Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert Voicy
Erreichbarkeit braucht klare nächste Schritte
Anfragen treffen oft gleichzeitig über Telefon, Chat und Video ein. Informationen liegen an verschiedenen Stellen, Termine müssen abgestimmt und Anliegen an die richtige Person weitergegeben werden. Wenn Gesprächskontext, Zuständigkeiten oder Rückrufe verloren gehen, entstehen unnötige Wartezeiten und Fachbereiche geraten unter Druck.
Vom Kontakt zum nächsten Schritt
Anfragen konsistent beantworten
Ihre Fachbereiche geben über verschiedene Kontaktwege verlässliche Antworten und beziehen hinterlegte Informationen sowie angebundene Systeme ein.
Termine direkt klären
Ihre Teams vereinbaren, verschieben oder stornieren Termine im Gespräch, statt Anrufende in weitere Abstimmungen zu schicken.
Anliegen passend weitergeben
Ihre Organisation leitet Gespräche nach Thema, Ort und Zeitpunkt an zuständige Stellen weiter und behält verpasste Rückrufe im Blick.
Für wen eignet sich Voicy?
Voicy eignet sich für Organisationen, deren Fachbereiche viele wiederkehrende Anfragen bearbeiten und dabei Wissen, Termine und Zuständigkeiten zusammenführen müssen. Fachbereiche pflegen die Informationen, aus denen Antworten entstehen, und legen fest, wohin Anliegen weitergehen. Mitarbeitende übernehmen Gespräche, wenn eine persönliche Klärung erforderlich ist. Administratoren richten die angebundenen Systeme und Zuständigkeiten für den laufenden Betrieb ein.
Funktionen
Anfragen über mehrere Kanäle
Ihre Fachbereiche bearbeiten Telefonate, Chats und interaktive Avatare konsistent, statt für jeden Kontaktweg eigene Abläufe zu pflegen.
Terminvereinbarung im Gespräch
Ihre Teams klären Termine sofort und geben Anrufenden die Möglichkeit, vereinbarte Termine selbst zu bestätigen, zu ändern oder abzusagen.
Weiterleitungen nach Zuständigkeit
Ihre Anliegen erreichen gezielter die richtige Stelle, weil Thema, Ort, Zeitpunkt und ergänzende Hinweise in die Zuordnung einfließen.
Persönliche Gesprächsübernahme
Ihre Mitarbeitenden greifen ein, wenn ein Anliegen individuelle Entscheidungen oder persönliche Klärung verlangt.
Weitere Details für Ihre Abläufe
- Ausgehende Anrufkampagnen und Folgeaktionen halten Ihre Organisation auch nach einem Gespräch handlungsfähig.
- Vorgeschlagene Frage-und-Antwort-Inhalte aus Gesprächsabschriften werden vor der Übernahme geprüft und stärken den Wissensbestand kontrolliert.
- Öffentliche Chatverläufe bleiben auf einen festgelegten Umfang begrenzt, damit auch längere Anliegen bearbeitbar bleiben.
- Informationen zum eingesetzten KI-System lassen sich mit aktueller Konfiguration und offenen Punkten dokumentieren, ohne Geheimnisse aufzunehmen.
So läuft die Einführung
Wissen und Zuständigkeiten festlegen
Ihre Fachbereiche stellen die Inhalte für Antworten bereit und definieren Termine, Zuständigkeiten sowie Weiterleitungsziele.
Angebundene Systeme einrichten
Ihre Administratoren verbinden die vereinbarten Informations- und Kalendersysteme, damit relevante Angaben in die Bearbeitung einfließen.
Weiterleitungen prüfen
Ihre Organisation testet die festgelegten Weiterleitungsabläufe mit Probe-Anrufen und kann Gespräche anschließend gezielt an Mitarbeitende übergeben.
Aus der Praxis
„Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.“
Maximilian SchneiderAsklepios IT
Ihre Anfragen in verlässliche Abläufe überführen
Besprechen Sie, wie Ihr Unternehmen Erreichbarkeit, Terminvereinbarung und Weiterleitungen zusammenführen kann.
FAQ
- Welche Kontaktwege kann unser Unternehmen einbeziehen?
- Ihr Unternehmen kann Anfragen über Telefon, Chat und interaktive Avatare bearbeiten. So lassen sich unterschiedliche Kontaktwege in einem gemeinsamen Ablauf berücksichtigen.
- Welche Systeme lassen sich für Antworten und Termine einbeziehen?
- Für Antworten können CRM-Systeme, Kalender und weitere angebundene Systeme einbezogen werden. Für die Terminvereinbarung lassen sich Google Calendar und Microsoft 365 anbinden.
- Wie bleiben Sonderfälle persönlich bearbeitbar?
- Ihre Mitarbeitenden können Gespräche übernehmen, wenn eine persönliche Klärung erforderlich ist. Zuständigkeiten und Weiterleitungsziele lassen sich nach Thema, Ort und Zeitpunkt bestimmen; bei verpassten Rückrufen können zuständige Stellen benachrichtigt werden.
- Wie verbessert unser Unternehmen die Antworten im Laufe der Zeit?
- Fachbereiche prüfen vorgeschlagene Frage-und-Antwort-Inhalte aus Gesprächsabschriften, bevor sie diese in den Wissensbestand übernehmen. Dadurch bleiben fachliche Inhalte kontrollierbar.
- Wie behält unser Unternehmen Zugriff und Gesprächsdaten im Blick?
- Ihr Unternehmen kann Rollen und Zuständigkeiten für Zugriffe festlegen, eine zusätzliche Anmeldung mit zweitem Faktor nutzen sowie relevante Vorgänge nachvollziehbar festhalten. Aufbewahrungsfristen für Gesprächsinhalte lassen sich festlegen, und Hinweise auf Aufzeichnungen können in der Begrüßung erscheinen. Die Plattform unterstützt Datenschutzanforderungen mit Rollen, Aufbewahrungsfristen, Protokollierung und nachvollziehbaren Zugriffen. Dies ist keine Rechtsberatung.
- Was passiert, wenn eine Informationsquelle zeitweise nicht erreichbar ist?
- Ein laufendes Gespräch kann fortgesetzt werden, ohne Ergebnisse zu erfinden. So bleibt die Bearbeitung handlungsfähig, auch wenn einzelne angebundene Informationen vorübergehend fehlen.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
