SCRUM, Kanban, DevOps: Frameworks und Methoden, die viele IT-Studenten aus ihren Projektmanagement-Vorlesungen kennen. Klar, Theorie im Studium ist wichtig – doch wer schon mal in die Wirtschaft hineingeschnuppert hat, weiß: Oft funktioniert es nicht so wie im Lehrbuch.
Wie sieht IT-Projektmanagement dann in der Praxis aus? Eine Frage, die mir viele IT-Absolventen stellen. Das war der Anlass für mich, meine Kollegen zu diesem Thema zu befragen und ihre Erfahrung aus jahrelanger IT-Projektmanagement zusammenzutragen. Die Top 6 Basics für erfolgreiches Projektmanagement in der Praxis habe ich in diesem Beitrag für dich zusammengefasst.
„Wer die Projektmanagement-Basics richtig macht, stellt den Kunden schon zu 95 Prozent zufrieden.“ – ein Zitat meines Kollegen Jan Temminghoff, der hier bei mindsquare für die Projektmanagementausbildung verantwortlich ist. Vielleicht etwas provokativ formuliert, aber sicher in der Essenz richtig.
Basic 1: Nutze agile Methoden und passe sie für deine Zwecke an
Jede Methode und jedes Entwicklungsframework haben ihre Berechtigung. In der Praxis ist es aber so, dass Unternehmen sich oft für eine Projektmanagementmethode entscheiden und diese für ihre Zwecke anpassen. Wir bei mindsquare nutzen vor allem agile Methoden wie SCRUM und Kanban, die wir an das jeweilige Unternehmen angleichen, in das wir Software einführen. Die allgemeine Tendenz geht aber hin zum SCRUM-Ansatz, gerade bei Entwicklungsprojekten.
Ein häufiges Argument gegen diese Methode: Dem Kunden fehlt oft die klare Definition eines Endergebnisses zu Beginn des Projektes. Ihm ist nicht klar, was er bekommt und das macht es ihm schwer, Geld dafür auszugeben. Dafür verwenden wir oft zusätzlich die prozessorientierte Projektmanagement-Methode PRINCE2, für die sich auch jeder Mitarbeiter hier zertifiziert, der unsere interne Management Consulting Akademie besucht.
Offiziell nennt man das übrigens „SCRUMbut“ (zurückzuführen auf „We use Scrum, but…“), wenn auf einzelne Elemente im SCRUM verzichtet und so vom Standard abgewichen wird.
Unser vielleicht wichtigstes Learning für erfolgreiches Projektmanagement: Suche dir vorab eine Methode für dein Projekt aus und passe diese individuell an. Niemand bekommt einen Preis dafür, sich besonders akribisch an eine Methode gehalten zu haben – was zählt, ist das Ergebnis.
Basic 2: Definiere klare Rollen und Verantwortungsbereiche
Um dein Projektvorgehen erfolgreich anwenden zu können, musst du die Verantwortungsbereiche und Rollen innerhalb des Projektteams klar definieren. Denn so wichtig dein Projektteam auch ist: Es stellt einen der größten Risikofaktoren für den Erfolg des Projektes dar. Unser Standard-Vorgehensmodell sieht hierbei 9 Rollen und 2 Steuerungsinstitutionen vor, wobei auch einzelne Personen mehrere Rollen wahrnehmen können.
Die Rollen lauten wie folgt: Sponsor und Budgetgeber, Product Owner, Project Manager, Communication Manager, Project Delivery Manager, Senior Supplier Representative, Stakeholder Representative, Project Team Member und der End User. Darüber hinaus gibt es zwei Gremien, die zur Auflösung von Konflikten hinzugezogen werden können: Das Scope Committee und das Steering Committee, das als höchste Entscheidungsinstanz einspringt.
Das Team funktioniert nur als solches, wenn alle wissen, welche Rolle sie innehaben, wo ihre Verantwortungsbereiche liegen und wo eben auch nicht. Das führt mich direkt zum nächsten Punkt.
Basic 3: Kommuniziert offen und transparent
Das in Basic 2 beschriebene Rollenverständnis ist essenziell, um effiziente und klare Kommunikation zu ermöglichen. Dann werden auftretende Probleme auch frühzeitig und ehrlich kommuniziert und du kannst rechtzeitig reagieren. So können negative Auswirkungen auf das Projekt minimiert werden. Nur wenn im täglichen Umgang deines Projektteams transparent kommuniziert wird, kann eine vertrauensbasierte (Kunden-)Beziehung entstehen.
Das hat enorme Auswirkungen auf das Projektklima, die Motivation und damit die Effizienz deines Projektteams.
Basic 4: Überwache kontinuierlich deinen Projektfortschritt
Ein Stichwort, das oft bei uns fällt: Proaktivität. Meint: Selbstbestimmt zu sein und die Initiative zu ergreifen. Das gilt auch im Projektmanagement. Vergleiche regelmäßig die angefallenen Aufwände pro Arbeitspaket mit dem zugehörigen Planwert. So kannst du zu jedem Zeitpunkt Auskunft über die aktuelle Budget-Situation geben, zeitlichen Verzug frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen proaktiv einleiten. Diese Kosten- und Leistungstransparenz ist in jeder Projektart wichtig, egal ob Festpreisprojekte oder „Time & Material“.
Der Auftraggeber erwartet, dass sein Gesamtbudget nicht überschritten wird und die Leistungen in der Qualität geliefert werden wie im Projekt-Scope, also im Projektumfang, besprochen. Der Projektumfang wird zu Beginn des Projektes gemeinsam festgelegt – bei SCRUM ist es z. B. so, dass Budget und Termine zu Beginn fix sind und der Scope nur grob und variabel festgelegt wird. Falls es während des Projektes zu Überschreitungen einer der Komponenten „Budget, Zeit oder Qualität/Scope“ kommt, musst du frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten können und das entsprechend kommunizieren. Das funktioniert nur, wenn du regelmäßig deinen Projektfortschritt kontrollierst.
Basic 5: Verfolge offene Klärungspunkte
In jedem Projekt kommen Fragestellungen auf, die nicht sofort beantwortet werden können, aber trotzdem für den weiteren Projektverlauf unbedingt zu lösen sind. Es ist Aufgabe des Projektmanagements, diese Klärungspunkte zu verwalten und inner- oder außerhalb des Projektteams einzufordern. Nur so kannst du Verzögerungen im Projekt vorbeugen. Wenn offene Punkte auftauchen, solltet ihr einen konkreten Verantwortlichen und einen Zieltermin dafür kommunizieren und auch dokumentieren. Falls die Klärung dann nicht selbstständig geliefert wird, bist du als Projektmanager für die Kontrolle und Verfolgung verantwortlich.
Basic 6: Reporte regelmäßig an deine Stakeholder
„Kein Meeting ohne Protokoll“ – ein ungeschriebenes Gesetz bei uns, um Verbindlichkeit in Terminen zu schaffen. Eine weitere bewährte Methode zur Dokumentation ist ein regelmäßiges Reporting, z. B. in Form von Wochenberichten.
Ein regelmäßiger schriftlicher Bericht führt dazu, dass du bewusst reflektierst und schafft den Stakeholdern gegenüber Vertrauen und Transparenz bezüglich des Projektverlaufs. Der Bericht sollte mindestens die Arbeitsergebnisse seit dem letzten Bericht sowie aktuell offene Klärungspunkte und Auswirkungen, aktuelle Projektrisiken und einen Ausblick für die nächste Berichtsperiode umfassen. Die Dauer der Berichtsperiode und die Zielgruppe solltest du an deine konkrete Projektsituation anpassen – bei uns hat sich meist eine Woche als sinnvoll erwiesen. Diesen Wochenreport verwenden wir übrigens nicht nur für unsere Kundenprojekte, sondern auch unternehmensintern, um uns selbst jede Woche zu reflektieren und unseren Teamleiter auf dem Laufenden zu halten, z. B. über offene Aufgaben oder aufkommende Fragen.
Fazit & konkrete Umsetzung im Projekt
Diese 6 Projektmanagement-Basics sind unsere Grundlage eines soliden, operativen Projektmanagements. Sie klingen vielleicht naheliegend und einfach, sind aber unserer Erfahrung nach gerade deswegen so wichtig für den Projekterfolg und die Kundenzufriedenheit – und werden leider oft vergessen.
Wie verwenden wir diese Basics konkret in unseren Projekten? In diesem Beitrag erklärt mein Kollege Robert vom Fachbereich mindforce ausführlich, wie er das Projekt Salesforce-Einführung nach 10 Jahren Salesforce-Erfahrung bei unseren Kunden durchführt.
Wenn du Fragen oder Feedback hast, melde dich gerne bei mir. Oder möchtest du das Ganze vielleicht lieber live erleben? Dann bewirb‘ dich z. B. für ein Tagespraktikum bei uns.
Über mich
Mein Name ist Timm Funke und ich bin seit 2011 als Personalleiter bei mindsquare tätig. Vorher war ich selbst 3 Jahre IT-Consultant. Studiert habe ich Wirtschaftsinformatik an der Berufsakademie Weserbergland e.V.
