch unmittelbar die Rechnungen und Zahlungen zentralisiert bearbeitet werden. Entsprechende Schnittstellen zu anderen Modulen leiten die Daten sofort in die relevanten Bereiche weiter. Umfassende Berichte informieren jederzeit über den Zustand der Prozesse und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.

Business Intelligence

Auch in klein- und mittelständischen Unternehmen spielen Auswertungen und Berichte eine wichtige Rolle. In dem Modul Business Intelligence können aus allen Unternehmensbereichen durch passende Hilfswerkzeuge Berichte angefertigt werden. Durch die Einbindung von Office-Features, wie Excel oder Word, können diese Berichte interaktiv analysiert werden.

Darüber hinaus sind aber auch die Boardmittel von SAP Business One so konzipiert, dass sie alle benötigten Daten visualisieren und aufbereiten können. Eigens entwickelte Tools bieten durch Drag & Drop- und Drilldown-Funktionen die Möglichkeit, berichte bis ins kleinste Detail nach den persönlichen Vorgaben zu gestalten.

Personalisierte Dashboards

Die Unternehmen können ihren Mitarbeitern spezielle Dashboards zur Verfügung stellen, die ihnen auf dem Computer oder Smartphone angezeigt werden. Je nach Abteilung und Aufgabe eines Mitarbeiters können aktuelle Kennzahlen, Neuigkeiten oder Arbeitsanweisungen mitgeteilt werden. Das Management oder Führungspersonen können die Dashboards frei gestalten und auf relevante Informationen beschränken.

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Preis- und Lizenzmodell

Ähnlich wie bei SAP Business ByDesign ist die Kostenstruktur auf die Anzahl und Rolle der User ausgerichtet. Es stehen mit dem Starter Package, dem Limited User und dem Professional User drei Modelle zur Verfügung, die jeweils einem eigenen Preismodell unterliegen.

Die zu zahlenden Kosten sind zudem von der gewählten Einführungsvariante von SAP Business One abhängig. Das Cloudmodell ist auf monatliche und die On-Premise-Lösung auf einmalige Kosten beschränkt. Je nach Unternehmensanforderung und Anzahl der Nutzer, gilt es im Vorfeld die passenden Lizenzen und Modelle zu wählen.

Das Starter Package richtet sich speziell an kleine Unternehmen mit maximal fünf Anwendern. Diese Lizenz gewährt Zugriff auf die grundlegenden Funktionen von SAP Business One, wie die Buchhaltung, den Vertrieb, den Einkauf, die Lagerverwaltung und das CRM.

Sollten durch ein Wachstum weitere Lizenzen oder mehr Funktionen benötigt werden, ist ein nachträglicher Umstieg in ein höheres Lizenzmodell problemlos möglich. Das Starter Package kostet in der Cloud-Variante 38 €/ Monat pro Nutzer oder einmalig 1140 pro Nutzer als On-Premise-Lösung im eigenen Rechenzentrum.

Limited User erhalten Zugriff auf alle wichtigen Funktionen in einem ganz bestimmten Bereich. Dieses Modell richtet sich also an die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung, wie der Buchhaltung, dem Außendienst oder dem Lager. Die Limited User Lizenzen kosten entweder 47 €/ Monat oder einmalig 1400 € pro Anwender.

Für Mitarbeiter die einen umfassenden und vollen Zugriff auf das System benötigen steht die Professional User Lizenz bereit. Nutzer mit dieser Lizenz können in allen Bereichen von SAP Business One arbeiten und sind in keinem Bereich in ihrer Arbeit eingeschränkt. Eine Lizenz kostet entweder 91 € monatlich in der Cloud oder einmalig 2700 €.

Sicherheit der persönlichen Daten

SAP Business One unterliegt vor allem in der Cloud-Variante strengen Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien. Durch stetige Weiterbildungen der Mitarbeiter und intensive Tests werden nach eigener Aussage wichtige Voraussetzungen geschaffen, um die sensiblen Unternehmensdaten vor Missbrauch zu schützen.

In dem Zusammenhang bietet die SAP seinen Business One Kunden auch Schulungen für die eigenen im System arbeitenden Mitarbeiter an. Diese Schulungen sollen den bewussten Umgang mit personenbezogenen und unternehmensrelevanten Daten fördern und den korrekten Umgang schulen.

Technisch wird die Sicherheit der Hardware und Netzwerke durch redundante und verschlüsselte Systeme gewährleistet, die die Cloud jederzeit erreichbar halten und vor Angriffen von außerhalb schützen. Dabei setzt die SAP auf einen sogenannten 360-Grad-Ansatz, der alle Eventualitäten abdeckt. Durch Best Practices können bewährte Schnittstellen und Vorgehensweisen auch in die Netzwerke der Unternehmen übertragen werden, um auch dort einen sicheren Zugriff auf die Cloud zu ermöglichen.

Zusammenfassung

SAP Business One ist die Alternative für klein- und mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle digitalisieren und vollständig abbilden wollen. Die Lösung überzeugt durch die flexible Möglichkeit der Einführung in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Die schlanke Konzeption von SAP Business One sorgt für eine schnelle und unkomplizierte Einführung im Unternehmen und gewährt somit einen schnellen Zugang zum System.

Der modulare Aufbau der Lösung umfasst sämtliche Geschäftsbereiche eines klein- oder mittelständischen Unternehmens. Die jeweiligen Module können ganz einfach eingeführt oder abgeschaltet werden. SAP Business One basiert auf einem monatlichen oder einmaligen Kostenmodell, welches abhängig von der Anzahl der User und deren Aufgabe im Unternehmen ist.

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