Wenn das Telefon den Betrieb ausbremst
Telefonanfragen sind selten „nur kurz“: Rückfragen, Weiterleitungen, Notizzettel, Nachtelefonieren. Gleichzeitig erwarten Kunden und Mitarbeiter sofortige Auskunft – und das bitte konsistent.
- Hohe Bearbeitungszeit pro Anruf und wechselnde Themen
- Lange Wartezeiten durch manuelles Weiterleiten
- Informationsverlust durch lückenhafte Notizen
- Überlastete Service-Teams – komplexe Anliegen bleiben liegen
Die Lösung: Ein Voicebot, der zu Ihren Prozessen passt
Der KI Voicebot nimmt Anrufe entgegen, beantwortet wiederkehrende Fragen direkt am Telefon, protokolliert relevante Informationen und leitet Anliegen automatisiert an die richtige Stelle weiter.
Wichtig: Der Voicebot wird so gestaltet, dass er Ihre Abläufe abbildet – nicht umgekehrt. Kommunikationslogik, Antwortvarianten, Übergaben und Datenfelder richten sich nach Ihren Prozessen.
Nach Ihrer Anfrage nimmt sich ein KI-Experte Zeit, um Ihre aktuelle Ausgangssituation zu analysieren und mögliche nächste Schritte mit Ihnen zu besprechen.
Dieses Beratungsgespräch ist für Sie kostenfrei und unverbindlich.
Individualität
Der Voicebot wird exakt auf Ihre Unternehmensprozesse und Anforderungen angepasst.
Effizienzsteigerung
Automatisieren Sie die Bearbeitung von Telefonanfragen und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter.
Nahtlose Integration
Der Voicebot fügt sich problemlos in Ihre bestehende Telefoninfrastruktur ein.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Sofortige Reaktion statt Warteschleife: Standardanfragen werden direkt beantwortet.
- Entlastung der Serviceabteilung: Weniger Routine – mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
- Saubere Dokumentation: Relevante Informationen werden strukturiert erfasst und nachvollziehbar bereitgestellt.
- Automatische Übergabe: Anliegen landen dort, wo sie bearbeitet werden – ohne manuelles Durchstellen.
- Konstante Qualität: Einheitliche Antworten, unabhängig von Tagesform, Schicht oder Auslastung.
- Kontinuierliche Verbesserung: Der Voicebot wird anhand realer Anrufmuster weiter optimiert.
“Ein KI-Voicebot ist vielseitig einsetzbar – vom Kundenservice bis zu internen Mitarbeiteranfragen – und wir haben bei Kunden immer wieder gesehen, wie schnell der KI-Voicebot spürbar Entlastung schafft. Und die Einführung ist deutlich weniger Aufwand als gedacht, weil wir mit klaren Use Cases starten und den Bot Schritt für Schritt erweitern.”
Philipp Schurr / Bereichsleiter KI bei mindsquare
Was Sie mit dem KI Voicebot abdecken können
Extern (Kunden & Partner)
- Status- und Informationsanfragen (z. B. „Wie ist der Stand?“)
- Termin- und Rückrufwünsche inkl. strukturierter Erfassung
- Routing nach Anliegenkategorie, Produkt, Standort oder Kundengruppe
- Erfassung von Störungsmeldungen und Servicefällen mit Pflichtfeldern
- Übergabe an Teams mit Kontext (z. B. Zusammenfassung, Kategorie, Kontaktdaten)
Intern (Mitarbeiter & Standorte)
- Krankmeldungen inkl. strukturierter Abfrage (z. B. Zeitraum, Standort, Rückrufnummer) und Weitergabe an HR/Dispo
- IT- oder Facility-Meldungen (z. B. „Drucker defekt“, „Zutritt funktioniert nicht“) als Ticket/Arbeitsauftrag
- Auskünfte zu internen Services (z. B. Ansprechpartner, Prozesse, häufige Fragen)
- Weiterleitung an Rufbereitschaft/On-Call mit sauberer Zusammenfassung
Warum mindsquare?
mindsquare unterstützt Unternehmen seit Jahren dabei, digitale Lösungen in komplexen IT-Landschaften umzusetzen – mit Fokus auf SAP, Salesforce und Künstliche Intelligenz. Wir bringen Praxiserfahrung aus Beratung, Entwicklung und Enablement zusammen und richten KI so aus, dass sie in Ihrer Organisation langfristig funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Ein KI-Voicebot ist ein sprachbasierter Assistent, der Anrufe automatisiert entgegennimmt, Anliegen versteht und entweder selbst beantwortet oder gezielt an die richtige Stelle weiterleitet – inklusive kurzer Gesprächszusammenfassung.
Der Voicebot wird so konzipiert, dass Sprache, Tonalität und Dialogführung zu Ihrem Unternehmen passen – klar, freundlich und auf den Punkt.
Ja. Wenn ein Anliegen nicht automatisiert gelöst werden soll oder kann, übergibt der Voicebot inklusive Kontext an die zuständige Stelle.
Der Voicebot kann schnell angepasst werden – von neuen Anrufgründen bis zu geänderten Zuständigkeiten.
In vielen Fällen ja. Entscheidend ist, welche Informationen übergeben werden sollen und wie Ihre Systemlandschaft angebunden werden kann.
Extern: Statusabfragen, Terminvereinbarung, Störungsmeldung, Rückrufwunsch, FAQ
Intern: Passwort-/Zugriffsfragen, Onboarding-Infos, Urlaubsregelungen, Prozessauskünfte, Ticketanlage & Routing
Wenn viele wiederkehrende Fragen auftreten, Erreichbarkeit ein Thema ist oder interne Supportteams stark belastet sind. Oft reicht schon ein einzelner stark frequentierter Prozess, um den Business Case zu tragen.
Das hängt von Setup und Anbieter ab. Wichtig sind: Datenminimierung, Zugriffskonzepte, Protokollierung, Auftragsverarbeitung, Löschkonzepte sowie ggf. EU-Hosting. Sensible Themen können so gestaltet werden, dass der Bot frühzeitig an Menschen übergibt.
