Case Study:
Nachhaltige Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Effizienzsteigerung bei uvex dank mindsquare Personaleinsatzplanung
Branche:
Sicherheits- & Schutzausrüstung
Hauptsitz:
Fürth
Herausforderung:
Aufwendige administrative Prozesse & unflexible Personaleinsatzplanung
Über das Unternehmen
Tradition trifft Innovation
Das 1926 gegründete Familienunternehmen uvex mit Sitz in Fürth steht für eine erfolgreiche Verbindung von Tradition und Innovation. Unter dem Leitmotiv „protecting people“ entwickelt und vertreibt uvex Produkte und Dienstleistungen, die den Schutz und die Sicherheit von Menschen im beruflichen, sportlichen und privaten Umfeld von Kopf bis Fuß gewährleisten. uvex beschäftigt weltweit mehr als 2.900 Mitarbeitende und gliedert sich in mehrere Teilkonzerne, darunter die uvex safety group, die uvex sports group, die UD2C group sowie die Filtral group.
Die Herausforderungen:
Aufwendige administrative Prozesse & unflexible Personaleinsatzplanung
Die uvex safety group erkannte die Notwendigkeit, die Personal- und Schichtplanung in ihrem Unternehmen, bzw. zunächst in ihrem Werk in Fürth zu digitalisieren und zu automatisieren. Die administrativen Prozesse sollten vereinfacht und gleichzeitig die Planungsflexibilität erhöht werden. Das neue Personaleinsatzplanungstool sollte nahtlos mit S/4HANA kompatibel sein, um eine zukunftssichere Integration in die bestehende Systemlandschaft zu gewährleisten und es sollte über eine hohe Anpassungsfähigkeit verfügen, um schnell sich ändernde Anforderungen in der Fertigung umsetzen zu können.
Die wichtigsten Zielsetzungen
Mitarbeiterzufriedenheit
Die intuitive Nutzung und optimierte Schichtplanung sollten die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen.
Optimierung und Flexibilisierung der Prozesse
Die bestehende Planung sollte nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert und vereinfacht werden, um unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren und Transparenz zu schaffen.
Standardisierung
Die Software sollte in weiteren Phasen ohne signifikanten Anpassungsaufwand an anderen uvex-Produktionsstandorten nutzbar sein.
Das Werk in Fürth
Das uvex safety group Werk in Fürth produziert Brillen für den Arbeitsschutz. Hier wurde die Personaleinsatzplanung aufwändig mit Excel-Listen durchgeführt, was viel Zeit und Mühe in Anspruch nahm. Im Werk war nur eine Planungsfachkraft für rund 60 Mitarbeitende zuständig, die die Verantwortung für verschiedene Personengruppen trug. Die Hauptaufgabe war es, sicherzustellen, dass immer ausreichend Personal in jeder Qualifikationsstufe vorhanden war. Um diese Herausforderung effizient zu meistern, wurde eine Lösung gesucht, die eine schnelle und unkomplizierte Anbindung an das bereits verwendete SAP-System ermöglichte. Nach eingehender Recherche entschied sich die uvex safety group schließlich für die mindsquare Personaleinsatzplanung und sah mit der Entscheidung dafür alle ihre gesteckten Wünsche und Ziele erfüllt. uvex lernte die mindsquare AG als erfahrenen Partner im Bereich digitale Transformationsprojekte und IT-Consulting kennen sowie speziell für Softwarelösungen für Personalprozesse.
Projektverlauf
Die Teams von der uvex safety group und mindsquare arbeiteten eng zusammen – wöchentliche Jour Fixes sowie Reports bezüglich Projektstand und Budget sorgten dafür, dass das Projekt genau den Wünschen und Zielsetzungen entsprach. Die Projektkultur zeichnete sich durch eine klare und transparente Kommunikation aus. Alle Meilensteine wurden kontinuierlich mit dem Team abgestimmt und frühzeitig kommuniziert. Herausforderungen und Verbesserungsvorschläge wurden offen diskutiert und gemeinsam bewertet, wodurch eine präzise und abgestimmte Umsetzung der Anforderungen möglich war.
Anpassungen des Projektplans
Im Laufe des Projektes ergaben sich zusätzliche Anforderungen und Wünsche, die ursprünglich nicht eingeplant waren. Diese erforderten eine agile Anpassung des Projektplans. Außerdem sollte nicht nur der bisherige Planungsprozess digital abgebildet, sondern gleichzeitig optimiert werden, um die Effizienz zu maximieren und das, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
Lösungen bei der uvex safety group
Nutzen der neuen Softwarelösung
Qualitativer Nutzen
Die Einführung der neuen Softwarelösung brachte der uvex safety group zahlreiche qualitative Vorteile: Sie sorgte für mehr Transparenz in der Einsatzplanung und eine bessere Übersichtlichkeit. Die Komplexität konnte spürbar reduziert werden, während Prozessoptimierungen und eine flexible Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen die Abläufe weiter verbesserten. Durch die neue Software wurde zudem eine langfristige Planungssicherheit in der Fertigung geschaffen, die nun Planungen für ein ganzes Jahr ermöglicht. Diese Verbesserungen führten zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, reduzierten potenzielle Fehlerquellen und erhöhten die Rechtssicherheit im Unternehmen. Diese qualitativen Vorteile der neuen Software standen für die uvex safety group im Fokus.
Quantitativer Nutzen
Die Software führte auch zu einem messbaren, quantitativen Nutzen. Die Zeit, die eine Planfachkraft für die Personaleinsatzplanung in der Fertigung benötigt, konnte durch die Einführung der neuen Lösung reduziert werden. Diese Einsparung an Arbeitszeit wird es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich stärker auf andere, wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, was zur Effizienzsteigerung und Produktivitätsverbesserung beiträgt.
Nachhaltige Mitarbeiterzufriedenheit dank digitaler Transformation
Abschließend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Implementierung der mindsquare Personaleinsatzplanungssoftware bei uvex ein gelungenes Beispiel für digitale Transformation in den Diensten der Mitarbeitenden ist. Die neue Software hat nicht nur die Effizienz einiger Prozesse gesteigert, sondern vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Durch die digitalen Planungsmöglichkeiten profitieren die Mitarbeitenden von mehr Flexibilität und Transparenz, was zur langfristigen Bindung und Motivation der Mitarbeitenden beiträgt.
Zukünftig soll die mindsquare Personaleinsatzplanung auch an weiteren Standorten der uvex eingeführt werden, zunächst im Werk in Lüneburg.
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