Copilot als Assistent in der IT-Administration

Herausforderungen in der IT

IT-Profis sind in Zeiten von KI gefragter denn je und entscheidend für die digitale Transformation eines Unternehmens. Doch viele Stellen bleiben unbesetzt, was die Arbeitslast auf wenige verteilt. Gleichzeitig aber sorgen die rasanten technologischen Entwicklungen für zusätzliche Belastung, während der Druck nach Fortschritt und Effizienz wächst.

Das Ziel muss also sein, diese Arbeitslast irgendwie zu reduzieren und der IT mehr Freiraum für Entwicklungsprojekte und wertschöpfende Aufgaben zu schaffen.

KI-Schulung Microsoft Copilot (Online-Classroom)

KI-Programmen kommt in der Bearbeitung von Aufgaben im persönlichen Alltags- und Arbeitsleben eine immer wichtigere Bedeutung zu. Auf Unternehmensebene können Sie das Potenzial dieser Technologie seit dem Release des Microsoft Copilot nun auch direkt in Ihren Office-Programmen ausschöpfen.

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Wie Copilot Ihre IT-Abteilung unterstützt

Genau hier setzt Copilot an und sorgt mit der Integration in die Office-Produkte für effizientere Prozesse im IT-Alltag. Um Ihnen ein besseres Bild zu geben, wie das aussehen kann, stellen wir Ihnen einmal zwei beispielhafte Prozesse vor:

Szenario 1: Anschaffung einer neuen IT-Lösung

Eine neue IT-Lösung soll integriert werden. Dazu müssen vorher natürlich sämtliche Geschäftsanforderungen an diese Lösung erörtert werden. Üblicherweise geschieht das über mehrere Meetings. Hier setzt die Unterstützung durch Copilot an: Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die Besprechung – Copilot für Teams macht im Hintergrund für Sie Notizen. So sind Sie nicht abgelenkt und müssen anschließend auch keine eigene Zusammenfassung mehr schreiben.

Sie können Copilot außerdem nutzen, um bereits vorhandene Lösungen auf dem Markt zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen am nächsten kommen. Daraufhin können Sie sich mit Ihren internen Entwicklungsteams zusammensetzen und eine Abweichungsanalyse in Excel mit Copilot erstellen, um so die Vor- und Nachteile jeder Lösung rauszustellen.

Sind dann geeignete Lösungen und Anbieter ausgewählt, gilt es Ausschreibungen / RFPs zu erstellen. Nutzen Sie dazu Copilot in Word, um Inhalte aus Ihrer bisherigen Kommunikation, wie z. B. E-Mails, die Besprechungsnotizen oder Präsentationen, direkt zu übernehmen. So können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen besprochenen Geschäftsanforderungen enthalten sind und alle Genehmigungen vorliegen.

Für die folgenden Statusbesprechungen ist ebenfalls wieder Copilot in Teams zu empfehlen, um die wichtigsten Punkte festzuhalten. Sie können den Assistenten aber ebenso dafür nutzen, Vorschläge für Fragen oder nächste Schritte zu geben, um keine offenen Punkte auszulassen und die Besprechungen auf Kurs zu halten.

Zum Schluss hilft Ihnen Copilot in Outlook dann dabei, eine passende Rundmail zu verfassen, in der die neue Lösung für alle Betroffenen angekündigt wird.

Szenario 2: Erstellen und Koordinieren eines Projektplans

Am Anfang eines jeden IT-Projekts steht ein Plan. Die Erstellung und Koordinierung dieses Plans kann jedoch mitunter sehr mühsam und zeitaufwendig werden. Um auch diesen Prozess etwas zu beschleunigen, können Sie wieder Copilot als Assistenten heranziehen. Beispielsweise, wenn es um die Formulierung des Zwecks und der Ziele des Projektes geht. Hier können Sie Copilot in Word nutzen, um diese Aspekte optimal zu skizzieren.

Bei jeglichen Besprechungen rund um den Projektplan können Sie auch hier wieder auf Copilot vertrauen, der im Hintergrund die Notizen für Sie übernimmt. Hinterher können Sie sich dann die gesamte Sitzung zusammenfassen lassen und die wichtigsten Punkte auflisten. Auch bei der Sammlung von Vor- und Nachteilen oder potenziellen Risiken des Plans können Sie Copilot in Loop oder Word nutzen, um eine erste Liste zu erstellen und die Punkte am Ende zu kategorisieren. All das können Sie dann wieder ganz einfach in das ursprüngliche Projektplandokument einfügen.

Mit Copilot in Teams können Sie dann fortan jegliche Aktualisierungsaktivitäten koordinieren, z. B. in dem Sie jeden Tag kurze Mitteilungen erstellen lassen und diese über einen Teams-Kanal verteilen. Wenn es dann darum geht, die Führungskräfte über den Projektstatus zu informieren, können Sie ganz einfach Copilot in PowerPoint nutzen, um sich auf Datengrundlage des aktuellen Projektplans eine Präsentation erstellen zu lassen.

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Weitere Features

Das waren jetzt zwei Beispiele für typische Prozesse im Alltag eines IT-Managers, doch lassen sich die einzelnen Features von Copilot natürlich in verschiedensten Anwendungsfällen einsetzen und kombinieren. Dazu hier nochmal ein kurzer Überblick über weitere wichtige Funktionen und Szenarien:

• Unterstützung bei eingehenden und ausgehenden E-Mails
• Entwerfen von E-Mail-Mitteilungen und Ankündigungen
• Erstellung von Besprechungsnotizen und Nachfassaktionen
• Verbesserung der Qualität von E-Mails und Chats
• Erstellung von Schulungsleitfäden
• schnellere Antworten durch Suche auf internen Websites und in Dokumenten
• einfachere Analyse von Umfragen in Excel

Wie Sie davon profitieren

Schauen wir uns nun nochmal genau an, welche Vorteile sich durch die Unterstützung von Copilot ergeben:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung diverser Schritte sparen Sie manuelle Arbeit und somit wertvolle Zeit, welche Sie fortan wertschöpfenden Aufgaben widmen können.
• Kostenersparnis: Microsoft 365 Copilot bietet IT-Abteilungen diverse Kostenvorteile: Erstens wird durch die Förderung verstärkter Zusammenarbeit der Wissensaustausch und die Problemlösung effizienter gestaltet, wodurch Doppelarbeit reduziert wird. Zweitens optimieren verbesserte Kommunikationswerkzeuge die Koordination zwischen Teammitgliedern, was Verzögerungen und kostspielige Missverständnisse minimiert.
• Reduzierung ausstehender Support-Tickets: Microsoft Copilot verbessert den Kundensupport durch die Integration von KI-Unterstützung in Arbeitsabläufe. Mit Unterstützung von Bots, umfangreicher Dokumentation und verbesserter Zusammenarbeit kann Ihr Support-Team nahtloser zusammenarbeiten und konsistentere Serviceleistungen erbringen.
• Verringerung von Anwendungsausfällen: Copilot erkennt Probleme schneller und ermöglicht proaktive Lösungen, die kostspielige Ausfallzeiten und Ressourcenverschwendung verhindern und so den Systemzustand nachhaltig optimieren.

Fazit

Sie sehen also, dass Copilot auch für IT-Schaffende viel bietet, besonders in der Administration und Projektplanung. Je schneller Sie die einzelnen Features in Ihre Arbeitsalltag und die verschiedenen Abläufe integrieren, desto eher profitieren Sie und Ihr Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen. Sie sparen eine Menge manuelle Arbeit, lästige Routineaufgaben werden zum Kinderspiel und die Prozesse im Allgemeinen wesentlich effizienter.

Sie haben Fragen zum Thema Copilot oder grundsätzliches Interesse am Einsatz von Künstlicher Intelligenz im eigenen Unternehmen? Dann melden Sie sich doch gerne direkt für unsere Schulung zu Copilot an oder schauen Sie in unsere anderen Angebote und Workshops rund um das Thema KI für Unternehmen rein.

Ansonsten kontaktieren Sie uns einfach, unsere erfahrenen Berater kümmern sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen und besprechen in einem kostenlosen Erstgespräch alle weiteren Schritte.