Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert der Materialfreigabe-Workflow
Materialstammdaten ohne Abstimmungsverluste
Konstruktion, Einkauf, Disposition und Buchhaltung prüfen und ergänzen Materialangaben aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Wenn diese Arbeit getrennt erfolgt, bleiben Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und die Freigabereife schwer steuerbar. Ihre Materialanlage braucht deshalb einen verbindlichen Ablauf, in dem alle erforderlichen Angaben rechtzeitig zusammenkommen.
Freigaben als gemeinsamer Vorgang steuern
Verantwortung zuordnen
Ihr Unternehmen führt mit dem Materialfreigabe-Workflow alle beteiligten Fachbereiche in einer gemeinsamen Materialanfrage zusammen.
Fortschritt überblicken
Ihre Verantwortlichen sehen, welche Bearbeitungen abgeschlossen sind und welche Angaben noch für die Freigabe fehlen.
Freigabereife sichern
Ihr Unternehmen führt Materialien erst dann zur Freigabe, wenn die vorgesehenen Fachbereiche ihre Arbeit abgeschlossen haben.
Für wen eignet sich der Materialfreigabe-Workflow?
Ihr Unternehmen eignet sich für den Materialfreigabe-Workflow, wenn Konstruktion, Einkauf, Disposition und Buchhaltung Materialstammdaten gemeinsam vervollständigen. Die Fachbereiche bearbeiten jeweils ihre eigenen Angaben und Unterlagen. Freigabeverantwortliche prüfen den Gesamtstand, geben Rückgaben zur Überarbeitung weiter und veranlassen die Übergabe an SAP. Der Materialfreigabe-Workflow passt damit zu Unternehmen, die die Materialanlage mit verbindlicher Fachbereichsbeteiligung steuern möchten.
Funktionen
Materialangaben zusammenführen
Ihre Fachbereiche bearbeiten ihre zugeordneten Angaben in einer gemeinsamen Materialanfrage, statt Informationen nachträglich aus getrennten Abstimmungen zusammenzutragen.
Pflichtangaben je Materialart prüfen
Ihre Mitarbeitenden erfassen die erforderlichen Angaben passend zur Materialart, etwa Zeichnungsnummer und Abmessungen für ROH, HALB und FERT.
Rückgaben nachvollziehbar steuern
Ihre Freigabeverantwortlichen geben fehlerhafte oder unvollständige Angaben mit Begründung zur Überarbeitung zurück, damit zuständige Bereiche gezielt nacharbeiten.
SAP-Übergaben kontrollieren
Ihr Unternehmen übergibt vollständig bearbeitete Materialien an SAP und kann Freigabeversuche sowie Ergebnisse der Übergabe nachvollziehen.
Bearbeitung zuverlässig nachhalten
- Unterlagen bleiben direkt bei der jeweiligen Materialbearbeitung und damit im Zuständigkeitsbereich des Fachbereichs.
- Offene Bearbeitungen werden erinnert, damit zuständige Bereiche Fristen im Blick behalten.
- Längere Verzögerungen beziehen die Freigabeverantwortlichen ein, damit sie den Fortschritt gezielt steuern können.
- Erstellerinnen und Ersteller erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Material freigabebereit ist und wenn das Ergebnis der SAP-Übergabe vorliegt.
Aus der Praxis
„Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.“
Maximilian SchneiderAsklepios IT
Materialfreigaben klar organisieren
Besprechen Sie, wie Ihr Unternehmen Fachbereichsangaben verbindlich zur SAP-Materialanlage führt.
FAQ
- Wie ersetzt der Materialfreigabe-Workflow getrennte Abstimmungen?
- Ihr Unternehmen führt die Angaben aller beteiligten Fachbereiche in einer gemeinsamen Materialanfrage zusammen. Der Gesamtstatus zeigt, wann ein Material vollständig bearbeitet und zur Freigabe bereit ist.
- Welche Bereiche arbeiten mit dem Materialfreigabe-Workflow?
- Konstruktion, Einkauf, Disposition und Buchhaltung bearbeiten ihre jeweiligen Materialangaben und Unterlagen. Freigabeverantwortliche prüfen den Gesamtstand und veranlassen die Übergabe an SAP.
- Wie bleiben unvollständige Materialien von der Freigabe ausgeschlossen?
- Ein Material erreicht die Freigabe erst nach Abschluss aller vorgesehenen Fachbereichsbearbeitungen. Erforderliche Angaben werden vor dem Abschluss geprüft; zurückgewiesene Angaben bleiben in Überarbeitung, bis sie erneut eingereicht werden.
- Was geschieht bei verzögerten Bearbeitungen?
- Die zuständigen Bereiche erhalten Erinnerungen zu offenen Materialanfragen. Bei länger offenen Bearbeitungen werden Freigabeverantwortliche einbezogen, damit Verzögerungen sichtbar bleiben.
- Wie bleiben Unterlagen dem richtigen Fachbereich zugeordnet?
- Die beteiligten Bereiche legen ihre Unterlagen direkt an ihrer jeweiligen Materialbearbeitung ab und verwalten sie innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs.
- Wie kontrolliert Ihr Unternehmen die SAP-Übergabe?
- Freigabeversuche und Ergebnisse der SAP-Übergabe bleiben nachvollziehbar. Eine erneute Auslösung führt nicht zu einer doppelten Übergabe.
- Wer sieht welche Angaben im Materialfreigabe-Workflow?
- Mitarbeitende sehen nur die Materialanfragen und Bearbeitungsschritte, für die sie zuständig sind. Freigabeverantwortliche behalten den Gesamtüberblick; abgeschlossene Fachbereichsangaben bleiben für berechtigte Personen einsehbar und gegen unbeabsichtigte Änderungen geschützt.
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