Digitale Personaleinsatzplanung ermöglicht effiziente und maßgeschneiderte Planung ohne Doppelarbeit bei der Alzchem Group AG

Herausforderung

Mehrarbeit & manuelle Papierprozesse in der Personaleinsatzplanung

Unsere Lösung

Digitale PEP-Lösung

mindsquare » Referenzen

Über das Unternehmen

Alzchem Group AG

Alzchem ist ein deutsches Spezialchemieunternehmen mit Sitz in Süddeutschland. Die Produktpalette ist breit: Von Nahrungsergänzungsmitteln wie Kreatin über landwirtschaftliche Düngemittel bis hin zu Rohstoffen für Airbags. Alzchem produziert und verarbeitet Spezialerzeugnisse, die jedem von uns im Alltag begegnen. Bei rund 1,600 Mitarbeitern an fünf Produktionsstandorten ist eine organisierte und flexible Personaleinsatzplanung unerlässlich.

Branche

Chemiebranche

Mitarbeiter

1.600

Standort(e)

Ausgangslage des Unternehmens

Doppelarbeit und manuelle Papierprozesse in der Personaleinsatzplanung überwinden

Digitalisierung ist für Alzchem ein wichtiges Thema, das auch bei der Personaleinsatzplanung (kurz PEP) nicht zu kurz kommen durfte. Bisher wurde die Personaleinsatzplanung im SAP Standard (PP61) sowie mit Exceltabellen und ausgedruckten Schichtplänen umgesetzt.

Das hatte nicht nur den Nachteil, dass es zu einer Doppelarbeit kam, da Daten in mehreren Abteilungen eingepflegt und bearbeitet werden mussten. Dieses Vorgehen ließ zudem viel Spielraum für Fehler zu: Je mehr Mitarbeitende an einer manuellen Zahlenübertragung beteiligt waren, desto größer war das Potenzial eines Zahlendrehers oder eines Tippfehlers.

Dadurch, dass es keine zentrale Datenablage gab, waren Daten oft nicht aktuell. Somit waren Involvierte häufig nicht auf dem neuesten Stand und es kam zu Missverständnissen und Fehlplanungen. Die Standard-Lösung war dabei unflexibel und ließ Verantwortlichen nur geringe Möglichkeiten, Daten zu pflegen: So war nur das bloße Eintragen der Schichten möglich, ohne Abwesenheiten oder den Einsatz von Mitarbeitenden in anderen Abteilungen zu berücksichtigen. Insbesondere hier lag für Herrn Peter Obermeier, Betriebsleiter bei der Alzchem Group AG, starker Optimierungsbedarf: “Der flexible Wechsel von Mitarbeitern zwischen den Anlagen – das abbilden zu können, ohne zusätzlichen Aufwand oder den Aufwand für unsere Personalabteilung, das manuell einzugeben – das war die größte Herausforderung.”

Zudem war die PP61 nicht ausreichend auf die Bedarfe von produzierenden Betrieben ausgelegt und wird von SAP nicht weiterentwickelt. Unter diesen Umständen konnte die Personaleinsatzplanung für die Alzchem Group AG nicht zufriedenstellend umgesetzt werden. Das sollte sich nun ändern: Eine zukunftsfähige PEP-Lösung, die Flexibilität und Aufwandseinsparung möglich macht, musste her.

Anforderungen an die Lösung & Entscheidung für mindsquare als Dienstleister

Die Anforderungen, die Alzchem an eine digitale PEP-Lösung stellte, waren schnell klar:

Die Lösung soll 100 % SAP-integriert sein – ohne doppelte Datenhaltung oder manuellen Export, so dass Doppelarbeit deutlich reduziert oder sogar ganz vermieden werden kann.
Die direkte Bearbeitung und Eingabe vom Gerät in das Personaleinsatzplanungs-Tool soll möglich sein, so dass die Daten stets aktuell, verfügbar und direkt verbuchbar sind.
Die grafische Darstellung soll besser sein und eine gute Übersicht ermöglichen.
Die Bearbeitung der Daten soll vereinfacht werden.
Die digitale PEP soll eine All-in-One-Lösung sein.
Die Personaleinsatzplanung soll aus der Personalabteilung ausgelagert und zur Aufgabe der Schichtführer gemacht werden.

„Wir sind im Zeitalter der Digitalisierung und mit jeder manuellen Tätigkeit, die wir reduzieren, können wir uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren. Wenn Vorgänge durch Applikationen oder Automatisierungen vereinfacht werden, dann sollte die Chance jeder ergreifen.” – So beschreibt Florian Kirchleitner, Betriebsassistent der Alzchem Group AG und Verantwortlicher für Digitalisierung in der Produktion, die Relevanz digitaler Lösungen im Unternehmensalltag.

Beschreibung unserer Zusammenarbeit

Alzchem & mindsquare – eine gelungene Kooperation

Alzchem hat sich für mindsquare als Partner an seiner Seite entschieden.

Gemeinsam mit der IT, der Produktion und der Personalabteilung haben die Verantwortlichen drei PEP-Software-Anbieter verglichen. Die Gründe, die ausschlaggebend für die Zusammenarbeit mit mindsquare und die Entscheidung für die mindsquare PEP-Lösung waren, sind vielfältig:

Die volle Integration der mindsquare-Lösung in das SAP-System ist gewährleistet. Die mindsquare PEP ist zu 100 % SAP-integriert – eine zusätzliche Schnittstelle wird daher nicht benötigt, was die IT wiederum entlastet.
Die Software bietet volle Transparenz und alle Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung.
Die mindsquare-Lösung gibt es in Kombination mit der Schichten-App, über die die Mitarbeiter ihren digitalen Schichtplan in der Hosentasche haben. Dieser ist somit stets aktuell und kann mit Informationen über den Einsatzort und anderen Angaben über die Schicht erweitert werden.
Die mindsquare PEP ist flexibel und bietet Möglichkeiten zur Anpassung für das Unternehmen.
mindsquare bietet Services über die Implementierung hinaus. Bspw. unterstützt mindsquare die Mitarbeiter-Schulung und stellt Unterlagen und Präsentationen zur Verfügung, auf die die Mitarbeiter über einen Klick zugreifen können, wenn sie mal nicht weiterwissen. Der Kosten-Nutzen-Faktor war daher für Alzchem ideal.

Projektumsetzung

Alzchem hat das Projekt in vier Phasen durchgeführt. Die erste Phase, die Pilotphase, startete im Jahr 2022. Inzwischen befindet sich Alzchem in der vierten und letzten Phase der Implementierung. Die PEP ist im Einsatz und die Rückmeldungen der Mitarbeiter sind sehr positiv. Sie lernen in dieser Phase den Umgang mit dem Tool und nehmen es gut an.

Mittlerweile sind rund 600 Mitarbeiter von der PEP betroffen und rund 200 Mitarbeiter arbeiten aktiv mit ihr, sind also an der Schichtplanung beteiligt. Peter Obermeier ist überzeugt: Der Roll-Out in vier Phasen, in denen Standorte mit ähnlichen Voraussetzungen zusammen ausgerollt wurden, hat sich bewährt.

In der gesamten Implementierung gibt es regelmäßige Changemanagement-Termine, bei denen sich die Verantwortlichen bei Alzchem mit dem mindsquare-Projektteam austauschen, Lösungen für Herausforderungen erarbeiten und das weitere Vorgehen planen können.

Mir ist bei der Personaleinsatzplanung wichtig, dass die Mitarbeiter keinen Zettel mehr in der Hose haben, um nachzuschauen, was für eine Schicht sie haben, sondern dass sie einfach auf dem Handy nachschauen können.

Peter Obermeier

Betriebsleiter bei der Alzchem Group AG

Peter Obermeier

Betriebsleiter bei der Alzchem Group AG

Ergebnis der Zusammenarbeit

Nachdem Alzchem die mindsquare PEP erfolgreich implementiert hat, ist es ihnen möglich, Arbeit aus dem Büro direkt in die Produktion selbst auszulagern, sodass die Schichtleiter der einzelnen Bereiche selbst die Schichten planen können. Dieser Schritt führte dazu, dass die Mitarbeiter, die zuvor die Schichtplanung übernommen haben, nun wie geplant keine aktive Rolle in der PEP spielen, sondern nur noch eine begleitende Funktion besitzen.

Zudem hat Alzchem es mit der Lösung geschafft, die Auszubildenden in die Produktion miteinzubinden. In der Lösung haben die Auszubildenden eine eigene Arbeitseinheit erhalten, sodass diese aktiv geplant werden können. Durch die einfache und digitale Abbildung der Schichten und Verfügbarkeiten haben die Schichtleiter einen sofortigen Überblick darüber, wann Auszubildende im Betrieb sind und wann sie sich in der Berufsschule befinden. Der große Gewinn ist hier die deutliche Verbesserung der Ausbildungsqualität von Alzchem.

Die PEP von mindsquare macht die Bearbeitung viel einfacher. Wir haben die Daten vereinfacht dargestellt, das ist insgesamt besser für unser Tagesgeschäft. Wir können einfach schneller und besser damit arbeiten. -Florian Kirchleitner, Betriebsassistent der Alzchem Group AG

Alles in allem hat Alzchem sich mit der mindsquare-Lösung für eine zukunftsfähige Personaleinsatzplanungs-Software entschieden, die dem Unternehmen viel wertvolle Arbeitszeit einspart, die sie da einsetzen können, wo sie wirklich gebraucht wird.

“Die Gründe, warum ich die mindsquare PEP weiterempfehlen würde, sind einfach: Sie ist flexibel, einfach anwendbar, voll integriert in SAP, sie schafft Arbeitserleichterung auch für die Zukunft.” – Peter Obermeier

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