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Case Study:

Hackathons als Innovationskatalysator: So treibt Asklepios die Digitalisierung voran

Branche:

Gesundheitswesen

Herausforderung:

Steigende Anforderungen an die Digitalisierung und Prozessoptimierung im Gesundheitswesen

Unsere Lösung:

Automatisierung und Optimierung von Prozessen durch Hackathons und moderne Technologien.

Über das Unternehmen

Asklepios wurde 1985 gegründet und ist heute einer der führenden Betreiber von Gesundheitsdienstleistungen in Deutschland. Mit einem Netzwerk aus über 150 Kliniken, ambulanten Versorgungszentren und Pflegeeinrichtungen setzt das Unternehmen auf qualitativ hochwertige medizinische Versorgung und innovative Behandlungsmethoden. Asklepios verfolgt einen integrativen Ansatz, bei dem neben der medizinischen Exzellenz auch die ganzheitliche Betreuung der Patienten im Vordergrund steht. Das Unternehmen legt besonderen Wert auf eine moderne Infrastruktur sowie auf die Ausbildung und Förderung von Fachkräften im Gesundheitswesen. Besonders hervorzuheben ist die enge Vernetzung der Asklepios-Einrichtungen, die eine umfassende Versorgung der Patienten sicherstellt – vom Akutkrankenhaus bis hin zur spezialisierten Rehabilitationsklinik.

Mitarbeitende

> 1

Kliniken

> 0

Patient*innen

> 1

Einführung: Hackathons als Innovationsmotor

48 Stunden, volle Power: Entwicklerinnen und Prozessexpertinnen kommen zusammen, denken quer, kritzeln Visionen aufs Whiteboard – und bringen in Rekordzeit digitale Ideen zum Leben. So sieht ein Hackathon aus, bei dem Kreativität auf technische Finesse trifft. Ein Erfolgsmodell, wie es auch die Asklepios Kliniken vorgemacht haben: Mit mehreren Hackathons im vergangenen Jahr haben sie gezeigt, wie Digitalisierung richtig Fahrt aufnimmt.

Hackathons im Sprint in den Asklepios Kliniken

Mit rund 170 Einrichtungen sind die Asklepios Kliniken einer der führenden privaten Krankenhausbetreiber in Deutschland. Angesichts stetig wachsender Anforderungen im Gesundheitswesen sah sich auch Asklepios – wie viele andere Einrichtungen – mit der Herausforderung konfrontiert, Prozesse konsequenter zu digitalisieren und zu optimieren, um weiterhin eine führende Rolle in der digitalen Transformation des Gesundheitswesens einzunehmen.

Seit vielen Jahren arbeitet die Asklepios IT mit den IT-Expert*innen von mindsquare und weiteren Beratungsunternehmen zusammen. Ein Beispiel für diese erfolgreiche Partnerschaft ist der erste ASK NXT (Asklepios Next) Hackathon, den sie 2024 gemeinsam im Unternehmen ausrichteten – und dem bereits einige weitere folgten. Im Mittelpunkt steht der Einsatz moderner Technologien wie lowCode/noCode-Plattformen, um administrative Prozesse effizient zu automatisieren und benutzerfreundliche Anwendungen zu entwickeln. Ziel ist es, pragmatische digitale Lösungen zu schaffen – sowohl im Verwaltungsbereich als auch im Kontext digitaler Gesundheitsanwendungen.

Automatisierung im Finanzbereich: Der Projektablauf

Am Beispiel der Asklepios Kliniken zeigt sich eindrucksvoll, wie schnell und wirkungsvoll Hackathons digitale Mehrwerte schaffen können – die dort entstandenen Lösungen machen den Erfolg dieses Formats unmittelbar nachvollziehbar, denn zwei der Projekte stammen aus den Hackathons und werden im Bereich Finance umgesetzt.

Projekt 1: Automatisierung von IC-Zahlungen und Lastschriften

In nur 48 Stunden entwickelte ein interdisziplinäres Team einen Bot, der konzerninterne Zahlungen automatisieren könnte – ein vormals manueller, fehleranfälliger Prozess mit hohem Aufwand. Dank SAP Build Process Automation kann die Nachbearbeitung nun regelbasiert im Hintergrund laufen – effizient, fehlerfrei und ressourcenschonend. So gewinnt die Debitorenbuchhaltung Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Projekt 2: Optimierung des Ausbuchungsprozesses

Ein weiteres Hackathon-Projekt, das aktuell in der Entwicklung steht, digitalisiert den Ausbuchungsprozess in der Buchhaltung. Eine benutzerfreundliche SAP-App ersetzt manuelle Schritte und Medienbrüche, überträgt Zahlungsdaten direkt und vereinfacht mithilfe von Debitorennummer, des Buchungskreises und der Zuordnungsnummer die Freigabe offener Posten. Erste Analysen zeigen eine potenzielle Reduktion des Klärungsbedarfs um 70 %, bessere Datenqualität und geringerer Aufwand – bei sinkenden Liquiditätsverlusten. Dieser nachweisbare Effekt sowie die bereits erprobte Lösung sind Anlass genug, das Thema gezielt weiterzuverfolgen und auf dieser Basis weiterzuentwickeln.

Langfristige Auswirkungen

Bisher haben die vergangenen Hackathons zahlreiche greifbare Erfolge hervorgebracht. Die Automatisierung von Auszahlungsprozessen, IC-Zahlungen und Lastschriften befindet sich weiterhin in der Umsetzung. Gleichzeitig wächst das Interesse an SAP Build stetig – Fachbereiche bringen regelmäßig neue Anforderungen ein, die in Form von Requirements oder Projekten weiterverfolgt werden. Schon nach dem ersten Hackathon war bei Asklepios klar: Dieses agile Format fügt sich nicht nur gut in die bestehende Unternehmenskultur ein, sondern ergänzt bereits vorhandene Maßnahmen sinnvoll und trägt gleichzeitig dazu bei, eine neue, zukunftsorientierte Innovationskultur aktiv mitzugestalten. Den Mitarbeitenden wird häufiger die Gelegenheit geboten, sich kreativ auszuleben und ihren Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten und zu verbessern. Dies fördert nicht nur die kontinuierliche Verbesserung digitaler Prozesse, sondern motiviert die Angestellten, bestehende Strukturen zu hinterfragen und den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Fazit: Hackathons als Schlüssel zur digitalen Zukunft

Aus der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Asklepios und mindsquare ist eine starke Partnerschaft entstanden. Dank der engen Kooperation lassen sich neue Technologien gezielt integrieren und Prozesse nachhaltig optimieren. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit auf Augenhöhe treffen Prozessexpertise und tiefes Branchen-Know-how auf das fundierte SAP-, Integrations- und Technologie-Know-how von mindsquare – eine starke Kombination, die nicht nur der internen IT wertvolle Impulse für die digitale Weiterentwicklung gibt, sondern auch als strategische Brücke und Beratung fungiert. Ergänzend zu drei gemeinsamen Hackathons wurden bereits konkrete, wegweisende Projekte umgesetzt, darunter Digital Workplaces mit Fiori, SAC-Projekte für Kreditoren und Debitorenreporting.

Was einst als gemeinsames Pilotprojekt mit mindsquare begann, ist heute eine fest etablierte Partnerschaft – geprägt von einem starken fachlichen und kulturellen Fit und als fester Bestandteil der gelebten Unternehmenskultur verankert. Hackathons gelten inzwischen als treibende Kraft für Digitalisierung und Prozessinnovation – ein weiterer Schritt, der Asklepios als Vorreiter im digitalen Wandel des Gesundheitswesens positioniert.

Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.

Maximilian Schneider

Asklepios IT

Warum mindsquare?

Profitieren Sie von unserer 20-jährigen Erfahrung im Bereich SAP

Wir verfügen über umfangreiches Knowhow und Spezialisten in den Bereichen Vertrieb, Logistik, Produktion, Service, HR und Security und können so vollständig auf Ihre Bedürfnisse eingehen und Sie bei verschiedensten Herausforderungen beraten.

Dabei haben wir Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten (verschiedene Branchen vom Familienunternehmen bis zum DAX-Konzern) gesammelt und so zahlreiche Best-Practice-Lösungen für unterschiedliche Problemstellungen entwickelt.