Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert E-Invoice Validator
Vor der Weiterbearbeitung zählt Klarheit
Elektronische Rechnungen in XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder PDF/A-3 mit eingebettetem XML müssen vor der weiteren Bearbeitung verlässlich geprüft sein. Wenn Teams viele Dateien einzeln kontrollieren, Warnungen und Fehler nicht sauber trennen oder die fachliche Grundlage pro Datei fehlt, bleibt Unsicherheit im Prozess. Die entscheidende Arbeit besteht darin, Rechnungsbestände schnell zu validieren, Klärfälle sichtbar zu machen und die Weiterbearbeitung auf belastbare Ergebnisse zu stützen.
Vom Rechnungsbestand zur belastbaren Entscheidung
Bestand gesammelt prüfen
Ihr Team prüft mit E-Invoice Validator einzelne Dateien oder ganze Ordner und erhält einen verwertbaren Überblick statt vieler Einzelprüfungen.
Handlungsbedarf trennen
Fachbereiche sehen gültige Dateien, Warnungen und Fehler getrennt und wissen, welche Rechnungen vor der Weiterbearbeitung Klärung brauchen.
Nachweis pro Datei sichern
Zu jeder validierten Datei liegt der vollständige XML-Report vor; Rückfragen beziehen sich damit auf eine gemeinsame fachliche Grundlage.
Für wen ist E-Invoice Validator geeignet?
- Verantwortliche für Rechnungsprozesse schaffen eine verlässliche Prüfung, bevor eRechnungen in die weitere Bearbeitung gehen.
- Fachbereiche prüfen einzelne Rechnungen und größere Bestände, ohne Dateien manuell nacheinander abarbeiten zu müssen.
- Teams mit vielen eingehenden XML- und PDF-Dateien sortieren ihren Klärbedarf nach gültigen Dateien, Warnungen und Fehlern.
- Unternehmen mit XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder PDF/A-3 mit eingebettetem XML decken die relevanten eRechnungsformate in der Prüfung ab.
Funktionen
Stapelvalidierung
Ihre Teams prüfen einzelne XML- oder PDF-Dateien ebenso wie ganze Ordner in einem Durchlauf.
Formatprüfung
Ihre Organisation prüft XRechnung in UBL 2.1 und CII D16B, ZUGFeRD 2.x / Factur-X sowie PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
Ergebnisgruppen
Fachbereiche werten gültige Dateien, Warnungen und Fehler getrennt aus und priorisieren direkt die Fälle mit Handlungsbedarf.
XML-Report pro Datei
Ihr Team erhält zu jeder validierten Datei den vollständigen XML-Report als Grundlage für die fachliche Prüfung.
So läuft die Einführung
Einrichtung auf den Arbeitsplätzen
Ihr Team stellt die Anwendung für die zuständigen Fachbereiche bereit; danach kann die Validierung im Arbeitsalltag gestartet werden.
Prüfbestand festlegen
Fachbereiche wählen einzelne Dateien oder ganze Ordner; danach ist klar, welcher Rechnungsbestand in die Prüfung geht.
Ergebnisse in die Klärung geben
Teams werten gültige Dateien, Warnungen und Fehler getrennt aus; danach landet nur der relevante Klärbedarf im nächsten Bearbeitungsschritt.
Sicherheit
Ihre Rechnungsdaten bleiben während der Validierung auf dem Rechner. Für die Prüfung muss Ihr Unternehmen keine Rechnungsdaten an einen externen Dienst übergeben und keinen API-Key verwalten. Sensible Rechnungsinhalte bleiben damit innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs.
Aus der Praxis
„Wenn unsere internen Ressourcen nicht ausreichen, bedienen wir uns der Unterstützung durch externe Dienstleister – sowohl zur kapazitiven Entlastung als auch für das Know-how, das wir selbst nicht haben. In diesem Fall bekamen wir all dies mit Erfolg durch mindsquare.“
Andreas GuntermannBereichsleiter SAP-Kernapplikationen, Stadtwerke Bielefeld
Prüfung von eRechnungen strukturiert starten
Klären Sie, welche Rechnungsbestände zuerst validiert werden sollen und wie Ihr Team Ergebnisse künftig auswertet.
FAQ
- Warum reicht eine Einzelprüfung nicht immer aus?
- Bei wenigen Dateien kann eine Einzelprüfung genügen. Sobald regelmäßig viele eRechnungen eingehen, spart die Prüfung ganzer Ordner Zeit und schafft schneller einen Überblick über den gesamten Bestand.
- Welche eRechnungsformate kann unser Unternehmen prüfen?
- Geprüft werden XRechnung in UBL 2.1 und CII D16B, ZUGFeRD 2.x / Factur-X sowie PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
- Wie geht unser Team mit Warnungen und Fehlern um?
- Die Ergebnisse werden getrennt nach gültigen Dateien, Warnungen und Fehlern ausgewertet. Dadurch konzentriert sich die weitere Klärung auf die Rechnungen, bei denen Handlungsbedarf besteht.
- Was erhält unser Team pro validierter Datei?
- Zu jeder Datei steht der vollständige XML-Report bereit. Er dient als fachliche Grundlage, wenn Rechnungsdaten geprüft oder Rückfragen geklärt werden müssen.
- Wer arbeitet später mit der Validierung?
- Typisch arbeiten Fachbereiche und Teams damit, die eRechnungen vor der Weiterbearbeitung prüfen und Klärfälle vorbereiten.
- Wie aufwendig ist die Nutzung im Alltag?
- Nach der Einrichtung wählen Fachbereiche einzelne Dateien oder ganze Ordner aus und werten anschließend die Validierungsergebnisse aus.
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