KI-Nutzung in Unternehmen: Das müssen alle Mitarbeitenden über KI wissen

Warum Sie Ihre Mitarbeiter aufklären müssen

KI ist nicht einfach ein weiteres Softwaretool. Sie kann Aufgaben eigenständig bearbeiten, Entscheidungen vorbereiten oder sogar selbst treffen. Das bringt neue Möglichkeiten für Produktivität und Geschäftserfolg, birgt aber auch neue Risiken. Gerade weil KI-Systeme komplex sind, ist ein bewusster, verantwortungsvoller Umgang mit der Technologie entscheidend.

Klare Regeln als Grundlage

Grundlage für jeden KI-Einsatz sollte eine unternehmensinterne KI-Richtlinie sein, die nicht nur Ziele und Anwendungsbereiche definiert, sondern auch Verantwortlichkeiten, Kontrollmechanismen und ethische Grundsätze festlegt. Hier können sich Unternehmen an internationalen Best Practices für KI-Managementsysteme orientieren, beispielsweise die ISO/IEC 42001:2023.

Welche KI ist erlaubt? – Klassifizierung und Zulassung

Für Unternehmen in der EU gilt: Sie müssen alle KI-Anwendungen auf Basis des EU AI Acts bewerten und sie einer Risikokategorie zuordnen: kein Risiko, begrenztes Risiko, Hochrisiko oder verboten. Mitarbeitende dürfen nur freigegebene Anwendungen nutzen. Außerdem sollten sie kritisch prüfen, ob KI wirklich eine Arbeitserleichterung darstellt. Bei vielen Aufgaben, die auch ohne KI effizient lösbar sind, ist klassische Software zu bevorzugen. Rechtliche und ethische Leitplanken

Gesetze wie der EU AI Act, die DSGVO und das Gleichbehandlungsgesetz (AGG) geben in Deutschland den rechtlichen Rahmen für die KI-Nutzung vor. Mitarbeitende müssen sicherstellen, dass der Einsatz von KI nicht zu Diskriminierung, Datenmissbrauch oder Grundrechtsverletzungen führt. Auch ethisch gilt: Der Mensch steht im Mittelpunkt. KI darf weder entmündigen noch schaden.

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Datenschutz & Datensicherheit

Sensible, personenbezogene oder vertrauliche Daten haben in KI-Systemen ohne ausdrückliche Freigabe nichts zu suchen. Die verarbeiteten Daten sollten auf das erforderliche Maß beschränkt (Datenminimierung) und nur für zuvor definierte Zwecke verwendet werden (Zweckbindung). Legen Unternehmen fest, dass Mitarbeitende nur autorisierte KI-Tools verwenden dürfen, trägt dies dazu bei, Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum besser zu schützen.

Bias, Fairness & Erklärbarkeit

Je nach Trainingsdaten können KI-Systeme soziale Erwünschtheitsverzerrungen und gesellschaftliche Stereotype reproduzieren. Mitarbeitende tragen Mitverantwortung dafür, dass KI keine solchen diskriminierenden Ergebnisse erzeugt. KI-Richtlinien sollten klar formulieren, welche Pflichten Mitarbeitenden haben, beispielsweise welche Dokumentations- und Meldepflichten beim Verdacht auf Bias gelten. Darüber hinaus müssen KI-Ergebnisse gemäß EU AI Act nachvollziehbar und transparent sein. Hierzu können Unternehmen auf Ansätze wie Explainable AI (XAI) zurückgreifen.

Transparenz im Umgang mit Kunden und Kollegen

Bei Hochrisiko-KI, zum Beispiel beim KI-Einsatz im Recruiting, gelten strenge Transparenzpflichten. Doch auch bei Systemen mit begrenztem Risiko ist der Einsatz von KI offenzulegen, vor allem in der Interaktion mit Dritten. Nur so bleibt Vertrauen erhalten. Auch bei E-Mails, Chats oder automatisierten Berichten sollten Mitarbeitende zu erkennen geben, wenn Inhalte ganz oder teilweise KI-generiert sind.

Transparenz im Umgang mit Kunden und Kollegen

Ob E-Mail, Chat oder automatisierter Bericht: Mitarbeitende müssen offenlegen, wenn Inhalte ganz oder teilweise KI-generiert sind. Gleiches gilt für die Nutzung von KI in der Interaktion mit Dritten. Nur so bleibt Vertrauen erhalten.

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Aufsicht und Meldepflicht

Jeder Mitarbeitende ist mitverantwortlich dafür, dass die interne KI-Richtlinie und die rechtlichen Anforderungen an KI-Anwendungen eingehalten werden. Fehler, Missbrauch oder mögliche Risiken sind frühzeitig intern und – je nach Vorfall – der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Besonders bei Hochrisiko-Anwendungen ist menschliche Aufsicht zwingend erforderlich (Art. 14 EU AI Act). Audits und kontinuierliche Überprüfungen stellen sicher, dass die Richtlinien aktuell bleiben.

Beteiligung des Betriebsrats

Die Integration von KI berührt in vielen Fällen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 87 BetrVG), beispielsweise im Bereich Personaleinsatz, Leistungsbemessung und Überwachung. Um die Rechte des Betriebsrats zu wahren, sollte dieser schon vor der Einführung von KI-Systemen einbezogen werden. Eine transparente Zusammenarbeit fördert nicht nur die Akzeptanz von KI, sondern auch die Rechtssicherheit.

Schulung und Kompetenzaufbau

Ohne Know-how kein verantwortungsvoller KI-Umgang: Mitarbeitende sollten regelmäßig geschult werden – zu Funktionsweisen, rechtlichen Anforderungen, Risiken und Grenzen von KI. Dies ist essenziell für den rechtssicheren und effektiven Einsatz der Technologie im Arbeitsalltag. Umso bedenklicher ist es, dass laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung (2025) bisher nur ein Fünftel der Berufstätigen von ihrem Arbeitgeber eine KI-Schulung erhalten hat.

Anpassungsfähigkeit sichern

Eine KI-Richtlinie ist kein starres Regelwerk, sondern entwickelt sich mit den internen Anforderungen, den Möglichkeiten der Technologie und dem Rechtsrahmen weiter. Daher sollte sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf in Abstimmung mit dem Betriebsrat angepasst werden. Wo Uneinigkeit besteht, hilft die Einigungsstelle.

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Fazit: Verantwortung beginnt beim Menschen

KI bietet großes Potenzial – aber nur, wenn sie mit Verantwortung eingesetzt wird. Mitarbeitende müssen wissen, was erlaubt ist, wie sie Risiken erkennen und was im Zweifel zu tun ist. Eine klare, praxisnahe KI-Richtlinie schafft Orientierung und Sicherheit. Letztlich gilt: Nicht die KI trifft Entscheidungen, sondern der Mensch.

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