Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert Klartext
Wenn KI-Arbeit aus dem Rahmen fällt
Ihre Fachbereiche wollen Texte entwerfen, Unterlagen auswerten und Recherchen beschleunigen. Ohne klare Regeln entstehen jedoch verstreute Cloud-Nutzung, isolierte Einzelwerkzeuge und schwer steuerbare Eigenentwicklungen. Ihre Organisation muss dabei Produktivität ermöglichen, ohne die Hoheit über dienstliche Gespräche, Dokumente und Nutzerdaten abzugeben.
Produktive KI unter Ihrer Hoheit
Fachbereiche arbeitsfähig halten
Mit Klartext erstellen Teams Textentwürfe, Zusammenfassungen, Recherchen und Analysen für ihre tägliche Arbeit, ohne für jeden Anwendungsfall ein separates Werkzeug einzuführen.
Regeln zentral durchsetzen
Ihre Organisation legt verbindlich fest, welche Modelle, Teams, Rollen, Budgets und Dateivorgaben für die dienstliche KI-Arbeit gelten.
Einen einheitlichen Rahmen schaffen
Fachbereiche arbeiten mit denselben organisatorischen Leitplanken, während dienstliche Inhalte bei der betreibenden Organisation bleiben.
Für wen eignet sich Klartext?
- Fachbereiche eignen sich für Klartext, wenn sie eigene Unterlagen auswerten, Texte erstellen und Ergebnisse im Team weiterverarbeiten wollen.
- IT und Administration eignen sich für Klartext, wenn sie Modellfreigaben, Zugänge, Rollen, Budgets und Aufbewahrungsregeln organisationsweit steuern müssen.
- Behörden eignen sich für Klartext, wenn dienstliche KI-Arbeit mit nachvollziehbaren Vorgaben und eigener Datenhoheit verbunden werden soll.
- Unternehmen eignen sich für Klartext, wenn sie verstreute KI-Nutzung durch einen geregelten Rahmen für Fachbereiche ersetzen wollen.
Funktionen
Eigene Unterlagen auswerten
Fachbereiche beantworten Fragen auf Basis eigener Wissensbestände und verfolgen Quellen bis zum belegten Dokumentabschnitt zurück.
Themen zusammenhalten
Teams bearbeiten zusammengehörige Fälle in gemeinsamen Arbeitsbereichen, damit Gespräche, Dokumente und Arbeitsanweisungen im Kontext bleiben.
Modellnutzung steuern
Ihre Organisation begrenzt die Auswahl auf freigegebene Modelle und macht Modellwechsel für Nutzerinnen und Nutzer sichtbar.
Ergebnisse weiterverarbeiten
Fachbereiche teilen Gespräche intern, führen eigene Arbeitsstränge fort und sichern Ergebnisse als Markdown oder PDF.
Weitere Arbeitsmittel im geregelten Rahmen
- Dokumente vergleichen: Fachbereiche lassen Unterschiede und inhaltliche Abweichungen zwischen zwei hochgeladenen Dokumenten auswerten.
- Dateien gezielt verarbeiten: PDF, DOCX, PPTX, TXT, CSV, ZIP, PNG, JPG und WebP stehen für die Arbeit mit eigenen Unterlagen zur Verfügung.
- Gescannte Inhalte erschließen: Scan-PDFs und Bilder können per Texterkennung für die weitere Auswertung nutzbar werden.
- Vorlagen wiederverwenden: Teams arbeiten mit privaten, teambezogenen oder organisationsweiten Arbeitsanweisungen und Prompt-Vorlagen.
- Recherche bewusst freigeben: Websuche und externe Werkzeuge bleiben an Entscheidungen Ihrer Organisation gebunden.
- Aufbewahrung verbindlich regeln: Dateitypen, Speichergrenzen sowie Lösch- und Archivierungsfristen richten sich nach Ihren Vorgaben.
Aus der Praxis
„Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Kompetenz waren stets Teil unserer Zusammenarbeit. Das ist so viel wert – wenn einer dieser drei Faktoren fehlt, dann hätten wir Probleme gehabt. Unser Kunde hatte hohe Ansprüche an uns, und mit mindsquare gemeinsam konnten wir diese erfüllen.“
Dirk NeuschwanderService Delivery Manager, Peras GmbH
Geregelte KI-Arbeit besprechen
Klären Sie, wie Ihre Organisation Fachbereiche produktiv mit KI arbeiten lässt und dabei zentrale Vorgaben wahrt.
FAQ
- Warum nicht einfach ChatGPT oder Claude für dienstliche Inhalte nutzen?
- Externe Cloud-Dienste können dienstliche Dokumente, Gespräche und Nutzerdaten außerhalb Ihrer Hoheit verarbeiten. Mit Klartext bleibt die Steuerung von Modellfreigaben, Berechtigungen, Aufbewahrung und Datenverbleib bei Ihrer Organisation.
- Was braucht unsere Organisation für die Einführung?
- IT und Administration legen erlaubte Modelle, Anmeldung, Rollen, Teams, Budgets, Dateivorgaben sowie Lösch- und Aufbewahrungsfristen fest. Fachbereiche bringen typische Arbeitsanweisungen, Vorlagen und relevante Dokumentbestände ein. Bestehende Anmeldedienste wie Microsoft Entra ID, Keycloak oder ADFS können über OIDC/OAuth2 eingebunden werden.
- Wie verändert sich die tägliche Arbeit in den Fachbereichen?
- Fachbereiche arbeiten in einer modernen Chat-Umgebung mit eigenen Dokumenten, thematischen Arbeitsbereichen, Vorlagen und Exporten. Die organisatorische Steuerung liegt zentral, während die tägliche Nutzung dem Muster moderner KI-Assistenten folgt.
- Welches Risiko bleibt bei externen Modellen und Zusatzfunktionen?
- Ihre Organisation entscheidet, welche Modelle und Zusatzfunktionen freigegeben werden. Websuche, browserbasierte Spracheingabe, optionale Code-Ausführung und Bildgenerierung sind für neue Organisationen standardmäßig nicht freigeschaltet oder nur unter zusätzlichen Voraussetzungen nutzbar. Je nach gewähltem Modell oder Dienst können Inhalte die eigene Infrastruktur verlassen.
- Wie behalten Verantwortliche Überblick über Verbrauch und Änderungen?
- Verantwortliche werten Token-Nutzung und Kosten nach Nutzerin, Nutzer, Team und Modell aus und exportieren diese Auswertungen als CSV. Sicherheitsrelevante Aktionen bleiben in einem unveränderbaren Änderungsprotokoll nachvollziehbar, dessen Integrität geprüft werden kann.
- Wie werden Datenschutz und Auskunftspflichten berücksichtigt?
- Temporäre Chats werden nicht dauerhaft gespeichert. Persönliche Merkmale können mit Ablaufdatum geführt und für eine DSGVO-Auskunft exportiert werden. Personenbezogene Daten lassen sich optional vor Modellaufrufen maskieren.
- Welche Anforderungen an Barrierefreiheit werden berücksichtigt?
- Die Oberfläche orientiert sich an WCAG 2.1 AA. Für die öffentliche Verwaltung ist BITV 2.0 als Anforderung berücksichtigt.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
