Tobias Heinze

Ziel des Vorprojekts war es, für einen mittelständischen Maschinenbauer mit rund 500 Mitarbeitenden die gewachsene HR-Systemlandschaft aus Reisekosten, Lohnabrechnung und Stammdaten, Bewerbermanagement und Learning Management auf ein führendes System zu konsolidieren, von der Anforderungserhebung über die Marktrecherche bis zur begründeten Empfehlung mit Umsetzungsstrategie.

Ich verantwortete die Softwareevaluation und den Entwurf des Strategieplans. Dafür leitete ich die Bewertungskriterien aus den Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen ab und verglich Personio, rexx Systems und SAP SuccessFactors als vollständige Pakete inklusive Reisekostenlösung und DATEV-Anbindung in einer gewichteten Nutzwertanalyse. Parallel stimmte ich mich mit Personalleitung, Fachbereich und IT ab, steuerte das Projektteam an zwei von fünf Tagen als Projektleiter und erstellte den Zeit- und Kostenplan für den möglichen Projektverlauf.

Im Ergebnis lagen ein Entwurf des Projektverlaufs über zwölf Wochen ab Vertragsunterzeichnung zuzüglich vier Wochen Hypercare sowie eine Angebotspräsentation mit zwei bepreisten Lösungsvarianten vor, Personio mit Perk und rexx Systems als gleichwertig ausgearbeitete Alternative. Der Kunde erhielt damit eine Entscheidungsgrundlage, die jede Bewertung auf eine konkrete Anforderung zurückführt, die Kosten gegenüberstellt und die Risiken benennt.

Ziel des Projekts war es, interne Anfragen an die Datenauswertungsabteilung über ein eigenes Ticketsystem zu strukturieren, sodass Anfragen zentral eingehen, nachvollziehbar erfasst und geordnet abgearbeitet werden können statt unstrukturiert einzulaufen.

Ich entwickelte das Frontend als Power App und modellierte den dahinterliegenden Ablauf in Power Automate, an dessen Ende automatisiert ein Ticket im zuständigen Jira-Team erzeugt wird. Ergänzend richtete ich die Jira-Umgebung und den dahinterliegenden SharePoint als Datenspeicher und Back-up ein und verantwortete das Testing der gesamten Prozesskette.

Im Ergebnis laufen alle Anfragen gebündelt an einer Stelle ein und lassen sich gezielt organisieren, priorisieren und abarbeiten. Die Abteilung gewinnt dadurch spürbar an Effizienz und behält den Überblick über den Stand der offenen Anfragen.

Ziel des Projekts war es, Apotheken einen zentralen Einstiegspunkt zu bieten, an dem die bis dahin über verschiedene Abteilungen verstreuten Informationen gebündelt und an einer Stelle der deutschen Webseite für medizinische Fachkreise auffindbar sind.

Die Idee zu dem Bereich stammt von mir. Ich verantwortete die gesamte Konzeption, erstellte die ersten visuellen Entwürfe und führte Anforderungsworkshops mit den beteiligten Fachabteilungen durch, um deren Inhalte und Bedarfe zusammenzuführen. Dazu verwendete ich in mehreren Workshops Miro. Das Konzept stellte ich in einem Advisory Board der Zielgruppe vor und ließ deren Feedback in die weitere Ausgestaltung einfließen. Dazu entwarf ich einen ersten visuellen Entwurf in Figma und erstellte eine visuelle Aufbereitung in PowerPoint. Anschließend begleitete ich das Projekt durchgehend als Projektmanager. Für die Organisation der Aufgaben wurde im Projektteam Jira verwendet. Darüber hinaus definierte ich die KPIs, an denen sich der Erfolg des Bereichs messen lassen sollte. Welche im nach Projektabschluss in regelmäßigen Zeitabständen mit Hilfe von verschiedener Dashboards (Tableau, Google Analytics, Google Search Console) trackte.

Rund sechs Monate nach Projektabschluss waren die Klickzahlen der Webseite um etwa ein Drittel gestiegen, rund 50 Prozent aller Klicks entfielen dabei auf den neuen Apothekenbereich. Der Bereich hat sich damit als eigenständiger Zugangsweg für die Zielgruppe etabliert.

Ziel des Projekts war es, die Backends zweier Webseiten für medizinische Fachkreise, jeweils ausgerichtet auf den französischen und den deutschen Markt, von Heroku auf AWS zu migrieren und die Plattform damit technisch zukunftsfähig, modularer und leistungsfähiger aufzustellen.

Ich plante das Projekt gemeinsam mit dem agilen Projektteam, wobei wir unsere Workshops in Miro durchführten. Ich priorisierte die Arbeitspakete, entwickelte die Projekttimelines und kommunizierte sie an alle Beteiligten. Zu Beginn erhob ich die Anforderungen gemeinsam mit den Filialen, holte diese im weiteren Projektverlauf regelmäßig ab, hielt sie über den Fortschritt auf dem Laufenden und begleitete sie bei Bedenken und offenen Punkten. Für die Organisation des Projektes verwendeten wir Jira. Für die regelmäßigen Termine mit den Filialen bereitete ich regelmäßig PowerPoint Präsentationen auf, um Updates zum Projektstatus zu geben.

Im Ergebnis sind beide Webseiten deutlich modularer aufgebaut und lassen sich schneller weiterentwickeln. Die Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten, die Suchfunktion und das Design wurden spürbar verbessert. In der Folge stiegen die Nutzerzahlen auf beiden Webseiten deutlich an.

Ziel des Projekts war es, die Pflege eines zentralen Updateplaners zu automatisieren. In der Excel-Datei mit über 5.000 Zeilen wurde jede neue Version der verschiedenen Inhalte festgehalten, vorgehalten werden sollten jedoch immer nur die beiden aktuellsten Versionen. Das Aufräumen erfolgte bis dahin manuell und band regelmäßig Arbeitszeit.

Ich übernahm die Umsetzung in Excel VBA und stellte die Funktion als Button direkt in der Datei bereit. Auf Knopfdruck werden Duplikate entfernt und je Inhalt nur die letzten beiden Versionen behalten. Ich verantwortete das Testen sowie den Roll-out und führte die Nutzer in einer Mitarbeiterschulung mit Hilfe von PowerPoint in die neue Funktion ein.

Im Ergebnis entfällt die manuelle Bereinigung der Datei nahezu vollständig. Der Updateplaner bleibt dauerhaft konsistent, und der wiederkehrende Pflegeaufwand sinkt spürbar.

Ziel des Projekts war es, die papierbasierte Arbeitszeiterfassung der Werkstudenten vollständig zu digitalisieren und den gesamten Ablauf vom Werkstudenten über die genehmigende Führungskraft bis zur Personalabrechnung durchgängig und nachvollziehbar abzubilden.

Ich entwickelte dafür das Frontend als Power App und gestaltete den dahinterliegenden Erfassungs- und Genehmigungsprozess mit Hilfe von PowerAutomate. Ergänzend definierte ich die Governance der erfassten Zeitdaten inklusive Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, stimmte die Anforderungen mit allen beteiligten Stakeholdern ab, von den Werkstudenten über die Approver bis zur Payroll, verantwortete das Testing und begleitete den Go-live.

Im Ergebnis entfällt der Papierprozess vollständig. Erfassung, Freigabe und Übergabe an die Abrechnung laufen digital, wodurch die Durchlaufzeit deutlich sinkt, jeder Schritt automatisch dokumentiert ist und manuelle Übertragungsfehler vermieden werden.