Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert AktenPilot
Die Lücke nach dem Scan
Papierakten und Scans lösen das Aktenproblem nur zur Hälfte. In HR bleiben zentrale Fragen offen: Welche Datei ist ein echtes Personaldokument? Zu welcher Person gehört sie? Welche Felder müssen für Ablage, Nachpflege und spätere Auskunft nutzbar sein? Solange diese Arbeit manuell passiert, entstehen Sortieraufwand, falsche Ablagen, doppelte Verarbeitung und unklare Nachpflege in SAP SuccessFactors.
Der Zielzustand der digitalen Personalakte
Struktur statt Dateistapel
Ihre Personalunterlagen liegen mit AktenPilot als mitarbeiterzentrierte Aktenbasis vor: Dokumenttyp, relevante Felder, Titel und Zuordnung sind für die weitere HR-Arbeit nutzbar.
Klärung statt manueller Massenarbeit
Ihre HR-Teams konzentrieren sich auf Fälle, die fachlich entschieden werden müssen, statt jede gescannte Datei einzeln zu benennen, zu sortieren und nachzupflegen.
HR-System statt Schattenablage
Ihre Ablage, die Anzeige im People Profile und die Nachpflege greifen zusammen, statt neben SAP SuccessFactors eine zweite Aktenwelt aufzubauen.
Für wen eignet sich AktenPilot?
- HR-Leitung und Personalverantwortliche: Sie schaffen eine strukturierte digitale Personalaktenbasis aus Papierakten, Scans und vorhandenen Unterlagen.
- HR-Fachbereiche: Sie übernehmen Personalunterlagen, klären unsichere Fälle und reduzieren manuelle Sortier- und Nachpflegearbeit.
- SAP-SuccessFactors-Verantwortliche: Sie binden Employee-Central-Daten, Ablage und Anzeige im People Profile in den Personalprozess ein.
- Unternehmen mit Altbeständen: Sie schließen die Lücke, wenn SAP SuccessFactors im Standard keine strukturierte digitale Aktenbasis aus Papier- oder Scanbeständen schafft.
- Organisationen mit nachgelagerten HR-Systemen: Sie bauen die Aktenbasis zielsystem-unabhängig auf und schreiben sie bei Bedarf nach SAP SuccessFactors zurück.
Funktionen
Dokumentklassifikation
Ihre Teams machen aus PDF, PNG, JPG und WebP eine nutzbare Personalaktenbasis, in der Dokumenttyp, relevante Felder, sprechender Titel und Mitarbeiterzuordnung für die weitere Arbeit vorliegen.
Automatischer Bearbeitungsfluss
Ihre HR-Teams sparen manuelle Nachpflege bei fachlich eindeutigen Personaldokumenten, weil diese in Ablage und Zielsystem weiterlaufen können.
HR-Dokumenterstellung
Ihre Fachbereiche erzeugen Beschäftigungsbescheinigung, Verdienstbescheinigung, Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Elternzeit-Bestätigung, Freistellung, Vertragsänderung, Abmahnung und ordentliche Kündigung als PDF.
SAP-SuccessFactors-Anbindung
Ihre HR-Prozesse nutzen Employee-Central-Daten für Verzeichnis, Mitarbeiterdetails und Vorbefüllung; abgelegte Dokumente erscheinen im People Profile des Mitarbeiters.
Weitere Funktionsdetails
- Inhaltsgleiche Dokumente fallen vor erneuter Klassifikation auf, sodass doppelte Bearbeitung und unnötige KI-Kosten sinken.
- Der Übertragungsstand zu SAP SuccessFactors steht am Dokument, damit Nachpflege und Kontrolle nicht im Blindflug laufen.
- Die Mitarbeiterzuordnung kann auch gelingen, wenn keine Personalnummer ausgelesen wurde und vorhandene Employee-Central-Daten die Zuordnung tragen.
- Vorbefüllte PDFs nutzen vorhandene Personaldaten wie Name, Position, Abteilung, Eintrittsdatum, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail und Firmenname, soweit sie in SAP SuccessFactors gepflegt sind.
Sicherheit
Für Ihr Unternehmen zählt, dass Automatik und Zugriff fachlich kontrollierbar bleiben. Zugänge laufen über die bestehende Unternehmensanmeldung. Eindeutige Personaldokumente können automatisch weiterlaufen; fachfremde, sonstige oder unsichere Inhalte bleiben in der fachlichen Prüfung. Dokumente und Bearbeitungsstände bleiben bei Produktaktualisierungen erhalten. Wenn eine Löschung erforderlich ist, wird auch der zugehörige Eintrag im angebundenen HR-System bereinigt.
Aus der Praxis
„Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.“
Maximilian SchneiderAsklepios IT
Ihre Personalakten strukturiert umstellen
Besprechen Sie, wie Ihr HR-Bereich aus Papierakten, Scans und SAP-SuccessFactors-Daten eine belastbare digitale Personalaktenbasis schafft.
FAQ
- Warum reicht bloßes Scannen der Personalakten nicht aus?
- Scans schaffen Dateien, aber noch keine nutzbare Personalaktenbasis. Ihr HR-Bereich muss danach weiterhin Dokumenttypen bestimmen, Felder finden, Mitarbeitende zuordnen und SAP SuccessFactors nachpflegen.
- Ersetzt AktenPilot SAP SuccessFactors?
- Nein. Ihr bestehendes SAP SuccessFactors bleibt Teil des Personalprozesses. Sie schließen die Lücke zwischen Papier- oder Scanbestand und strukturierter Ablage im HR-System.
- Welche Unterlagen kann der HR-Bereich verarbeiten?
- Ihre Teams können PDF, PNG, JPG und WebP verarbeiten, darunter Text-PDFs und Scans von Personalunterlagen.
- Welche HR-Dokumente können erstellt werden?
- Ihre Fachbereiche können Beschäftigungsbescheinigung, Verdienstbescheinigung, Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Elternzeit-Bestätigung, Freistellung, Vertragsänderung, Abmahnung und ordentliche Kündigung als PDF erstellen.
- Welche Mitwirkung braucht das Unternehmen?
- Die fachliche Seite stellt die Personalunterlagen bereit und entscheidet die Prüffälle. Die SAP-SuccessFactors-Administration richtet Lesen, Schreiben und die Anzeige im People Profile ein.
- Ist AktenPilot an ein bestimmtes Zielsystem gebunden?
- Sie schaffen zunächst eine strukturierte, klassifizierte und mitarbeiterzentrierte Aktenbasis. Wenn SAP SuccessFactors angebunden ist, können Dokumente dorthin zurückgeschrieben und im People Profile sichtbar gemacht werden.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
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