Wie Copilot Sie in Vertrieb und Verkauf unterstützt

Herausforderungen im modernen Vertrieb

Vielleicht kennen Sie das: Die Kundenzahlen steigen und all diese Kunden müssen natürlich betreut werden. Zusammen mit den zahlreichen administrativen Aufgaben wie Recherche, Planung und Erstellung von Angeboten oder auch internen Besprechungen, häuft sich mit der Zeit einiges an Arbeit an, was für viele Verkäufer zu einer echten Herausforderung werden kann.

Doch in diesem Fall sind nicht unbedingt die steigenden Kundenzahlen das Problem, sondern natürlich die besagten administrativen und meist mühevollen, manuellen Nebentätigkeiten. Ohne Frage gehören auch diese Aufgaben unweigerlich zum Prozess dazu, jedoch nehmen sie eben auch einen Großteil der Zeit ein (70% laut Microsoft-Studie), die man ja am liebsten in die persönliche Kundenbetreuung investieren würde.

Das Ziel muss es also sein, diese wiederkehrenden Routinetätigkeiten so zu vereinfachen, bzw. weitestgehend zu automatisieren, dass sie eben nicht mehr den Großteil des Zeit- und Kraftaufwandes beanspruchen. Und hier kommen KI-Assistenten wie Microsofts Copilot und besonders Copilot for Service ins Spiel.

KI-Schulung Microsoft Copilot (Online-Classroom)

KI-Programmen kommt in der Bearbeitung von Aufgaben im persönlichen Alltags- und Arbeitsleben eine immer wichtigere Bedeutung zu. Auf Unternehmensebene können Sie das Potenzial dieser Technologie seit dem Release des Microsoft Copilot nun auch direkt in Ihren Office-Programmen ausschöpfen.

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Wie Copilot Ihre Vertriebsprozesse erleichtert

Denn Copilot unterstützt Sie dabei, diese mühsamen Tätigkeiten auf ein Minimum an Aufwand herunterzubrechen und so den gesamten Verkaufsprozess effizienter zu gestalten. Beispiele sind:

• die Aktualisierung von CRM-Daten,
• die Vorbereitung von Besprechungen oder auch
• die Verbesserung von anstehenden Kundengesprächen.

Für ein besseres Verständnis stellen wir Ihnen die Funktionsweise in zwei beispielhaften Szenarien vor:

Szenario 1: Kundengespräche vorbereiten und verbessern

Das nächste Kundengespräch steht an und Sie müssen sich vorbereiten. Dazu schaut man sich zunächst natürlich die bisherige Kommunikation an. Seien es E-Mails, Chats oder ausgetauschte Dokumente. Doch anstatt sich all diese Texte noch einmal durchzulesen und das Wichtigste herausnotieren zu müssen, fasst Copilot die Inhalte auf das Wichtigste zusammen, wodurch Sie sich schneller um die Erstellung des Briefings mit den essenziellen Punkten fokussieren können.

Im nächsten Schritt könnten Sie diese Notizen auch nutzen, um Copilot in PowerPoint eine grundsätzliche Präsentation erstellen zu lassen, welche Sie dann nach und nach optimieren können. Copilot hilft hier dabei, den Fokus auf die wichtigen Themen und Kundenwünsche zu legen und die Folien in einem logischen Ablauf zu organisieren. Durch eine gute Präsentation können Sie Ihre Botschaften und Vorschläge wesentlich eindrücklicher vermitteln und so möglicherweise den Prozessabschluss beschleunigen.

Während des eigentlichen Gesprächs können Sie sich dann voll auf den Kunden konzentrieren, denn Copilot macht nebenbei für sie die Notizen. So sind Sie nicht abgelenkt und der Kunde fühlt sich wohler. Gleichzeitig können Sie aber auch Copilot während der Besprechung nach Vorschlägen für geeignete Fragen oder nächste Schritte bitten und so schneller und bestimmter die wichtigsten Punkte der Tagesordnung abarbeiten. So vermeiden Sie eventuell ein “Verquatschen” und vergessen die eigentlichen Themen nicht.

Nach der Besprechung müssen Sie sich dann nicht nochmal die gesamte Aufzeichnung anhören, denn Copilot hat ja fleißig mitgeschrieben und schon eine komplette Zusammenfassung parat. Sie können also gleich zur Analyse übergehen und Ihre Verkaufschancen im CRM neu einstufen, falls der Prozess im Gespräch nicht ohnehin schon abgeschlossen wurde. Die Besprechungsnotizen kann Copilot in Outlook dann am Ende noch in eine E-Mail für alle relevanten Beteiligten umwandeln, um so den Verkaufsprozess voranzutreiben und letztendlich den Abschluss zu erzielen.

Szenario 2: Auf eine Kundenbeschwerde reagieren

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Arbeit in Vertrieb und Service ist natürlich die Bearbeitung von Kundenbeschwerden und Reklamationen. Um sich hier einen ersten Überblick über einen Fall zu verschaffen, lässt sich die bisherige Kundenkommunikation wie schon im ersten Szenario ganz einfach von Copilot zusammenfassen.

Zusätzlich können Sie Copilot aber auch bitten, Informationen zu dem problematischen Produkt zu sammeln und eine Zusammenfassung dieses oder ähnlicher Probleme und eventueller Lösungen zu erstellen. In Teams hilft Ihnen Copilot dann dabei, geeignete Fragen auf Grundlage der Kundenanfrage und der möglichen Lösungen für das Produktteam zu formulieren. Falls es dann noch zu einer Besprechung kommt, nutzen Sie auch hier die automatisch erstellte Zusammenfassung des Gesprächs, welche Sie am Ende wieder in eine E-Mail für alle Teilnehmer umwandeln können.

Die wichtigsten Features

Anhand dieser beiden Szenarien bekommen Sie schon einmal eine ungefähre Vorstellung, wie solche typischen Vertriebsprozesse wesentlich verkürzt und vereinfacht werden können. Natürlich war das aber nur ein Ausschnitt aus dem Funktionsumfang, welchen Copilot in Ihrem Arbeitsalltag bieten kann. Deshalb hier im Schnelldurchlauf nochmal einige der wichtigsten Features:

• Fallzusammenfassungen: Copilot sammelt Details aus CRMs wie Salesforce oder anderen Quellen und bringt Sie bei einem individuellen Kundenfall auf den neuesten Stand.
• Analyse von internem Wissen und historischen Fällen: Neben den Daten aus dem CRM kann Copilot auch interne Daten und vergangene, ähnliche Fälle analysieren und daraus Informationen für den jeweiligen Fall sammeln.
• Erstellung von E-Mail-Vorschlägen: Copilot erstellt aus der Datenanalyse eine personalisierte Antwort, welche für eine Antwortmail an den Kunden oder eine Weiterleitung an das Produktteam genutzt werden kann.
• Zusammenfassung der gesamten (Kunden-)Kommunikation: Copilot kann Ihnen die wichtigsten Punkte aus der bisherigen Kommunikation mit Ihrem Kunden zusammenstellen und nutzt dabei die ausgetauschten E-Mails und Chats. Natürlich gilt dies für jegliche Kommunikation in Teams, wie z. B. auch interne Besprechungen zu Produkteinführungen oder ähnliches.
• Daten visualisieren: Da man im Vertrieb auch immer wieder mit Zahlen, z. B. bezüglich der Finanzen, zu tun hat, bietet es sich an, Copilot in Excel zu nutzen und sich diese Zahlen in anschaulichen Diagrammen visualisieren zu lassen und so ein besseres Verständnis zu erhalten oder die Aufbereitung der Daten für Präsentationen zu erleichtern.
• Erstellen von Präsentationen: Copilot kreiert Ihnen auf Basis verschiedenster Datengrundlagen (z. B. Jahresbericht, Gesprächszusammenfassungen) PowerPoint-Präsentationen und hilft Ihnen, diese durch intelligente Vorschläge nach und nach zu verfeinern.

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Ihre Vorteile

Bei all diesen Features und kleinen Hilfestellungen stellt sich natürlich jetzt die Frage, wie Sie und Ihr Unternehmen konkret davon profitieren. Dazu eine kurze Übersicht:

• Reduzierung manueller Arbeit: Normalerweise lästige und langwierige Tätigkeiten, wie z. B. die Recherche von Daten, werden erheblich vereinfacht, wodurch mehr Zeit für wertschöpfende Teilprozesse verfügbar wird.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Langfristig gesehen spiegeln sich die eingesparte Zeit und der reduzierte Aufwand in beschleunigten und somit kostengünstigeren Prozessen wider.
• Verbesserung der Abschlussquote und Kundenbindung: Die Verbesserung der Kundeninteraktion, vor allem durch schnellere Antworten und Bearbeitungen von Fällen, sorgt letztendlich für schnellere, erfolgreiche Verkaufsprozesse und somit bessere Quoten. Gleichzeitig entstehen aus diesen reibungslosen Geschäftsabschlüssen und Support-Interaktionen auch verbesserte Kundenbeziehungen und die Bindung von Stammkunden.
• Erhöhung der Verkaufschancen: Sie können Copilot außerdem nutzen, um Vorschläge für Cross-Selling-Möglichkeiten zu erhalten und anschließend eine überzeugendere gemeinsame Verkaufsstrategie zu entwickeln und so die Verkaufschancen zu steigern. Darüber hinaus hilft Ihnen Copilot auch bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten.

Vor allem in Kombination mit dem Marketing können Sie so Ihre Verkaufsprozesse langfristig optimieren und Ihre Quoten und Kundenbeziehungen maßgeblich verbessern. Wie Copilot Sie im Marketing unterstützt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Fazit

Microsoft bietet Ihnen mit Copilot for Service und der allgemeinen Integration von Copilot in sämtliche Office-Produkte also einen umfangreichen Support für Ihren Arbeitsalltag im Vertrieb und kann so ganze Prozesse erheblich erleichtern und nachhaltig effizienter gestalten.

Haben Sie sonst noch Fragen zum Thema Copilot oder grundsätzliches Interesse am Einsatz von Künstlicher Intelligenz im eigenen Unternehmen? Dann melden Sie sich doch gerne direkt für unsere Schulung zu Copilot an oder schauen Sie in unsere anderen Angebote und Workshops rund um das Thema KI für Unternehmen rein.

Ansonsten kontaktieren Sie uns einfach, unsere erfahrenen Berater kümmern sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen und besprechen in einem kostenlosen Erstgespräch alle weiteren Schritte.