Update nach dreizehn Jahren: Wie die EnBW das WCM-System gemeinsam mit mindsquare modernisierte

Case Study:

Update nach dreizehn Jahren: Wie die EnBW das WCM-System gemeinsam mit mindsquare modernisierte

Branche:

Energie

Herausforderung:

Veraltetes WCM-System, das mit den Unternehmensprozessen und S/4HANA nicht voll kompatibel ist.

Unsere Lösung:

Integration des mindsquare eWCM und eines Arbeitserlaubnisprozesses in S/4HANA.

Über das Unternehmen

Der Energieversorger EnBW ist ein Konzern im Wandel. Neben dem Betrieb konventioneller Kraftwerke investiert das Unternehmen massiv in erneuerbare Energien und digitale Geschäftsmodelle. In diesem Transformationsprozess spielt die Digitalisierung interner Prozesse eine Schlüsselrolle, insbesondere im Bereich der konventionellen Energieerzeugung. In diesem Bereich betreibt die EnBW eine Vielzahl an komplexen Kraftwerksanlagen. Hier gelten besonders strenge Anforderungen an Arbeitssicherheit, Prozessstabilität und Qualitätssicherung. Um Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an den Anlagen sicher durchzuführen, setzt die EnBW auf ein geregeltes, dokumentiertes Freischalt- und Arbeitserlaubnisverfahren. Dieses wird als hoch kritischer Prozess angesehen, da er unmittelbar die Sicherheit der Mitarbeiter*innen und die Integrität der Anlagen betrifft.

Die Herausforderungen

Die Einführung von SAP S/4HANA im EnBW-Konzern brachte die Notwendigkeit mit sich, auch das betagte WCM-System abzulösen. Die EnBW suchte daher nach einer neuen Lösung, die einerseits technologisch zukunftsfähig, andererseits flexibel an die langjährig etablierten Prozesse der Kraftwerksbetreiber anpassbar sein würde. Gleichzeitig bestand von Seiten der EnBW der unbedingte Wunsch, die bestehenden Prozesse in der neuen Lösung vollständig und ohne grundlegende Veränderungen abzubilden. Hieraus ergab sich die Herausforderung der Umsetzung einer modernen, neuen Lösung, die dennoch maximale Vertrautheit und Akzeptanz bei den späteren Nutzer*innen gewährleisten musste.

Im Rahmen der Markterkundung entschied sich EnBW schließlich für die Lösung eWCM des Bielefelder IT-Dienstleisters mindsquare. Damit ging die Betreuung durch die Experten zum Thema Instandhaltung aus dem Fachbereich Maintcare einher. Die enge, bereits seit über zehn Jahren bestehende Zusammenarbeit mit mindsquare, in der die Ostwestfalen als Partner bereits zahlreiche Entwickler für den Instandhaltungsbereich stellte, war ein weiterer entscheidender Faktor. Die persönliche und partnerschaftliche Zusammenarbeit – kein “Dienstleister-Kunde-Verhältnis” – sollte sich als wichtiger Erfolgsfaktor für ein anspruchsvolles Projekt erweisen.

Arbeitsphase und Meilensteine

Umsetzungsphase

In der Umsetzungsphase lag die zentrale Anforderung darin, den bestehenden, von den Kraftwerksmitarbeiter*innen seit über zehn Jahren gelebten Prozess des Arbeitserlaubnisverfahrens exakt in der neuen Lösung abzubilden. Verbesserungspotenziale und neue Funktionalitäten sollten bewusst erst in späteren Phasen aktiviert werden, um die Akzeptanz unter den Nutzer*innen nicht zu gefährden.

Dies bedeutete eine Vielzahl an spezifischen Anpassungen im eWCM-Standardprodukt von mindsquare. Individuelle Anforderungen einzelner Kraftwerksstandorte und spezifische Varianten der Konfliktprüfung mussten umgesetzt werden. Parallel dazu wurde das System so vorbereitet, dass spätere Modernisierungsschritte, wie etwa der mobile Zugriff über die eWCM-App, technisch problemlos möglich sind.

Change Management

Parallel zur technischen Umsetzung wurde großer Wert auf ein sorgfältig gesteuertes Change Management gelegt. Die Kraftwerksmitarbeiter*innen waren an ihre bisherigen Arbeitsabläufe stark gewöhnt und zunächst skeptisch gegenüber der neuen Lösung. mindsquare und EnBW begegneten dieser Herausforderung mit einer bewussten Strategie. Bereits in der frühen Projektphase wurden Key User aus den Kraftwerken eng in die Entwicklung eingebunden. In wöchentlichen Feedbackrunden konnten sie Bedenken und Anregungen einbringen, die so weit wie möglich umgesetzt wurden. Die Schulung der Nutzer*innen erfolgte in persönlichen Präsenztrainings, um eine möglichst direkte Begleitung im Lernprozess zu gewährleisten.

Nutzung der neuen Lösung

Als besonderer Meilenstein lässt sich der Moment bezeichnen, als die Key User erstmals den kompletten alten Prozess im neuen eWCM-System durchspielen konnten. Dies war ein wichtiger Beleg dafür, dass die Lösung die Anforderungen der Kraftwerksbetreiber tatsächlich erfüllt. Nach Abschluss der Schulungsphase begann der gestaffelte Rollout in die ersten Kraftwerke. Dabei zeigte sich erneut die Bedeutung der engen Zusammenarbeit und der sensiblen Begleitung des Change-Prozesses. Trotz vereinzelter Widerstände konnte eine hohe Akzeptanz erreicht werden.

Ergebnis & Fazit

Die Einführung von eWCM bei der EnBW war ein anspruchsvolles Projekt mit zahlreichen technischen und organisatorischen Herausforderungen. Dennoch konnte das Kernziel der sicheren und vollständigen Abbildung des bestehenden Arbeitserlaubnisprozesses in der neuen Systemumgebung unter S/4HANA erreicht werden, sodass sich die neue Systemlinie seit Frühjahr 2024 im Einsatz befindet. Die initiale Projektlaufzeit betrug dabei nur knapp sechs Monate.. Seit Projektabschluss bietet das eWCM-Service-Team eine enge Betreuung der Lösung.

Auch wenn in der ersten Projektphase bewusst keine grundlegende Prozessoptimierung vorgenommen wurde, eröffnet das neue System nun zahlreiche Perspektiven für die Zukunft. Funktionalitäten wie die mobile eWCM-App sollen in den kommenden Ausbaustufen schrittweise aktiviert werden. 

Die Zusammenarbeit zwischen EnBW und mindsquare zeigt beispielhaft, wie anspruchsvolle IT-Projekte in einem hochsicherheitsrelevanten Umfeld der Energieerzeugung erfolgreich umgesetzt werden können – wenn technologische Kompetenz, partnerschaftliche Zusammenarbeit und sensibles Change Management konsequent zusammenwirken.

Das sagt unser Kunde

„Unser Projekt war sowohl auf technischer als auch menschlicher Ebene ein voller Erfolg. Wir konnten unser Freischaltsystem nicht nur auf den neusten Stand bringen, sondern auch zum Vorreiter machen. Dies haben wir zu großen Teilen auch einem zwischenmenschlich funktionierenden Team zu verdanken.  Alle haben zusammengearbeitet und die Sache gemeinsam gestemmt . Und gab es mal ein Problem, galt das umso mehr, denn das sind die Momente, die eine Zusammenarbeit nachhaltig positiv prägen.“

Klaus-Walter Grunewald

Teamleiter Informationstechnologie Erzeugung bei der EnBW

Als IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen hilft die mindsquare  AG ihren Kunden bei der Unternehmensdigitalisierung und Optimierung ihrer  Wertschöpfungsprozesse. Dabei greifen die Technologie- und Managementexperten  auf ein umfassendes Knowhow u. a. in den Bereichen Prozess- und  Strategieberatung, Projektmanagement, Software- und Technologieberatung mit  Schwerpunkt SAP und Salesforce sowie Managed Services zurück. 2024 erreichte die mindsquare AG einen Umsatz von 74,5 Mio. € und beschäftigt inzwischen über 780 Mitarbeitende.