Instandhaltung neu gedacht – Der Mensch im Zentrum der digitalen Entwicklung bei KMW

Herausforderung

Digitaler Lücken in IT-Infrastruktur, mangelnde Mitarbeiteinbindung, Papierp

Unsere Lösung

Digitale Defizite, geringe Mitarbeitereinbindung und papierbasierte Abläufe

Über das Unternehmen
KMW

Die KMW ist ein regionaler Energieversorger, der seit über 90 Jahren zuverlässige Strom- und Wärmeversorgung in der Region sicherstellt. KMW betreibt modernste Anlagen, darunter gas- und dampfbetriebene Kraftwerke, und treibt Projekte für erneuerbare Energie voran. Insgesamt beschäftigt der Energieversorger etwa 500 Mitarbeiter. KMW plant, bis 2045 klimaneutral zu sein und strebt an, der modernste Kraftwerksbetreiber Deutschlands zu werden. Um diese Ziele zu erreichen, hat KMW erkannt, dass ein digitaler Wandel notwendig ist, um interne Prozesse zu optimieren und die Leitbilder aktiv zu unterstützen.

Branche

Energieversorgung

Mitarbeiter

4000

Standort(e)

Ausgangslage des Unternehmens

KMW stand vor einem umfassenden digitalen Wandel. Zentrale Prozesse in Lager und Instandhaltung waren stark papierbasiert, Informationen mussten manuell übertragen werden und Medienbrüche erschwerten effizientes Arbeiten. Gleichzeitig verfügte das Unternehmen als Betreiber kritischer Infrastruktur über eine komplexe IT-Landschaft, bei der Systemsicherheit, Zugriffsmanagement und der Umgang mit sensiblen Daten höchste Priorität haben.

Der Wunsch nach Digitalisierung ging dabei nicht von der IT, sondern direkt aus der Belegschaft hervor – insbesondere von Instandhaltern und Lagermitarbeitern. Damit war klar: Eine Standardlösung kam nicht infrage. Gesucht wurde eine individuelle, praxisnahe Lösung, die sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird.

Beschreibung unserer Zusammenarbeit

Für die Umsetzung wurde mit mindsquare ein Partner gewählt, der den digitalen Wandel gemeinsam mit den Mitarbeitern gestalten konnte. Von Beginn an wurden Instandhalter und Lagermitarbeiter aktiv eingebunden – durch Interviews, Workshops und regelmäßige Vor-Ort-Testtermine. Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag bildeten die Grundlage für die Entwicklung der Apps.

Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Ergänzung der bestehenden IT-Infrastruktur unter Berücksichtigung hoher Sicherheitsanforderungen. Parallel dazu wurde der Change-Prozess aktiv begleitet: Eine interne SAP-PM-Beraterin unterstützte die Belegschaft durch gezielte Schulungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter aller Altersgruppen sicher und intuitiv mit den neuen Anwendungen arbeiten können.

Der Projektablauf folgte einem zweistufigen Ansatz:

Phase 1 – Lagerdigitalisierung:
Zunächst wurden Lagerprozesse digitalisiert. In Workshops brachten die Lageristen ihre Anforderungen und Ideen ein, die anschließend priorisiert wurden („unabdingbar“, „ja, vielleicht“, „irrelevant“). Auf dieser Basis wurden zentrale Funktionen wie Nachbestellungen, Lagerentnahmen und Inventur umgesetzt und direkt vor Ort iterativ getestet.

Phase 2 – Instandhalter-Apps:
Im Anschluss erfolgte der Rollout bei den Instandhaltern. Ein erster App-Prototyp mit Funktionen wie mobiler Auftragsabwicklung, Echtzeit-Zeitrückmeldungen und Live-Lagerübersicht diente als Ausgangspunkt. Eine kleine Nutzergruppe testete die Anwendung intensiv, um sie gezielt auf die Anforderungen von KMW anzupassen. Die Entwicklung erfolgte evolutionär und iterativ, wobei neues Feedback kontinuierlich integriert wurde.

Das Team von mindsquare überzeugte durch fundiertes Allgemeinwissen rund um SAP und eine vorausschauende Arbeitsweise, die die Zusammenarbeit besonders angenehm gestaltete. Herr Lambertz war dabei ein echter Change Maker – er schaffte es, unseren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, mit ihren Anforderungen und Erwartungen vollständig verstanden zu werden. Da wussten wir: Bei mindsquare sind wir genau richtig. Die persönliche Betreuung vor Ort trug maßgeblich dazu bei, dass wir uns jederzeit optimal unterstützt fühlten

Johannes Schirner

Projektingenieur

Johannes Schirner

Projektingenieur

Ergebnis der Zusammenarbeit

Das Projekt läuft seit über einem Jahr erfolgreich und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Aktuell arbeiten rund 20 Instandhalter mit der ersten Version der App, während Version 2.0 bereits vorbereitet wird. Die Lager-App wird ebenfalls fortlaufend erweitert.

Ein Großteil der papierbasierten Prozesse wurde bereits durch digitale Anwendungen ersetzt. Aufträge, Materialbewegungen und Zeitrückmeldungen werden heute direkt per Tablet, Smartphone oder Handscanner erfasst und in Echtzeit im System gespeichert. Dadurch entfallen manuelle Nacharbeiten, Informationsverluste sowie unnötige Wege durch die Anlagen. Die Mitarbeiter können flexibel und „on the fly“ arbeiten, ohne auf Rückmeldungen aus dem Büro angewiesen zu sein.

Regelmäßige Vor-Ort-Besuche und der enge persönliche Austausch zwischen Projektteam und Belegschaft gelten als zentrale Erfolgsfaktoren. Das iterative Vorgehen stellt sicher, dass die Lösungen kontinuierlich näher an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer ausgerichtet werden.

Insgesamt zeigt das Projekt, wie durch mitarbeiterzentrierte Digitalisierung Effizienz gesteigert, Papierverbrauch reduziert und die Attraktivität als Arbeitgeber erhöht werden kann – bei gleichzeitiger Stärkung nachhaltiger und sicherer Arbeitsprozesse.

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