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Key Performance Indicators (KPIs)

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Sie bezeichnet Kennzahlen, mit denen die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen ermittelt werden. KPIs kommen dann zum Einsatz, wenn große Veränderungen in Unternehmen durchgeführt wurden. Verantwortliche bekommen so eine Antwort, ob der Aufwand sich gelohnt hat.

Oder wenn Unternehmen vor einer großen Entscheidung stehen und diese mit schlagkräftigen Argumenten – Zahlen, Daten, Fakten – stützen wollen. KPIs eignen sich natürlich auch ganz schlicht dafür, wenn Verantwortliche sich einen Überblick über ihr Unternehmen und ihre Prozesse verschaffen wollen. Dabei schauen Sie, wie das Unternehmen sich am besten weiterentwickeln kann.

Allgemein helfen KPIs Unternehmen dabei, den aktuellen Stand zu analysieren und für die Zukunft zu optimieren. KPIs ermöglichen es, bestimmte Aspekte eines Prozesses oder einer Einheit innerhalb eines Unternehmens (z. B. einer Maschine) durch einen messbaren Wert zu quantifizieren. Für eine optimale Nutzung ist ein KPI an einen Zielwert gekoppelt. Verantwortliche können so konkret messen, ob die Ziele innerhalb des Unternehmens erreicht werden.

KPIs im Unternehmen einführen

Doch wie gelingt die Einführung von KPIs in der Praxis? Zuallererst müssen Verantwortliche sich überlegen, welchen Aspekt ihres Business sie analysieren wollen. Wollen sie beispielsweise Wachstum in Form von neuen Mitarbeitern generieren oder wollen sie sich stärker auf das Thema Digitalisierung konzentrieren und ihr Unternehmen dahingehend voranbringen? Im ersten Fall fokussieren die Verantwortlichen sich also auf ihren Bewerbungsprozess, im zweiten Fall hingegen auf die IT-Prozesse.

Konkrete KPIs definieren

Im nächsten Schritt liegt es an den Verantwortlichen, konkrete KPIs zu definieren, um ihre Analyse mit Zahlen zu untermauern. Im Kontext des Bewerbungsprozesses kann dies beispielsweise das Verhältnis von Bewerbern zu Einstellungen sein. Ein solcher KPI würde den Zuständigen Aufschluss darüber geben, wie gut es ihnen gelingt, die Bewerber im Bewerbungsprozess vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Eine andere Möglichkeit ist die Messung der absoluten Anzahl an Bewerbern, um herauszufinden, wie viele Menschen auf das Unternehmen aufmerksam werden und eine Stelle überhaupt in Betracht ziehen.

Auf der anderen Seite sind ganz andere KPIs relevant, wenn es darum geht, Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Hier könnte beispielsweise gemessen werden, wie viele Prozesse bereits in der IT abgebildet sind oder aber auch wie viele Seiten beispielsweise im Unternehmen täglich noch aus einem Drucker kommen, anstatt digital verschickt zu werden. Hier bieten KPIs zahllose Möglichkeiten, um Unternehmen die Richtung für die Zukunft vorzugeben.

KPIs an Zielwert ausrichten

Für die optimale Nutzung von KPIs sind diese an einen Zielwert gekoppelt. Auf diese Weise haben die Verantwortlichen die Entwicklungen im Unternehmen stets im Blick und können ihren Mitarbeitern Ziele und Visionen geben, auf die sie hinarbeiten können. Der Vorteil besteht darin, dass die Verantwortlichen die Erreichung der Ziele absolut objektiv bewerten können und jeder Beteiligte ein klares Bild von der Situation bekommt.

Sobald die KPIs in Unternehmen definiert und gemessen wurden und die Verantwortlichen sich ein konkretes Ziel gesetzt haben, das sie erreichen möchten, müssen nun konkrete Maßnahmen erarbeitet werden, die die Erreichung der Ziele ermöglichen. Auch hier zeigt sich der Vorteil von KPIs: Es ist transparent einsehbar, an welcher Stelle Unternehmen ansetzen müssen, um sich möglichst effektiv zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie im Verhältnis zur Bewerberzahl nur wenig neue Mitarbeiter einstellen, dann sollten Sie den Bewerbungsprozess überprüfen. Falls Unternehmen feststellen, dass insgesamt zu wenig Bewerbungen eingehen, dann sollten sie eher die Außendarstellung analysieren und vielleicht eine Akquisitionskampagne starten. Auf diese Weise können Sie Ihr weiteres Vorgehen gezielt mit Hilfe von KPIs steuern.

Die gleiche Vorgehensweise können Unternehmen natürlich auch in der Digitalisierung nutzen. Mithilfe von KPIs ist stets transparent einsehbar, wie weit der Digitalisierungsprozess im eigenen Unternehmen bereits vorangeschritten ist. Und wenn Verantwortliche herausfinden, dass über 50 % der Dokumente noch auf Papier gedruckt werden, sollten sie sich nach Alternativen umschauen.

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Optimierungsprozess mithilfe von KPIs

KPIs unterstützen Unternehmen dabei, zu überprüfen, wie erfolgreich bestimmte Tätigkeiten sind. Kontrollieren, optimieren und passen Sie sämtliche Prozesse an. Die Verantwortlichen sollten dazu folgende Aufgaben durchgehen:

  • Legen Sie den zu analysierenden Teilbereich des Businesses fest.
  • KPIs definieren, um den derzeitigen Status Quo zu messen.
  • Auf dieser Basis neue Ziele setzen, an denen das Unternehmen sich in Zukunft orientieren soll.
  • Ableitung konkreter Maßnahmen und das Business effektiv nach vorne bringen.

Beispiel: Optimierungsprozess im IT Service Management

Viele Unternehmen kaufen IT-Dienstleister ein, die sie im Tagesgeschäft unterstützen. KPIs finden für Verantwortliche schnell und einfach heraus, ob durch den Dienstleister die zuvor definierten Ziele erreicht werden und wie reibungslos die IT-Applikationen tatsächlich funktionieren.

Der KPI „Mean Time Between Failures“ misst die durchschnittliche Zeit, in der eine Applikation funktionsfähig ist. Dadurch lässt sich analysieren, wie stabil die Applikation im laufenden Betrieb arbeitet. Mit dem KPI „Mean Time to Restore“ lässt sich entsprechend herausfinden, wie lange es dauert, um die Applikation im Störungsfall wiederherzustellen; für die Anwender der Applikation ein enorm wichtiger Aspekt. Eine Auswertung dieser beiden KPIs über einen gewissen Zeitraum ermöglicht ohne großen Aufwand eine bedeutungsvolle Analyse der Applikationsqualität. Ein mögliches Ziel könnte es nun sein, die Stabilität der Applikationen zu verbessern. In dem Fall kann ein Dienstleister unterstützen. Mithilfe des zuvor gemessenen Status Quos haben Unternehmen auch gleich eine Grundlage, um den Nutzen des Dienstleisters zu bewerten. Vielleicht wurde aber auch bereits ein Dienstleister eingekauft die Verantwortlichen wollen Kosten sparen. Für diesen Fall helfen KPIs, die größten Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen für eine effektivere Zusammenarbeit abzuleiten.

Fazit

KPIs sind ein wirkungsvolles Hilfsmittel, um die Performance von Unternehmen zu bewerten. Von der Anzahl der Neueinstellungen bis hin zum Pro-Kopf-Umsatz bieten KPIs zahllose Möglichkeiten, das komplexe Tagesgeschäft anhand von aussagekräftigen Zahlen und Daten zu analysieren und zu verbessern. Nutzen Sie KPIs, erreichen Sie Ihre selbstgesteckten Ziele und bringen Sie Ihr Unternehmen messbar zum Erfolg.

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