Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert Klartext
Wenn KI produktiv werden soll
Fachbereiche wollen KI im Alltag nutzen: für Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherchen, Datenanalysen und die Arbeit mit eigenen Dokumenten. Gleichzeitig soll dienstliche Nutzung nicht in verstreuten Cloud-Konten, isolierten Chat-Werkzeugen oder schwer kontrollierbaren Eigenlösungen landen. Ihre Organisation muss produktive KI-Arbeit zulassen und zugleich steuern, welche Inhalte, Modelle, Rollen, Budgets und Aufbewahrungsregeln gelten.
Das zählt am Ende
Dienstliche Inhalte bleiben beherrschbar
Ihre Organisation nutzt Klartext, wenn Gespräche, Dokumente und Nutzerdaten in einem geregelten Rahmen bleiben sollen.
Fachbereiche arbeiten produktiv
Teams erstellen Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherchen und Analysen mit eigenen Unterlagen statt mit verstreuten Werkzeugen.
Nutzung wird steuerbar
Freigaben, Rollen, Verbrauch und organisatorische Regeln lassen sich zentral festlegen und für interne Entscheidungen auswerten.
Vom Pilot zur geregelten Nutzung
Mit Klartext wird aus einzelner KI-Erprobung ein gemeinsamer Arbeitsplatz für Fachbereiche. Die tägliche Arbeit bleibt nah an modernen KI-Chats, während Ihre Organisation Modelle, Rollen, Teams, Budgets, Dateinutzung sowie Lösch- und Aufbewahrungsfristen zentral regelt. Der Nutzen zeigt sich, wenn Teams nicht mehr eigene Wege suchen, sondern innerhalb gleicher Vorgaben produktiv arbeiten.
Für wen ist Klartext geeignet?
- Behörden und öffentliche Verwaltung führen KI-Arbeit ein, ohne dienstliche Inhalte in ungeregelte externe Nutzung zu verschieben.
- Unternehmen mit mehreren Fachbereichen schaffen einen gemeinsamen Rahmen für Textarbeit, Recherche, Analyse und Dokumentennutzung.
- Fachbereichsleitungen geben Teams Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Dokumentbestände für wiederkehrende Fälle an die Hand.
- IT und Administration legen Anmeldung, Rollen, Teams, Budgets, Modellfreigaben und Dateivorgaben zentral fest.
- Verantwortliche für Datenschutz und Governance prüfen Freigaben, Aufbewahrungsregeln, Verbrauch und nachvollziehbare Änderungen.
Funktionen
Dienstliche KI-Arbeit
Fachbereiche erstellen Textentwürfe, Zusammenfassungen, Recherchen und Analysen in einer vertrauten Chat-Arbeitsweise für dienstliche Inhalte.
Eigene Unterlagen mit Quellen
Antworten stützen sich auf eigene Dokumente; Quellenangaben führen zum belegten Abschnitt, damit Ergebnisse intern geprüft werden können.
Zentrale Steuerung
Ihre Organisation bestimmt erlaubte Modelle, Rollen, Teams, Budgets, Dateivorgaben und Aufbewahrungsregeln an einer Stelle.
Verbrauch und Nachweise
Verantwortliche sehen Nutzung und Kosten nach Nutzerin, Nutzer, Team und Modell und exportieren Auswertungen als CSV.
Weitere Funktionsdetails
- Dateiformate: PDF, DOCX, PPTX, TXT, CSV, ZIP, PNG, JPG und WebP bleiben für die Arbeit mit eigenen Wissensbeständen nutzbar.
- Texterkennung: gescannte PDFs und Bilder werden für die inhaltliche Arbeit erschlossen, wenn die Organisation diese Fähigkeit nutzt.
- Dokumentenvergleich: Fachbereiche werten Unterschiede und inhaltliche Abweichungen zwischen zwei hochgeladenen Dokumenten aus.
- Thematische Arbeitsbereiche: Chats, Dokumente und Arbeitsanweisungen bleiben je Fall zusammen.
- Vorlagen: private, teambezogene, organisationsweite Vorlagen und Claude-kompatible .skill-Dateien sparen Neuformulierung bei wiederkehrenden Abläufen.
- Interne Weitergabe: Gespräche, verzweigte Chat-Stände und Arbeitsergebnisse bleiben für die eigene Weiterarbeit nutzbar.
- Exporte: Inhalte werden als Markdown oder PDF mit Briefkopf, Organisationsname und Aktenzeichen gesichert.
- Optionale Zusatzfunktionen: Websuche, externe Werkzeuge, Code-Ausführung und Bildgenerierung werden nur nach Freigabe genutzt.
So läuft die Einführung
Regeln festlegen
Ihre fachlich und technisch Verantwortlichen bestimmen erlaubte Modelle, Rollen, Teams, Budgetrahmen, Dateivorgaben sowie Lösch- und Aufbewahrungsfristen. Danach arbeiten alle Bereiche innerhalb desselben Rahmens.
Anmeldung anbinden
Ihre Administration bindet den bestehenden Anmeldedienst an. Danach starten Nutzerinnen und Nutzer mit ihren bekannten dienstlichen Identitäten.
Arbeitsmittel vorbereiten
Fachbereiche liefern typische Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Dokumentbestände. Danach stehen wiederkehrende Fälle ohne Neuaufbau bereit.
Zusatzfunktionen freigeben
Die Organisation entscheidet, welche optionalen Fähigkeiten genutzt werden dürfen. Danach bleiben zusätzliche Möglichkeiten bewusst ein- oder ausgeschaltet.
Aus der Praxis
„Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Kompetenz waren stets Teil unserer Zusammenarbeit. Das ist so viel wert – wenn einer dieser drei Faktoren fehlt, dann hätten wir Probleme gehabt. Unser Kunde hatte hohe Ansprüche an uns, und mit mindsquare gemeinsam konnten wir diese erfüllen.“
Dirk NeuschwanderService Delivery Manager, Peras GmbH
Klären Sie Ihren KI-Rahmen
Prüfen Sie, wie Ihre Fachbereiche produktiv mit KI arbeiten, ohne Steuerung, Datenhoheit und Nachweise zu verlieren.
FAQ
- Warum reicht ein öffentlicher KI-Chat nicht?
- Öffentliche KI-Dienste können dienstliche Gespräche, Dokumente und Nutzerdaten außerhalb der eigenen Hoheit verarbeiten. Klartext richtet die Nutzung auf einen geregelten Arbeitsplatz aus, in dem Modellfreigaben, Berechtigungen, Dateivorgaben, Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit zur Organisation passen.
- Bleiben dienstliche Inhalte unter unserer Hoheit?
- Dienstliche Gespräche, Dokumente und Nutzerdaten bleiben unter der Hoheit der betreibenden Organisation. Bei externen Modellen, Websuche oder weiteren Diensten entscheidet die Organisation bewusst über Freigaben, weil Inhalte je nach gewähltem Dienst die eigene Infrastruktur verlassen können.
- Welche Arbeit erledigen Fachbereiche konkret?
- Fachbereiche erstellen Texte, fassen Inhalte zusammen, recherchieren, analysieren Daten, vergleichen Dokumente und arbeiten mit eigenen Wissensbeständen. Wiederkehrende Fälle lassen sich über Vorlagen, Arbeitsanweisungen und thematische Arbeitsbereiche strukturieren.
- Wie kontrollieren wir Kosten und Nutzung?
- Verantwortliche sehen Token-Nutzung und Kosten nach Nutzerin, Nutzer, Team und Modell. Zusätzlich lassen sich Budgetrahmen sowie Token- und Anfragegrenzen pro Nutzerin, Nutzer und Team festlegen; eine harte Obergrenze für die Instanz kann gesetzt werden.
- Welche bestehenden Anmeldungen passen dazu?
- Ihre Organisation kann OIDC/OAuth2 mit Microsoft Entra ID, Keycloak oder ADFS anbinden. Nutzerinnen und Nutzer können beim ersten SSO-Login automatisch angelegt werden.
- Wie unterscheidet sich Klartext von einer Eigenentwicklung?
- Eine Eigenentwicklung müsste nicht nur einen Chat bereitstellen, sondern auch eigene Dokumente mit Quellenbelegen, Rollen, Teams, Budgets, Modellfreigaben, interne Weitergabe, Exporte, Aufbewahrungsregeln und nachvollziehbare sicherheitsrelevante Änderungen dauerhaft abdecken.
- Was gilt für Barrierefreiheit?
- Die Oberfläche orientiert sich an WCAG 2.1 AA. Zusätzlich wird BITV 2.0 als Anforderung der öffentlichen Verwaltung berücksichtigt.
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