HR-IT-Service sorgt für stabile SAP-SuccessFactors-Prozesse bei der WITRON Gruppe

Branche:

Logistik

Herausforderung:

Kapazitätsengpässe

Unsere Lösung:

Unterstützung des Bereiches HR-Systeme & -Prozesse

Über das Unternehmen

Die WITRON Gruppe bietet umfassende End-to-End-Lösungen über die gesamte Supply Chain eines Unternehmens hinweg. WITRON nutzt sein technisches Wissen und seine über fünfzigjährige Erfahrung, um Logistikzentren als zentrale Drehscheiben für Kunden weltweit wirtschaftlich zu planen, zu realisieren und zu betreiben. Mit einem tiefen Verständnis für Prozesse und Technik in den Bereichen Mechanik, Steuerungstechnik und IT bietet WITRON maßgeschneiderte Logistiklösungen und agiert als Systemintegrator, Operator und Logistikdienstleister. Das Unternehmen legt außerdem Wert auf ökonomische und ökologische Effizienz. Mehr als 2.000 Mitarbeitende sind am Hauptsitz und Produktionsstandort Parkstein in der Oberpfalz beschäftigt. Weitere Niederlassungen befinden sich beispielsweise in Frankreich, Spanien, Niederlande, UK, Kanada, USA und Australien. Zu den Kunden von WITRON zählen weltweit mehr als 1.800 Unternehmen.

Mitarbeitende

Mrd. € Umsatz

Standorte

Die Herausforderungen

WITRON sah sich vor einer entscheidenden Herausforderung gestellt: Mit einer wachsenden Belegschaft von aktuell 7.000 Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern war es für das neu aufgebaute HR-Systeme- & Prozesse-Team eine große Challenge, die Einführung und Betreuung eines globalen Systems wie SAP SuccessFactors eigenständig zu bewältigen. Gleichzeitig erfordert das Firmenwachstum die Optimierung interner Prozesse und die Senkung der administrativen Aufwände im HR-Bereich.

WITRON befand sich in einer kritischen Phase der Digitalisierung und Systemeinführung im Bereich HR. Über SAP SuccessFactors hinaus mussten zeitgleich noch weitere Tools implementiert, betreut und optimiert werden. Die Initialisierung von SAP SuccessFactors war bereits mithilfe eines anderen externen Dienstleisters in einigen Ländern durchgeführt worden, wies allerdings mehrere Schwierigkeiten und Lücken auf.

Das neu entstandene HR-Systeme-& Prozesse-Team von WITRON erkannte, dass es an personellen Kapazitäten und spezifischem System-Knowhow mangelte, um die komplexen Systeme und Prozesse komplett eigenständig zu steuern.

Zusammenarbeit mit mindsquare

In dieser Phase entschied sich WITRON dazu, die Unterstützung durch die Experten der mindsquare AG in Anspruch zu nehmen. Die Entscheidung für mindsquare basierte auf einer aktiven Empfehlung durch SAP selbst, was das Vertrauen in die Expertise der Berater untermauerte.

Ziele und erwarteter Nutzen

Das zentrale Ziel der Zusammenarbeit bestand darin, das System in weiteren Ländern auszurollen, die bestehenden HR-Prozesse zu stabilisieren und eine fundierte Basis für die Zukunft zu schaffen. Die Experten der mindsquare sollten das HR-Systeme- & Prozesse-Team von WITRON nicht nur durch externe Ressourcen erweitern, sondern auch einen Wissenstransfer sicherstellen.

Projektumsetzung

Die Zusammenarbeit begann mit einer intensiven Phase des „Feuerlöschens“. Es galt zunächst, die dringendsten Probleme in den HR-Systemen zu beheben und bestehende Prozesslücken zu schließen. Dabei waren die Experten der mindsquare eng in den Arbeitsalltag des HR-Systeme- & Prozesse-Teams eingebunden und konnten gemeinsam viele Themen sofort angehen.

Mit der Zeit ging die Arbeit über das reine „Feuerlöschen“ hinaus. Das mindsquare-Team arbeitete zunehmend daran, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und langfristige Lösungen zu entwickeln. Es wurden Projekte aufgesetzt, die das Ziel hatten, nicht nur den Status quo wiederherzustellen, sondern die Prozesse nachhaltig zu verbessern und Mehrwerte zu schaffen.

Wissenstransfer

Ein weiterer Bestandteil der Zusammenarbeit war der Wissensaustausch zwischen den Experten der mindsquare AG und dem HR-Systeme–& Prozesse–Team der WITRON Gruppe. Die mindsquare-Berater waren regelmäßig vor Ort und in wöchentlichen Abstimmungen eng mit dem HR-Systeme-& Prozesse-Team von WITRON verbunden.

Erfolge und Meilensteine

Dank der Unterstützung durch mindsquare konnte WITRON mehrere wichtige Meilensteine erreichen. Zunächst gelang es, die Einführung von SAP SuccessFactors in allen geplanten Ländern erfolgreich abzuschließen. Darüber hinaus wurden die bestehenden Systeme stabilisiert und die Prozesse klar definiert. Verschiedene Projekte wurden erfolgreich umgesetzt. Dies alles führte bereits jetzt zu einer Entlastung der HR-Abteilung.

Die mindsquare war eine echte Stütze. Wenn wir sie nicht gehabt hätten, hätten wir echte Probleme gehabt. Bei den neuen Modulen, die noch kommen, ist es ohne einen vertrauensvollen Implementierungspartner sehr schwierig, die Systeme sinnvoll einzuführen.

Melanie Käs

Teamleiterin HR-Systeme & -Prozesse bei WITRON

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