Vielleicht hast du schon mal von “Kanban” gehört. Aber weißt du auch, welche Power wirklich in diesem Organisationsmodell steckt? Im Artikel erfährst du mehr über die Wurzeln von Kanban, wie es funktioniert und wie es die Arbeitsabläufe in Projekten auf ein neues Level heben kann
Agiles Projektmanagement
„Der Klügere gibt nach“ – auf diesem Grundsatz fundiert mehr oder weniger das agile Projektmanagement. Denn im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, bei dem strikte Abläufe und Vorgaben Vorrang haben, zielt agiles Projektmanagement vor allem auf eine Steigerung der Effizienz durch Flexibilität ab. Denn genau hier liegt oft die Schwachstelle des klassischen Projektmanagements: Klare, konsequente Vorgaben erscheinen zunächst übersichtlich, allerdings lässt die unflexible Struktur dieses Systems äußerst schwer spontane Änderungen zu. Meistens erkennt man Fehler erst spät im Prozess, wo sich ihre Behebung als deutlich komplizierter erweist.
Systeme wie SCRUM oder Kanban sollen mithilfe von Vorkehrungen wie einem WIP-Limit oder Daily-Stand up Meetings dabei helfen, Engpässe vorzubeugen, da Teams rechtzeitig auf Probleme reagieren und Engpässe oder Unklarheiten beseitigen können.
Kanban-Board
Im Mittelpunkt des Systems steht das Kanban-Board. Es ist in verschiedene Spalten unterteilt, welche die Phasen des Arbeitsprozesses darstellen. Die Aufgaben werden als Karten dargestellt, die horizontal durch diese Phasen geschoben werden. Ein Kanban-Board kann verschiedene Spalten enthalten, je nach den individuellen Anforderungen eines Projekts oder einer Abteilung. In der Regel besteht ein Kanban-Board jedoch aus mindestens drei Spalten:
To Do: Diese Spalte dient als Sammelstelle für alle anstehenden Aufgaben und Projekte. Sie stellt den Ausgangspunkt des Arbeitsprozesses dar und ist entscheidend für die Priorisierung der Aufgaben. In der Regel werden hier alle noch nicht bearbeiteten Anforderungen, Ideen und Arbeitspakete aufgelistet. Die Visualisierung gibt einen klaren Überblick über den Umfang der noch zu leistenden Arbeit.
In Progress: Sobald eine Aufgabe aus dem Bereich “To Do” begonnen wurde, wandert sie in diese Spalte. Sie stellt die aktuelle Auslastung des Teams dar. Hier wird deutlich, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden und wer dafür verantwortlich ist. Darüber hinaus ermöglicht eine schnelle Identifikation von Engpässen und Ressourcenkonflikten.
Done: Diese Spalte symbolisiert das Ende eines Arbeitsprozesses und listet alle erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben auf. Sie dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Motivation, da das Team hier konkret sieht, was bereits erreicht wurde. In der Regel folgt eine Qualitätskontrolle oder eine Kundenabnahme, bevor eine Aufgabe als endgültig abgeschlossen gilt.
Quelle: Atlassian
Kernprinzipien und Komponenten
Kanban arbeitet mit vier Grundprinzipien:
- Visualisierung des Arbeitsablaufs: Ein Kanban-Board dient der Darstellung aller anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Aufgaben.
- WIP-Limit: Ein zu hoher Workload beeinflusst die Qualität durch den Verlust von Fokus der Mitarbeiter oft negativ. Legt das Team allerdings ein WIP-Limit fest, können nicht beliebig viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden, was wiederum dazu führt, dass Mitarbeiter gründlicher vorgehen.
- Workflow: Durch eine Limitierung des Workloads werden Kontextwechsel minimiert, wodurch sich die Anzahl fast fertiger und teilweise abgeschlossener Aufgaben verringert, während sich die Konzentration von Mitarbeitern erhöht.
- Feedback-Schleifen einrichten: Durch regelmäßige Meetings werden Arbeitsprozesse evaluiert und optimiert.
Wie unterscheidet sich Kanban von SCRUM?
Kanban und Scrum sind agile Frameworks, haben aber unterschiedliche Ansätze und Stärken. Scrum setzt auf kurze, definierte Entwicklungsphasen, so genannte Sprints. Diese werden durch Planungs- und Review-Meetings strukturiert. Ziel ist es, schnell und in kleinen Schritten voranzukommen. Kanban hingegen ist zeitlich flexibler und konzentriert sich auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss. Hier gibt es Grenzen, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden können, um Überlastung zu vermeiden.
Darüber hinaus sieht Scrum spezielle Rollen wie den Product Owner vor, bei Kanban ist das nicht so streng. Beide Methoden zielen darauf ab, die Arbeit transparent und anpassungsfähig zu machen, nutzen aber unterschiedliche Wege, um dies zu erreichen.
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Welche Nachteile hat Kanban?
- Einfachheit kann täuschen: Ohne disziplinierte Anwendung sowie klar kommunizierten Richtlinien kann das System an Effektivität verlieren.
- Widerstand im Team: Die Umstellung auf Kanban erfordert oft eine Veränderung der Arbeitskultur, weshalb bei Mitarbeitern Protest hervorgerufen werden könnte.
Fazit
Die Kanban-Methode bietet eine effiziente Lösung für Teams, die ihre Arbeitsprozesse optimieren möchten. Durch ein leicht verständliches Kanban-Board behält jeder den Überblick über anstehende, laufende und abgeschlossene Aufgaben. Klare Regeln wie Work-in-Progress-Limits sorgen dafür, dass die Qualität der Arbeit nicht leidet, während gleichzeitig die Reaktionsfähigkeit des Teams auf Herausforderungen erhöht wird. In Sektoren wie der IT und der Unternehmensberatung, in denen schnelle Anpassung und Flexibilität gefragt sind, hat sich Kanban als besonders wertvolles Instrument für den Projekterfolg herausgestellt.
Flexible Arbeitsmethoden wie Kanban allein führen allerdings nicht immer zum Erfolg – bei mindsquare legen wir zusätzlich großen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance. Tipps, wie du dein Zeitmanagement optimierst und so beim Pauken den Burn-out vermeidest, findest du hier.
