Success Story:

Self-Services für die dwpbank

Branche:

Bankenbranche

Herausforderung:

Papierbasierte Personalprozesse

Unsere Lösung:

Self-Services

Über das Unternehmen

Die Deutsche WertpapierService Bank AG ist der marktführende Dienstleister für Wertpapierservices am Finanzplatz Deutschland. Mit 1.288 angeschlossenen Instituten nutzen etwa drei Viertel aller Banken in Deutschland die Prozess- und Systemdienstleistungen der dwpbank.

Mitarbeitende

Standorte

Die Ausgangssituation

Die dwpbank bildete einen Großteil ihrer Personalprozesse papierbasiert ab – dies betraf insbesondere das Zeitwirtschaftsumfeld. So wurden zum Beispiel Formulare für Urlaubsanträge, Seminare, Berufsschulzeiten und andere Abwesenheiten verwendet. Aber auch Änderungen von Adressdaten oder Namensänderungen wurden papierhaft oder über den E-Mailverteiler an die Human Resources weitergeleitet. Mit zunehmenden Anfragen wurde der Arbeitsaufwand im Personalbereich deshalb immer größer. Hinzu kam, dass die Mitarbeiter an den unterschiedlichen Standorten verschiedene Betriebsvereinbarungen und somit auch unterschiedliche Regelwerke haben, die bei der Bearbeitung durch die HR-Mitarbeiter zu berücksichtigen sind.

Die Mission

Um die Verantwortlichen zu entlasten und eine schnellere Verarbeitung der Informationen herbeizuführen, sollten die Prozesse digitalisiert werden. Gleichzeitig sollte aber auch eine höhere Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte über ihre eigenen Daten geschaffen werden. Zu diesem Zweck eignete sich die Einführung einer ESS/MSS-Landschaft (Employee und Manager Self-Service-Landschaft), die über ein Fiori-Launchpad als zentrales Mitarbeiterportal betrieben wird. Damit der große Funktionsumfang der von der dwpbank verwendeten Systeme besser im SAP Standard abgedeckt werden kann, sollten die Anwendungen weiterhin auf der Web-Dynpro-Technologie betrieben werden. Das moderne Portal sollte die dwpbank gleichzeitig in die Lage versetzen, neuere Anwendungen einzuführen, sobald diese ausgereift sind.

Die Umsetzung

Bei der Einführung des Systems haben die Experten von ActivateHR eigene Entwicklungsrichtlinien, eigene Regelwerke für Transporte und eigene Strukturen im Fiori-Launchpad aufgebaut. Sie haben also auch Prozesse und Strukturen etabliert, die in Folgeprojekten weiterhin Bestand haben werden und einen sicheren Betrieb des Systems gewährleisten. Auch der Betriebsrat wurde in die Etablierung der Anwendungen einbezogen – insbesondere das Thema Datenschutz spielte in den Gesprächen eine wichtige Rolle. Das Team hat entsprechend dafür gesorgt, dass die Daten im System geschützt sind und dabei ein solides Berechtigungskonzept entwickelt, mit dem der richtige Umgang mit personenbezogenen Informationen gewährleistet ist.

Das Ergebnis

Heute sind die rund 1.200 Mitarbeiter auf dem Self-Service-Portal unterwegs und erledigen administrative Aufgaben, wie Abwesenheitsanträge oder Änderungen ihrer Personaldaten, selbst und können eigenständig ihre Anträge und Personaldaten einsehen. Der Bereich Human Resources hat dadurch mehr Zeit für weitere Digitalisierungsprojekte sowie perspektivisch für die Durchführung personalstrategischer Aufgaben und elementarer HR-Kernprozesse. Mit der modernen Benutzeroberfläche wird die dwpbank auch den Standards gerecht, die Mitarbeiter heute an die IT-Systeme von Arbeitgebern stellen – das Employee Branding wird dadurch gestärkt. Zudem profitiert die Bank von einem niedrigeren Papierverbrauch und kürzeren Prozesslaufzeiten. Da die dwpbank weitere Services mit dem System abdecken will, wächst das Portal stetig weiter. So soll in Zukunft auch die digitale Personalakte eingeführt und an das System angebunden werden.

Kundenstimme

„Gemeinsam mit mindsquare haben wir unterschiedliche Services im ESS/MSS-Umfeld eingeführt und dadurch administrative Prozesse & Routineaufgaben automatisiert und beschleunigt. Dazu zählen u. a. die Abwesenheitsplanung, der Teamkalender oder auch Eigenentwicklungen wie die Implementierung von Infrastrukturworkflows. Im Rahmen des HR-Services unterstützt uns das Team nun bei der Betreuung und Sicherstellung des Betriebs unserer Anwendungen. mindsquare ist für uns zu einem zuverlässigen Sparringspartner geworden, der uns daneben auch bei Themen wie der (Neu)Gestaltung unserer HR-IT-Landschaft betreut. Wir schätzen die Zusammenarbeit und die Expertise sowohl im HR- als auch im IT-Umfeld sehr.“

Natascha Bütof

Bereichsleitung Human Resources
Deutsche WertpapierService Bank AG

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