Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert AktenPilot
Wenn Scans noch keine Personalakte sind
Papierakten, eingescannte Dokumente und nachgelagerte HR-Systeme lösen die eigentliche Arbeit nicht automatisch. Ihre Personalbereiche müssen Dokumenttypen bestimmen, Mitarbeitende zuordnen, relevante Felder finden, Dateien benennen und SAP SuccessFactors nachpflegen.
Solange dieser Zwischenschritt manuell bleibt, entstehen Sortieraufwand, Fehlablagen, doppelte Verarbeitung und unklare Nachpflege. Die zentrale Arbeit besteht darin, aus vorhandenen Unterlagen eine strukturierte, mitarbeiterzentrierte Aktenbasis zu schaffen.
Vom Bestand zur nutzbaren Akte
- Mit AktenPilot übernehmen Ihre Fachbereiche Personalunterlagen als Dateien und gewinnen daraus eine strukturierte Aktenbasis.
- Ihre Teams arbeiten nur dort manuell nach, wo Dokumente unsicher, fachfremd oder nicht eindeutig zuordenbar sind.
- Eindeutige Personaldokumente sind abgelegt, Mitarbeitenden zugeordnet und auf Wunsch nach SAP SuccessFactors übertragen.
- Erzeugte HR-Dokumente starten mit vorhandenen Personaldaten, statt wieder bei leeren Vorlagen zu beginnen.
Was sich im HR-Alltag verändert
Weniger Sortierarbeit
Ihre HR-Teams verbringen weniger Zeit mit Benennen, Prüfen und Zuordnen von Bestandsdokumenten.
Klare Prüfgrenzen
Ihre Organisation trennt eindeutige Personaldokumente von unsicheren Fällen, Nicht-Dokumenten und sonstigen Inhalten.
Anschluss an SAP SuccessFactors
Ihre digitale Personalakte bleibt mit den Employee-Central-Daten und dem People Profile verbunden.
Für wen eignet sich AktenPilot?
- HR-Verantwortliche mit Papier- und Scanbeständen schaffen eine einheitliche digitale Personalaktenbasis, ohne jeden Altbestand manuell aufzubereiten.
- Personalbereiche in SAP-SuccessFactors-Organisationen schließen die Lücke zwischen vorhandenen Unterlagen und strukturierter Ablage im Zielsystem.
- Fachbereiche mit Bescheinigungen und Personalmaßnahmen erstellen wiederkehrende HR-Dokumente mit Daten, die bereits in SAP SuccessFactors gepflegt sind.
- SAP-SuccessFactors-Administration richtet Lesen, Schreiben und die Anzeige im People Profile ein, damit HR-Dokumente im Personalprozess sichtbar bleiben.
- Unternehmen mit uneinheitlichen Altakten reduzieren Nachpflege, Fehlablagen und doppelte Verarbeitung in der HR-Arbeit.
Funktionen
Personalunterlagen strukturieren
Ihre HR-Teams gewinnen aus PDF, PNG, JPG und WebP eine mitarbeiterzentrierte Aktenbasis: Dokumenttyp, Personalbezug, relevante Felder, Titel und Zuordnung stehen für die Weiterarbeit bereit.
Eindeutige Fälle automatisch ablegen
Ihre eindeutigen Personaldokumente laufen ohne manuelle Bestätigung weiter; unklare Fälle, Nicht-Dokumente und Sonstiges bleiben in der fachlichen Prüfung.
HR-Dokumente aus Daten erzeugen
Ihre Fachbereiche erstellen Beschäftigungsbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen nach § 312 SGB III und weitere Personalmaßnahmen als PDF.
SAP SuccessFactors synchron halten
Ihre Ablage bleibt im Zielsystem anschlussfähig: Dokumentreferenzen, Anzeige im People Profile und Löschung werden nach SAP SuccessFactors übernommen.
Aus der Praxis
„Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.“
Maximilian SchneiderAsklepios IT
Aktenbestand strukturiert überführen
Klären Sie, welche Unterlagen, SAP-SuccessFactors-Prozesse und Prüfgrenzen für Ihre Einführung relevant sind.
FAQ
- Warum reicht bloßes Scannen der Personalakten nicht aus?
- Scans erzeugen Dateien, aber noch keine nutzbare Personalaktenbasis. Ihre HR-Teams müssen danach weiterhin Dokumenttypen bestimmen, relevante Felder finden, Mitarbeitende zuordnen und SAP SuccessFactors nachpflegen.
- Ersetzt AktenPilot SAP SuccessFactors?
- Nein. Ihre Organisation nutzt SAP SuccessFactors weiter. Mit AktenPilot schließen Sie die Lücke zwischen Papier- oder Scanbestand und strukturierter Ablage, während Employee-Central-Daten, Dokumentreferenzen und People Profile eingebunden bleiben.
- Wie wird falsche automatische Ablage begrenzt?
- Ihre Automatik greift nur bei echten Personaldokumenten mit hoher Konfidenz. Gelbe und rote Fälle gehen in die fachliche Prüfung, Nicht-Dokumente werden nie automatisch abgelegt und Sonstiges bleibt prüfpflichtig.
- Welche HR-Dokumente können Teams erstellen?
- Ihre Fachbereiche erstellen unter anderem Beschäftigungsbescheinigung, Verdienstbescheinigung, Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Elternzeit-Bestätigung, Freistellung, Vertragsänderung, Abmahnung und ordentliche Kündigung als PDF.
- Wie melden sich Mitarbeitende an?
- Ihre Teams nutzen die bestehende Identität aus dem mindsquare Agent Hub. Die Verbindung zu SAP SuccessFactors läuft über OAuth 2.0 SAML-Bearer mit X.509-Schlüsselpaar.
- Was passiert, wenn Dokumente später gelöscht werden müssen?
- Ihre Löschung bereinigt die Originaldatei und den zugehörigen SAP-SuccessFactors-Eintrag. So bleibt nicht nur der Aktenbestand, sondern auch das angebundene Zielsystem konsistent.
- Warum kann die Anwendung als Kortex erscheinen?
- AktenPilot bleibt der Produktname dieser Lösung. Kortex kann als sichtbarer Anwendungsname erscheinen; die Anbindung an SAP SuccessFactors und die dortigen Objekte bleiben davon unberührt.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
