Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert Lizenzauswertung für SAP
Lizenzentscheidungen brauchen belastbare Belege
Viele Unternehmen müssen vor einer S/4HANA-Umstellung erklären, welche Vertragslizenzen heute im System stehen, welche künftigen Klassen aus Berechtigungen folgen und welche Nutzung tatsächlich belegt ist. Riskant wird es, wenn alte Lizenzcodes, Rollenberechtigungen und Nutzungsnachweise getrennt bewertet werden. Dann entstehen scheinbar eindeutige Umrechnungen, obwohl keine offizielle SAP-Tabelle für die Überführung alter Named-User-Typen in neue Klassen belegt ist.
Wenn die Lizenzfrage geklärt ist
Vertragslage und Bedarf passen zusammen
Ihre Teams arbeiten mit Lizenzauswertung für SAP auf einer Sicht, die heutige Lizenztypen, künftige Klassen und belegte Nutzung zusammenführt.
Abweichungen werden verhandelbar
Sie sehen, wo Berechtigungen höher liegen als nachgewiesene Nutzung und wo Spielraum für Rollenbereinigung oder Vertragsannahmen entsteht.
Maßnahmen haben eine belastbare Wirkung
Fachbereiche sehen je Benutzer, welche Kombination aus Rollenentzug, Rollenteilung oder Redesign die Lizenzbewertung tatsächlich verändert.
Drei Grundsätze für belastbare Lizenzarbeit
- Keine Scheingenauigkeit: Alte Named-User-Typen werden nicht über eine feste Tabelle in neue Klassen übersetzt.
- Belege vor Vermutung: Fehlende Nutzungsdaten senken eine Einstufung nicht automatisch.
- Annahmen bleiben sichtbar: Vertragsannahmen, Zielklassen und unbekannte Lizenzcodes bleiben als Annahmen oder Lücken kenntlich.
Für wen ist Lizenzauswertung für SAP geeignet?
Geeignet ist Lizenzauswertung für SAP für Unternehmen, die SAP-Lizenzen verantworten und eine S/4HANA-Umstellung, Vertragsgespräche oder Rollenbereinigung vorbereiten. Lizenzverantwortliche klären, welche Lizenzlage heute besteht und welche Annahmen in Gespräche gehören. Fachbereiche prüfen, welche Rollen wirklich gebraucht werden und welche Maßnahmen fachlich tragbar sind. IT-Teams liefern und bewerten Berechtigungen, Rollen und Nutzungsnachweise für die Umsetzung. Einkauf und Vertragsverantwortliche nutzen die Ergebnisse, um Lizenzgespräche mit prüfbaren Annahmen zu führen. Der Einsatz passt besonders zu Organisationen mit alten Lizenzcodes, gewachsenen Rollenstrukturen und dem Bedarf, künftige Klassen ohne offizielle SAP-Umrechnungstabelle zu begründen.
Funktionen
Lizenzsichten vergleichen
Sie vergleichen heutige Lizenztypen, berechtigungsbasierte Klassen und belegte Nutzung nebeneinander, statt jede Sicht getrennt zu bewerten.
Überberechtigung bestimmen
Ihr Team sieht den Abstand zwischen berechtigungsbasierter Einstufung und nutzungsbasierter Einstufung als konkrete Differenz je Benutzer.
Umstellungsannahmen trennen
Sie halten Systembezeichnung, Kostenvergleich und Vertragsannahme getrennt, damit alte Lizenzcodes nicht zu falscher Umrechnungssicherheit führen.
Maßnahmenwirkung simulieren
Sie bewerten Maßnahmenkombinationen je Benutzer neu und vermeiden, dass Einsparungen aus Einzelmaßnahmen doppelt gezählt werden.
Weitere Funktionsdetails
- Rollenhygiene: Ihre Teams unterscheiden Einzelrollen, Sammelrollen und abgeleitete Rollen, damit der passende Umsetzungsweg klar ist.
- Nutzungsspanne: Verantwortliche trennen konservativ belegte Nutzung von zusätzlich möglicher Nutzung, wenn Berechtigungsprüfungen keine scharfen Werte liefern.
- Begründung je Einstufung: Ihre Teams verfolgen Rolle, Transaktion und Berechtigung bis zur fachlichen Ursache der Lizenzklasse.
- Gesprächsfähige Ergebnisse: Excel-Ergebnisse, Maßnahmenlisten, Gegenüberstellungen und Berichte lassen sich in Abstimmungen weiterverwenden.
- Unbekannte Codes: Fehlende Zuordnungen erhalten keinen erfundenen Namen und bleiben als Klärpunkt sichtbar.
- Maßnahmenkombinationen: Inaktive Benutzer, ungenutzte Rollenzuordnungen, Rollenteilung, Rollenentzug und Redesign werden je Benutzer neu bewertet.
So läuft die Einführung
Datenbasis bereitstellen
Ihr Unternehmen stellt Exporte zu Benutzern, Lizenzcodes, Rollen, Berechtigungen und vorhandenen Nutzungsnachweisen bereit. Danach liegt die Grundlage für die erste Bewertung vor.
Annahmen fachlich prüfen
Lizenzverantwortliche und Fachbereiche prüfen Zielklassen je Lizenzcode sowie offene Zuordnungen. Danach sind Vertragsannahmen und Lücken getrennt.
Maßnahmen abstimmen
Fachbereiche bewerten inaktive Benutzer, ungenutzte Rollenzuordnungen und Rollenänderungen. Danach lässt sich die Wirkung je Benutzer und Kombination vergleichen.
Ergebnisse nutzen
Lizenzverantwortliche, Fachbereiche und Einkauf arbeiten mit Exporten, Maßnahmenlisten und Gegenüberstellungen. Danach können Lizenzgespräche und Umstellungsplanung auf derselben Basis laufen.
Aus der Praxis
„Die mindsquare war eine echte Stütze. Wenn wir sie nicht gehabt hätten, hätten wir echte Probleme gehabt. Bei den neuen Modulen, die noch kommen, ist es ohne einen vertrauensvollen Implementierungspartner sehr schwierig, die Systeme sinnvoll einzuführen.“
Melanie KäsTeamleiterin HR-Systeme & -Prozesse bei WITRON
Lizenzgespräch vorbereiten
Klären Sie, welche Daten vorliegen, welche Annahmen offen sind und welche Auswertung Ihre nächsten SAP-Lizenzentscheidungen belastbar macht.
FAQ
- Warum reicht ein manueller Tabellenvergleich nicht aus?
- Ein Tabellenvergleich betrachtet meist nur vergebene Lizenzcodes oder vorhandene Berechtigungen. Für eine tragfähige Entscheidung zählen heutige Vertragslizenz, künftige Einstufung nach Berechtigungen und belegte Nutzung gemeinsam.
- Was passiert, wenn Nutzungsdaten fehlen?
- Fehlende Nutzungsdaten werden nicht als Nichtnutzung gewertet. Benutzer ohne Nachweis bleiben in ihrer Klasse, damit Entlastungen nicht künstlich erhöht werden.
- Wie belastbar ist die nutzungsbasierte Bewertung?
- Die Auswertung trennt konservativ belegte Nutzung von zusätzlich möglicher Nutzung. So wird sichtbar, welche Aussage sicher belegt ist und wo die Nutzungsbasis nur eine Spanne zulässt.
- Wie werden vorgeschlagene Maßnahmen bewertet?
- Maßnahmen wie inaktive Benutzer, ungenutzte Rollenzuordnungen, Rollenentzug, Rollenteilung oder Redesign werden je Benutzer und Kombination neu gerechnet. Dadurch werden Einzeleffekte nicht pauschal addiert.
- Können die Ergebnisse in Vertrags- und Fachbereichsgesprächen verwendet werden?
- Ja. Belegte Werte, Annahmen und fehlende Zuordnungen bleiben getrennt. Excel-Ergebnisse, Maßnahmenlisten und Gegenüberstellungen schaffen eine prüfbare Grundlage für Abstimmungen mit IT, Fachbereichen und Einkauf.
- Bleiben Berechtigungs- und Nutzungsdaten im Unternehmen?
- Berechtigungs- und Nutzungsexporte müssen für die Analyse nicht an einen externen Dienst übertragen werden. Dadurch kann Ihr Unternehmen mit echten Daten arbeiten, ohne sie an einen Anbieter-Dienst zu senden.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
