Die 5 Phasen der RPA

9. März 2021

Die Robotic Process Automation (RPA) steigert die Effizienz von Unternehmen, spart Kosten und ermöglicht es, Mitarbeiter-Ressourcen auf die gewinnbringenden Tätigkeiten zu fokussieren. Sind Sie daher daran interessiert, RPA in Ihrem Betrieb einzusetzen, wissen allerdings nicht, wie der Automatisierungsprozess genau ablaufen soll? In diesem Beitrag werde ich Ihnen die 5 Phasen der RPA einfach und verständlich erklären, damit Sie über den gesamten Prozess im Bilde sind und die Hilfe der Softwareroboter taktisch klug in Ihr Unternehmen einbauen können.

Erste Phase: Discovery

Diese Phase befasst sich mit der grundlegendsten Frage: Welche Prozesse sollen automatisiert werden? Da es in einem Unternehmen unüberschaubar viele verschiedene Tätigkeiten gibt, ist es essenziell, die eigenen Mitarbeiter auf die Suche nach passenden Prozessen zu schicken. Niemand kann die diversen Aufgaben besser bewerten als die Personen, die sie täglich erledigen.

Doch im ersten Moment stehen viele Menschen der Nutzung eines Roboters kritisch gegenüber, da unterschiedliche Ängste damit verbunden werden und nur die wenigsten sich mit den realistischen Fakten über Roboter befassen. In der Discovery-Phase können Sie mithilfe der folgenden Schritte auf die Bedenken Ihrer Mitarbeiter eingehen, sodass diese am Ende selbst von der RPA begeistert sind und die geeigneten Prozesse vorstellen können.

Ängste, Sorgen und Fragen klären

Wenn Personen von der Prozessautomatisierung durch Roboter hören, steht häufig die Angst im Raum, dass dies mit dem Streichen von Arbeitsplätzen einhergeht. Auch wenn uns dieses Szenario von manchen Filmen und Medien aufgezeigt wird, sieht die Realität ganz anders aus. Viele Mitarbeiter verlieren enorm viel Zeit durch monotone, alltägliche Aufgaben, die zusätzlich auch überhaupt keinen Spaß machen. Die eigentlich wichtigen Aufgaben, welche nur mithilfe von menschlicher Intelligenz gelöst werden können, bekommen so sehr viel weniger Aufmerksamkeit, da die Mitarbeiter-Ressourcen bereits ausgeschöpft sind.

Durch die Automatisierung der eintönigen, sich ständig wiederholenden Aufgaben, können sich Ihre Mitarbeiter den gesamten Tag auf ihre wichtigen und spannenden Aufgaben konzentrieren. Dadurch werden sie noch wertvoller für das Unternehmen und die Angst vor der Kündigung ist völlig unbegründet. Sobald Sie Ihren Mitarbeitern diese Sorgen genommen haben, werden sie gleich viel offener für RPA sein.

Vorteile der RPA näherbringen

Die Automatisierung von Prozessen bringt nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie beispielsweise IT-Leiter sind, ist es für Sie von großem Interesse, dass Ihr Unternehmen Kosten für unnötig langwierige Prozesse spart. Für Ihre Mitarbeiter spielt das jedoch meist eine untergeordnete Rolle. Damit Sie Ihre Mitarbeiter von RPA überzeugen und diese eigenständig anfangen, nach passenden Prozessen zu suchen, sollten Sie die Verbesserungen des Arbeitsalltags der Mitarbeiter deutlich machen. Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf eintönige Dokumentationen verwenden und nicht mehr immer und immer wieder dieselbe E-Mail an Kunden verschicken. Die RPA ermöglicht Ihren Mitarbeitern, sich auf interessante, kreative Aufgaben zu fokussieren und das Unternehmen mit jedem Ergebnis aktiv voran zu bringen.

Prozesseignung erkennen

Wenn Ihre Mitarbeiter motiviert sind und auf die Suche nach geeigneten Prozessen gehen, müssen Sie lernen, welche Eigenschaften ein Prozess aufweisen muss, um sinnvoll automatisiert werden zu können. Natürlich ist es ebenfalls wichtig, dass die Mitarbeiter ihren eigenen Platz in dem Prozess kennenlernen. Hierfür eignen sich Schulungen, Seminare und Praxisbeispiele, um den Mitarbeitern schnell und einfach die Welt der RPA nahezubringen.

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Zweite Phase: Manage

Sobald Sie der Meinung sind, einige automatisierbare Prozesse in Ihrem Unternehmen gefunden zu haben, können Sie beginnen, Ihre Ideen in Taten umzusetzen. Da der Prozess der Automatisierung nicht nur aus dem reinen Entwickeln eines passenden Roboters besteht, sondern auch darin, die RPA zu einem natürlichen, effektiven Teil Ihres Unternehmens zu machen, sollten Sie nun ein Center of Excellence gründen.

Ein Center of Excellence(CoE) ist vergleichbar mit einer Kommandozentrale, die sich einzig und allein mit der RPA in Ihrem Unternehmen beschäftigt. Es wird von mehreren Personen gebildet, die eine spezifische Rolle einnehmen und mit dem Unternehmen und untereinander in kontinuierlichem Austausch stehen. Dieses Team ist spezialisiert darauf, RPA in den diversen Bereichen des Unternehmens zu ermöglichen und für die Mitarbeiter alltäglich zu machen. Es plant die Implementierung der Roboter in den Prozess und die Bereitstellung der benötigten Ressourcen. Außerdem werden die Zugriffsarten und die Steuerungsverteilung organisiert. Ziel ist es, über eine zentrale Plattform einen homogenen und flexiblen Zugriff auf die verschiedenen Roboter zu gewährleisten.

Folgende Rollen lassen sich im Center of Excellence unterscheiden:

Change Manager: Der Change Manager stellt sicher, dass die Implementierung von RPA innerhalb des Unternehmens gut funktioniert. Er ist verantwortlich für die Kommunikation mit den betroffenen Bereichen und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter mit den Änderungen vertraut ist.
Business Analyst: Diese Personen verfügen über tiefgreifende Kenntnisse der zu automatisierenden Prozesse und halten in einer aufgelisteten Prozessanforderung den Input und den zu erwartenden Output des automatisierenden Prozesses fest. Gleichzeitig sind sie für die Dokumentation der RPA zuständig.
Solution Architect: Solution Architects designen die Struktur der RPA-Lösung, erfassen die von den Funktionsanalysten erstellten Anforderungen, führen die Leitung, prüfen den Code und sind für die Bereitstellung des Teams verantwortlich.
RPA Developer: RPA Developer sind diejenigen, die die Prozessidee in die Realität umsetzen. Sie programmieren die Softwareroboter mithilfe einer RPA-Technologieplattform.
RPA Supervisor: Der RPA Supervisor verwaltet und kontrolliert die Softwareroboter in ihrer Arbeit. Er befasst sich mit den Kenndaten und analysiert so die Qualität und Angepasstheit der Roboter, um die Effizienz der RPA dauerhaft zu garantieren.
RPA Admin und Support: Der Support bleibt auch bei der Prozessautomatisierung ein wichtiger Bestandteil. Er hilft den Nutzern bei der Arbeit mit RPA und ist für die Lösung von Störungen nach der Implementierung verantwortlich.

Dritte Phase: Build

Da die Anforderungen an den Prozess in den vorherigen Phasen ausgearbeitet wurden, kann der Softwareroboter nun von den RPA Developern gebaut werden.

Vierte Phase: Run

In dieser Phase wird der Softwareroboter aktiv benutzt. Je nachdem, ob es sich um einen Attended Bot, also einem begleiteten Roboter, oder einen Unattended Bot, also einem völlig autonomen Roboter handelt, wird der Roboter hier von einem Menschen oder durch eine digitale Zentrale gesteuert. Der RPA Admin und Support hilft den Nutzern dabei, sich an die Arbeit mit einem Softwareroboter zu gewöhnen und löst potentiell auftretende Störungen.

Fünfte Phase: Measure

Auch wenn an diesem Punkt der Großteil der Arbeit erledigt zu sein scheint, sind die Aufgaben des CoE noch nicht abgeschlossen. Abgesehen davon, dass sich das Center of Excellence nun auf neue RPA-Projekte fokussiert, ist es wichtig, die Leistungen der Softwareroboter zu messen und analysieren. Durch das Monitoring von den Kenndaten der Roboter kann der RPA Supervisor die Arbeit des CoE bewerten und abschätzen, welchen Mehrwert jeder einzelne Roboter generiert. Mithilfe dieser Daten können die Roboter noch weiter angepasst und skaliert werden. Außerdem können die Ergebnisse dieser Analysen für Entscheidungen über neue RPA-Projekte herangezogen werden.

Brauchen Sie Unterstützung?

Die RPA ist ein langwieriger und komplizierter Prozess, der Ihnen jedoch einen großen und kontinuierlichen Mehrwert bietet. Es gibt viele Experten, wie beispielsweise unsere mindsquare Consultants, die sich auf das Einführen von RPA in Unternehmen spezialisiert haben und an die Zusammenarbeit der Führungsebene, der Mitarbeiter und des Centers of Excellence gewöhnt sind. Sollten Sie die benötigten IT-Spezialisten nicht bereits in Ihrem eigenen Unternehmen angestellt haben, so können Sie auf ein großes Angebot von externen Profis zugreifen.

Sind Sie an weiteren Informationen zur RPA interessiert oder möchten Sie sich unverbindlich über unsere eigenen Angebote und Leistungen schlau machen? Dann können Sie gerne ein kostenloses Beratungsgespräch mit mir vereinbaren.