Globaler Rollout von SuccessFactors Recruiting und HR-Service-Unterstützung

Branche:

Energie

Hauptsitz:

Deutschland

Herausforderung:

Zukunftsunfähige HR-IT-Strukturen

Hintergründe des Unternehmens

Manchmal sind es nicht nur die großen Visionen, die ein Unternehmen voranbringen, sondern die stillen, unsichtbaren Prozesse im Hintergrund. Bei einem führenden Unternehmen im Bereich Energie spielt die Digitalisierung der HR-IT eine zentrale Rolle, um die Effizienz zu steigern und die Mitarbeitenden zu entlasten.

Die Herausforderung:

Zukunftsunfähige HR-IT-Strukturen

Im Jahr 2019 stellte das Unternehmen fest, dass die internen HR-IT-Strukturen langfristig nicht zukunftsfähig waren. Die bestehenden Systeme waren vollständig ausgelagert, was sich für die dynamischen Anforderungen einer immer schneller wachsenden Organisation als unzureichend erwies, besonders in Bezug auf das Human Capital Management. Der Leiter der HR-IT hatte klare Vorstellungen: Das Unternehmen benötigte ein technisches Update, die Software musste grundlegend erneuert werden, aber sollte nicht im Zentrum stehen. Dort sollte der Mensch sein. Das Ziel war damit klar: die Effizienz steigern und die internen Teams entlasten. Durch die Externalisierung der administrativen Prozesse sollten die HR-Mitarbeitenden mehr Freiräume erhalten, um sich auf strategische Aufgaben und die Anliegen der Mitarbeitenden konzentrieren zu können, anstatt im administrativen Tagesgeschäft festzustecken. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass trotz der Externalisierung der Prozesse der Informationsfluss und die Kontrolle nahtlos erhalten bleiben. Dies sollte zu einer höheren Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer führen. Es galt also, die HR-IT-Landschaft sukzessiv zu überdenken – von den Berechtigungen über zentrale HCM-Core-Themen bis hin zu neuen, benutzerfreundlichen Oberflächen. Doch wie geht ein global agierendes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden einen solchen Wandel an?

Eine langjährige Partnerschaft als Schlüssel zum Erfolg

Ein Wandel dieser Größenordnung geschieht nicht über Nacht. Es musste ein Partner gefunden werden, der sowohl vom Mindset als auch vom technologischen Know-how zum Unternehmen passte.

Nach bereits längerem Kontakt entschied sich das Unternehmen für die Unterstützung der mindsquare AG – einem Beratungsunternehmen, das nicht nur durch technische Expertise überzeugte, sondern auch durch zuverlässige Betreuung. Das Team von der mindsquare AG sorgte dafür, dass das Unternehmen stets die Unterstützung erhielt, die es brauchte.

Das gemeinsame Projekt

Im Rahmen einer umfassenden HR-IT-Transformation wurde gemeinsam die Einführung von SuccessFactors Recruiting in mehreren Ländern realisiert, mit der Zielsetzung, diese Lösung schrittweise auf weitere Länder auszuweiten. Neben der technischen Umsetzung lag ein Schwerpunkt auf der Unterstützung des Change-Managements, um den Wandel im Unternehmen optimal zu begleiten. Zusätzlich wurden durch gezielte HR-Services die internen Teams entlastet, sodass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und das Gesamtprojekt der HR-IT-Transformation vorantreiben konnten.

„mindsquare hat uns die Werkzeuge an die Hand gegeben, um unsere Mitarbeitenden selbstständig zu schulen und weiterzuentwickeln. Veränderung ist nie ein leichter Prozess, insbesondere wenn sich nicht nur die HR-Abteilung, sondern die gesamte Firma wandelt. Durch die enge Zusammenarbeit konnten wir sicherstellen, dass keine Aufgabe zu klein oder zu groß war – und vor allem, dass keine Lücke entstand“, erinnert sich der Leiter der HR-IT.

Wandel ist eine Frage der Kultur

Während sich das Unternehmen global weiterentwickelte, war die mindsquare ein wichtiger Partner bei der kulturellen Transformation. Durch gezieltes Change–Management und empathische Begleitung konnten Vertrauen aufgebaut und nachhaltige Veränderungen initiiert werden.

Erfolgreicher Go-live trotz widriger Umstände

Die Branche durchlebte wirtschaftliche Turbulenzen, die durch die weltweite COVID-19-Pandemie noch verschärft wurden. Doch gerade wegen dieser unruhigen Zeiten erwies sich der technologische Wandel als besonders wertvoll, da die implementierten HR-IT-Lösungen es dem Unternehmen ermöglichten, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren und die Effizienz der internen Prozesse zu steigern.

Die neue HR-IT-Lösung SuccessFactors Recruiting ging planmäßig live. Doch das war erst der Anfang: Das Unternehmen strebt eine einheitliche HR-Lösung für alle Länder an, in denen es tätig ist. Bisher wurde die Lösung in fünf Ländern eingeführt und soll in den kommenden Jahren weltweit in 24 weiteren Ländern ausgerollt werden.

Ein Blick in die Zukunft

Auch wenn der Weg noch nicht zu Ende ist, blickt das Unternehmen positiv in die Zukunft. Das Vertrauen und die pragmatische Herangehensweise, die es mit mindsquare verbindet, schaffen die Grundlage für eine langfristige Partnerschaft. Durch die Beratung und Unterstützung konnte das Unternehmen nicht nur die HR-IT-Transformation erfolgreich umsetzen, sondern auch die internen HR-Teams deutlich entlasten und effizienter gestalten. Der Service von mindsquare stellte sicher, dass sich das Unternehmen auf strategische Prioritäten konzentrieren konnte, während die technischen und administrativen Prozesse reibungslos liefen.

Das Projekt zeigt, wie technologische Innovation und umfassende Unterstützung zu nachhaltigem Erfolg führen können. Das Unternehmen beweist am Beispiel der homogenen Handhabung der Recruitingprozesse sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung digitaler Angebote für die Belegschaft, dass technologischer Fortschritt und kultureller Wandel Hand in Hand gehen müssen. Und so ist und bleibt das Unternehmen einer der Vorreiter – in der Branche und in der Digitalisierung.

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