Case Study:

Die Einführung der SAP-integrierten mindsquare Personaleinsatzplanung bei Frutura

Branche:

Landwirtschaft

Herausforderung:

Heterogene Personaleinsatzplanung mit hohem administrativen Pflegeaufwand

Unsere Lösung:

mindsquare Personaleinsatzplanung

Über das Unternehmen

Das Unternehmen Frutura wurde 2002 von drei steirischen Landwirten gegründet und hat sich seither zum größten Vermarkter von Obst und Gemüse in Österreich entwickelt. Besonders die nachhaltige Produktion und Vermarktung der angebotenen Produkte ist die zentrale Aufgabe des Unternehmens. Insgesamt bewegt Frutura jährlich bis zu 250.000 Tonnen Obst und Gemüse und ist damit Vorreiter in der nachhaltigen Landwirtschaft. Die “Frutura Thermal-Gemüsewelt” in Bad Blumau gilt außerdem als Vorzeigeprojekt für innovative und nachhaltige Fruchtgemüseproduktion in Europa.

Mitarbeitende

> 1

Standorte

Tonnen Obst und Gemüse (jährlich)

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen gliedert sich in verschiedene Bereiche wie Anbau, Qualitätsprüfung, Reiferei von Südfrüchten, Verpackung und Logistik. In diesen Bereichen gibt es zusätzlich unterschiedliche Aufgaben. Innerhalb des Unternehmens gibt es abweichende Arbeits- und Stundenmodelle, die den anfallenden administrativen Aufwand in der Personaleinsatzplanung erhöhen. Um die Systeme innerhalb des Unternehmens zu modernisieren und zu optimieren, wurde die Einführung eines S/4HANA-Systems angestrebt.

Hierbei zeigte sich jedoch, dass die bestehende Personaleinsatzplanung nicht optimal funktionierte: In den verschiedenen Unternehmensbereichen wurden unterschiedliche externe Softwarelösungen eingesetzt, die weder miteinander noch in das neue SAP-System integriert waren. Diese Situation führte zu hohem Pflegeaufwand und einer erschwerten Übersicht über die Personalressourcen.

Um diese Probleme zu lösen, entschied sich Frutura für eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister mit Expertise im Bereich SAP S/4HANA und Fiori. Dieser Dienstleister sollte zusätzlich in der Lage sein, ein maßgeschneidertes System für Frutura entwickeln zu können. Dies war besonders relevant, da beim Vergleich verschiedener Anbieter bemerkt wurde, dass eine universelle Lösung nicht zum Unternehmen passen würde. Die Wahl fiel daher auf die Experten von mindsquare, die mit der “mindsquare Personaleinsatzplanung” eine individualisierbare Eigenentwicklung zur Verfügung stellten. Mithilfe des mindsquare-Teams sollte die bestehende Anwendung für Frutura maßgeschneidert werden.

Projektziele und Anforderungen

Das Projekt verfolgte mehrere Ziele: Zum einen sollte der manuelle Pflegeaufwand reduziert und die vorhandenen SAP-Daten effizient genutzt werden, um den Personalbedarf besser zu planen. Zum anderen war es wichtig, die vielfältigen Anforderungen von Frutura zu berücksichtigen.

Das Unternehmen verfügt über eine komplexe Schichtstruktur: Es gibt unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, viele Teilzeitkräfte und eine flexible Einsatzplanung, die den Wechsel der Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Bereichen ermöglicht. All dies sollte in der Lösung abgebildet und zusätzlich individuelle Arbeitszeitpräferenzen erfasst und berücksichtigt werden können. Wichtig war auch, dass das neue Tool eine einfache und übersichtliche Bedienung bietet, die sich an der Nutzererfahrung orientiert. Hierfür sollte auf eine Excel-ähnliche Oberfläche basierend auf SAP Fiori gesetzt werden.

Von der Saat zur Frucht: Der Projektablauf

Die Zusammenarbeit zwischen Frutura und mindsquare erstreckte sich über zwei Monate. In dieser Zeit wurden die Anforderungen des Unternehmens erfasst, eine maßgeschneiderte Lösung erstellt, schrittweise getestet und implementiert.

1. Analyse der Anforderungen

Zu Beginn besuchte das mindsquare-Team die Arbeitsplätze bei Frutura, um die verschiedenen Arbeitsprozesse und Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Schnell wurde klar, dass die Planung nicht nur bereichsübergreifend funktionieren, sondern auch die spezifischen Anforderungen der einzelnen Abteilungen abdecken muss.

Innerhalb des Unternehmens werden Mitarbeitende nicht nur innerhalb des gleichen Bereiches eingesetzt, sondern wechseln diesen regelmäßig. Zusätzlich ändern sich auch in unregelmäßigen Abständen die Tätigkeiten innerhalb der einzelnen Bereiche. Dies dient unter anderem der Vermeidung von Eintönigkeit, die eine abnehmende Arbeitsmoral zur Folge haben könnte. Außerdem bleibt Frutura auf diese Weise agiler und kann sich besser an den Obst- und Gemüsemarkt anpassen. Die neue Schichtplanübersicht sollte daher nicht nur den Verantwortungsbereich der Mitarbeitenden beinhalten, sondern auch deren Tätigkeiten beschreiben, um eine größtmögliche Klarheit zu gewährleisten.

2. Entwicklung der Lösung

Basierend auf den analysierten Anforderungen wurde die bereits existierende Anwendung von mindsquare auf die Bedürfnisse von Frutura angepasst. Die Anwendung beruht auf SAP Fiori und ermöglicht es, Schichtpläne übersichtlich darzustellen und dennoch flexibel änderbar zu sein.

Der neue Schichtplan ist farbcodiert und erinnert visuell an eine Excel-Tabelle – eine Ansicht, mit der die Schichtleitungen und andere Mitarbeitende bereits vertraut waren. Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, die über eine Schnittstelle mit der Lösung im Intranet des Unternehmens ausgelöst werden, ermöglichen eine flexible Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Gleichzeitig bietet die Lösung eine detaillierte Vorschau auf verfügbare Arbeitsstunden und Kompetenzen, um die Ressourcennutzung in den Bereichen zu optimieren.

Der Kontakt, den ich mit den mindsquare-Experten hatte, kann ich auf persönlicher und fachlicher Ebene nur loben. Die Kommunikation und die Zusammenarbeit haben wirklich Spaß gemacht. Alles lief auf Augenhöhe und auch über Fragen konnten wir uns problemlos austauschen. Diese Art der Zusammenarbeit war definitiv zuträglich für das Projekt.”

Robert Goldgruber

Projektleiter der Schichtplanimplementierung bei Frutura

3. Testphase und Schulung

Die optimierte Lösung wurde in mehreren Bereichen des Unternehmens getestet, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Parallel dazu wurde der Projektleiter bei Frutura, Robert Goldgruber, geschult, um kleinere Anpassungen am System eigenständig durchführen zu können. Dies erleichtert die langfristige Nutzung und Weiterentwicklung der Lösung. Innerhalb dieses Workshops erhielt er eine umfassende Einführung in die entstehende Lösung und deren potenzielle Erweiterungsmöglichkeiten.

4. Anpassungen

Während der Testphase stellte sich die Abbildung individueller Arbeitszeitpräferenzen als besonders anspruchsvoll heraus. Durch Anpassungen in mehreren Durchläufen wurde diese Anforderung jedoch erfüllt, sodass das System eine flexible und gleichzeitig zuverlässige Einsatzplanung ermöglicht.

Das Projekt trägt Früchte – Nach dem Projektabschluss

Auch nach dem offiziellen Projektabschluss wurde die Lösung weiter angepasst und verbessert, sodass die Anwendung sich in ständigem Wandel befindet. Diese Herangehensweise sorgt dafür, dass das System stetig mit den Anforderungen von Frutura wächst.

Die Einführung der Lösung brachte signifikante Verbesserungen in der Personaleinsatzplanung: Der administrative Aufwand verringerte sich erheblich, da manuelle Zuteilungen nicht mehr erforderlich waren. Gleichzeitig sorgte die erhöhte Übersichtlichkeit und Transparenz der Planung dafür, dass die Organisation der Ressourcen einfacher und effizienter wurde. Durch die intuitive Benutzeroberfläche fiel es den Nutzenden leicht, sich schnell in das System einzuarbeiten, was die Akzeptanz der neuen Lösung zusätzlich förderte. Es lässt sich definitiv von einer Qualitätssteigerung der Abläufe sprechen und somit auch von einer Effizienzsteigerung.

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