Unsere Erfahrung in Zahlen
So funktioniert AktenPilot
Wenn Scans noch keine Personalakte sind
Papierakten, eingescannte Dokumente und nachgelagerte HR-Systeme lösen das Kernproblem im Personalbereich nicht von selbst. Dateien müssen als Personaldokumente bewertet, richtig benannt, Mitarbeitenden zugeordnet und mit relevanten Feldern nutzbar gemacht werden.
Für Ihre Organisation zählt am Ende nicht, ob Dokumente digital vorliegen. Entscheidend ist, ob HR mit einer verlässlichen, mitarbeiterzentrierten Aktenbasis arbeiten kann und ob SAP SuccessFactors dort aktuell bleibt, wo es für den Prozess gebraucht wird.
Das Ergebnis mit AktenPilot
Geordnete Aktenbasis
Sie arbeiten mit Personalunterlagen, deren Dokumenttyp, Personenzuordnung, Titel und relevante Felder fachlich nutzbar sind.
Gezielte Prüfung
Ihr HR-Team konzentriert sich auf unsichere, fachfremde oder sonstige Fälle, statt eindeutige Dokumente manuell nachzusortieren.
Anschluss an HR-Prozesse
Ihre Personalprozesse bleiben anschlussfähig, weil Ablage, Anzeige und Löschung mit SAP SuccessFactors verbunden bleiben.
Was sich für HR ändert
- Manuelle Sortierarbeit sinkt, weil eindeutige Personaldokumente automatisch weiterlaufen.
- Fachfremde Inhalte landen nicht unbemerkt in der Personalakte, sondern in der Prüfung.
- Erzeugte HR-Dokumente starten mit vorhandenen Personaldaten statt mit einer leeren Vorlage.
- Nachpflege wird planbarer, weil Übertragung und Löschung nicht neben dem Zielsystem enden.
Für wen eignet sich AktenPilot?
Geeignet ist AktenPilot für Personalbereiche, die Altbestände aus Papierakten, Scans oder eingegangenen Dateien in eine strukturierte digitale Personalaktenbasis überführen und SAP SuccessFactors weiter nutzen wollen.
- HR-Leitung und fachliche Verantwortliche reduzieren manuelle Nachpflege, falsche Ablage und doppelte Verarbeitung.
- HR-Fachbereiche übernehmen Personalunterlagen, klären unsichere Fälle und erzeugen standardisierte HR-Dokumente aus vorhandenen Personaldaten.
- SAP-SuccessFactors-Administration sorgt dafür, dass Lesen, Schreiben und Anzeige im bestehenden HR-System einmalig eingerichtet sind.
- Organisationen mit SAP SuccessFactors schließen die Lücke zwischen Scanbestand und strukturierter Ablage, ohne das Zielsystem zu ersetzen.
Funktionen
Klassifikation von Personaldokumenten
Ihr HR-Team erhält aus PDF, PNG, JPG und WebP eine mitarbeiterzentrierte Aktenbasis mit Dokumenttyp, relevanten Feldern, sprechendem Titel und Zuordnung zur richtigen Person.
Automatische Ablage
Eindeutige Personaldokumente mit hoher Konfidenz laufen automatisch in Ablage und Übertragung; gelbe, rote, fachfremde und sonstige Fälle bleiben prüfpflichtig.
Dokumenterstellung aus Personaldaten
Beschäftigungsbescheinigung, Verdienstbescheinigung, Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Elternzeit-Bestätigung, Freistellung, Vertragsänderung, Abmahnung und ordentliche Kündigung entstehen als PDF mit vorhandenen Daten aus SAP SuccessFactors.
Rückschreibung nach SAP SuccessFactors
Abgelegte Dokumente erscheinen im People Profile; Dokumentreferenzen, Übertragungsstand und Löschung bleiben für Verantwortliche nachvollziehbar.
Weitere Funktionsdetails
- Mitarbeiterzuordnung: Auch ohne ausgelesene Personalnummer kann die Übertragung gelingen, wenn Employee-Central-Daten die Zuordnung tragen.
- Dublettenprüfung: Inhaltsgleiche Dokumente werden vor erneuter KI-Klassifikation erkannt, damit unnötige Verarbeitung sinkt.
- Datenübernahme: Name, Position, Abteilung, Eintrittsdatum, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail und Firmenname werden übernommen, wenn sie in SAP SuccessFactors vorhanden sind.
- Zielsystem-Unabhängigkeit: Die strukturierte Aktenbasis wird nicht auf SAP SuccessFactors als einzigen Ablagekontext reduziert.
So läuft die Einführung
Unterlagen bereitstellen
Ihre Fachseite übergibt die Personalunterlagen, die aus Papierakten, Scans oder bestehenden Dateien in eine strukturierte Aktenbasis überführt werden sollen.
Anbindung freigeben
Ihre Administration richtet einmalig die benötigten Lese- und Schreibrechte sowie die Anzeige in der bestehenden Personalumgebung ein.
Prüffälle klären
Ihr HR-Team prüft unsichere, fachfremde oder sonstige Fälle; danach können klare Dokumente abgelegt und übertragen werden.
Aus der Praxis
„Wir ermöglichen mit den ausgearbeiteten Use-Cases nicht nur unseren IT-Kolleg*innen diese Technologien zu erleben, sich auszuprobieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, sondern auch unseren Fachbereichen. Unsere Businesskunden profitieren dabei von laufenden Optimierungen in ihren eigenen Prozessabläufen. Daher sind auch Partner, wie die mindsquare ein wichtiger Bestandteil unserer Hackathons, da sie nicht nur Expertenwissen, sondern wichtige Erfahrungen aus anderen Projekten mitbringen.“
Maximilian SchneiderAsklepios IT
Personalakten strukturiert starten
Klären Sie, welche Bestände zuerst übernommen werden und wie AktenPilot in Ihre SAP-SuccessFactors-Prozesse passt.
FAQ
- Warum reicht bloßes Scannen der Personalakten nicht aus?
- Scans schaffen Dateien, aber noch keine nutzbare Personalaktenbasis. Ihr HR-Team muss danach weiterhin Dokumenttypen bestimmen, Dateien benennen, relevante Felder finden, Mitarbeitende zuordnen und SAP SuccessFactors nachpflegen.
- Ersetzt AktenPilot SAP SuccessFactors?
- Nein. SAP SuccessFactors bleibt in den Personalprozess eingebunden. Die Lösung schließt die Lücke zwischen Papier- oder Scanbestand und strukturierter Ablage, indem Employee-Central-Daten genutzt und Dokumentreferenzen zurückgeschrieben werden.
- Wie begrenzt die Automatik falsche Ablagen?
- Nur echte Personaldokumente mit hoher Konfidenz werden automatisch bestätigt, abgelegt und nach SAP SuccessFactors übertragen. Gelbe und rote Fälle gehen in die fachliche Prüfung. Nicht-Dokumente werden nie automatisch abgelegt, und Sonstiges bleibt prüfpflichtig.
- Welche Mitwirkung braucht das Unternehmen für die Umstellung?
- Die fachliche Seite stellt Personalunterlagen bereit und prüft unsichere Fälle. Die SAP-SuccessFactors-Administration richtet einmalig Lesen, Schreiben und die Anzeige im People Profile ein. Die Anmeldung läuft über den mindsquare Agent Hub; die Verbindung zu SAP SuccessFactors nutzt OAuth 2.0 SAML-Bearer mit X.509-Schlüsselpaar.
- Was passiert, wenn Dokumente später gelöscht werden müssen?
- Eine Löschung entfernt die Originaldatei und den zugehörigen SAP-SuccessFactors-Eintrag. Damit bleibt die Ablage auch im angebundenen Zielsystem bereinigt.
- Bleiben Dokumente bei Aktualisierungen erhalten?
- Dokumente und Bearbeitungsstände liegen in einem dauerhaften Speicherbereich. Dadurch bleibt die Aktenbasis über Produktaktualisierungen hinweg erhalten.
- Wogegen grenzt sich AktenPilot besonders ab?
- Es geht nicht um ein reines Scan-Archiv und nicht um eine Oberfläche für manuelle Nachpflege. Ihre Organisation schafft eine strukturierte, klassifizierte und mitarbeiterzentrierte digitale Personalaktenbasis, die auf Wunsch nach SAP SuccessFactors zurückgeschrieben wird.
Sie haben Interesse an diesem Angebot?
Kontaktieren Sie uns noch heute um Ihren konkreten Use Case zu besprechen. Einer unserer Experten wird sich zeitnah bei Ihnen melden.
