Die wichtigsten Schritte bei der Erstellung eines Softwareroboters

5. Juli 2021

Die Automatisierung von Aufgaben durch Robotic Process Automation (RPA) soll dabei helfen, Mitarbeitern eintönige, sich ständig wiederholende Prozesse abzunehmen. Ist ein solcher Softwareroboter einmal programmiert, so überträgt er in Sekundenschnelle Daten aus dem einen Formular in ein anderes und ist dabei viel weniger fehlerbehaftet als die manuelle Eingabe. Doch was müssen die Entwickler bei der Erstellung eines Softwareroboters beachten? In diesem Beitrag möchte ich auf diese Frage eingehen.

Welcher Prozess eignet sich zur Automatisierung?

Wenn Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen analysieren, erkennen Sie sicherlich einige monotone Tätigkeiten, auf die Ihre Mitarbeiter unnötig viel Zeit verwenden müssen. Um mithilfe von RPA Mitarbeiter-Ressourcen einzusparen, müssen die Prozesse allerdings folgende Eigenschaften erfüllen, damit sie automatisierbar sind:

Wiederholend: Die Automatisierung eines Prozesses lohnt sich erst, wenn dieser sich andauernd wiederholt oder einmalig eine sehr große Datenmenge verarbeitet wird.
Regelbasiert: Damit dem Softwareroboter der Prozess einprogrammiert werden kann, muss dieser aus immer denselben Schritten in derselben Reihenfolge bestehen.
Passender Input: Der Softwareroboter benötigt einen Input, der einem festen Muster folgt. Es eignen sich vor allem Daten, die von dem Roboter aus einem Programm in ein anderes Programm übertragen werden sollen, wie beispielsweise aus einer Excel-Tabelle in ein CRM-System. Müssen die Daten erst manuell in ein solches Muster übertragen werden, so lohnt es sich meist gar nicht erst, diesen Prozess zu automatisieren, da es insgesamt keine Zeitersparnis bietet.

Welche Schritte müssen ausgeführt werden?

Sobald der zu automatisierende Prozess feststeht und alle Voraussetzungen erfüllt sind, müssen Sie den Prozess detailliert analysieren. Die Entwickler des Roboters müssen jeden einzelnen Schritt innerhalb des Prozesses identifizieren und sie eventuell für den Bot anpassen. Wenn die Arbeit des Softwareroboters beispielsweise an einem virtuellen Desktop stattfinden soll, müssen die Entwickler eine Alternative finden, um die verschiedenen Felder auch ohne direkte Klicks auszuwählen. Sobald alle Schritte vorbereitet sind, bekommt der Roboter sie in einer exakten Reihenfolge einprogrammiert. Geschieht dies erfolgreich, so kann mit dieser ersten Version des Bots der Input einmal sauber verarbeitet werden.

Wie oft soll der Prozess wiederholt werden?

Im nächsten Schritt muss dem Roboter einprogrammiert werden, wie häufig er die Aufgabe ausführen soll. Er muss den Prozess so oft wiederholen, dass jeder Datensatz verarbeitet wird, darf aber gleichzeitig nicht unbegrenzt weiterarbeiten und dadurch viele Duplikate erstellen. Um das zu ermöglichen, müssen dem Bot Schleifen eingebaut werden, damit er selbst über die Anzahl der Wiederholungen bestimmen kann. Da es mehrere Möglichkeiten dafür gibt, müssen die Entwickler die für diesen spezifischen Bot passende Option auswählen. Nutzt der Softwareroboter beispielsweise eine Excel-Datei als Input, so kann die Anzahl in der Datei einprogrammiert werden. Der Bot wertet diese Information aus und kann sein Verhalten entsprechend anpassen.

Ergeben sich Probleme bei der Durchführung?

Im letzten Schritt müssen die Entwickler sicherstellen, dass die Automatisierung im gesamten Umfang reibungslos abläuft. Auch wenn die einzelnen Teilaufgaben funktionieren, so kann es beispielsweise bei dem Wechsel zwischen unterschiedlichen Formularen zu Problemen kommen. Um falsch eingesetzte Informationen oder Überschreibungen zu vermeiden, können Sie Excel-interne Funktionen nutzen. Sie ermöglichen es, die Tabelle auf einen bestimmten Input zu filtern.

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Für den Einsatz bereit

Sobald alle Probleme beseitigt sind, kann Ihr Unternehmen von der Automatisierung des Prozesses durch den Softwareroboter profitieren. Die freiwerdenden Mitarbeiter-Ressourcen können Sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen, wodurch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigen. Durch konstante Analyse des Roboters kann seine Effektivität bewertet und notwendige Anpassungen problemlos durchgeführt werden.

Benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung eines Softwareroboters für Ihr Unternehmen? Gerne können Sie sich unverbindlich bei mir melden und wir gehen gemeinsam auf Ihre individuellen Herausforderungen und Möglichkeiten ein.